现代信息技术在企业产品档案管理中的应用探讨

文/高 味

产品是生产企业的核心竞争力，产品档案是生产企业重要信息资源，更是企业的知识资产。如何管理利用好这些产品档案，为企业未来进一步创新做好服务是产品档案管理者的重要课题。本文结合当前企业产品档案利用服务的现状，针对现代信息技术在产品档案利用服务中的应用模式展开了探讨，为将来企业产品档案管理提出了一种解决方法

企业档案是企业历史活动的真实记录。产品档案更是生产企业档案的主体和重要组成部分。企业的产品档案主要分为产品底图档案、产品设计及工艺文件、产品型式试验报告、产品工程档案等。它是企业在产品设计研制，技术更新、设备改造、用户服务等一系列活动中形成的原始记录，反映了企业产品的整个生命周期状况。是企业生产活动中不可缺少的依据及重要信息资源，对于促进企业生产经营发展、加快新产品研发，推动企业进步，提高企业核心竞争力有着重要的作用。

本文选取的是我国西部一家建厂六十余年的大型国有企业，也是电力装备制造业的重要生产单位。该企业的产品应用在建国以来国内输变电领域几乎所有的重大工程，从我国第一条330kV～1000kV超（特）高压交流输电线路到第一条±50kV～±1100kV高压直流输电线路，从新中国成立初期的新安江水电站到举世闻名的三峡工程，以及西电东送、贵广、云广直流输电、青藏交直流联网、特高压试验示范线路等国家重点工程，为国家的电力建设做出了卓越贡献。同期也产生了超过30万套的产品档案，这是几代电力产品设计研发人员的知识结晶和企业的宝贵财富。随着企业信息化建设的推进，目前建立了PLM产品研发管理系统，但只有一小部分新产品底图档案进行了PLM在线管理。大量其他类型的产品档案还是传统的纸质保管方式，产品档案的利用服务仍采用线下手工实现，实质上并未有效发挥产品档案利用服务的价值。

针对所存在的问题，结合企业的实际情况，如何提升企业产品档案管理水平与服务功能，经过分析与探讨，预定采取以下相应的对策：

对策之一，转变思想，引入现代信息技术，提高人员综合素质。近年来，一些欧美发达国家的档案工作紧跟科技发展步伐，尝试将一些最新的现代信息技术应用在档案管理的全流程。其中现代信息技术在档案利用服务中应用相当突出，如人工智能、虚拟现实技术、社交媒体应用、APP技术服务等。当前，我国的大数据信息化也在突飞猛进。紧跟大数据信息化发展的大趋势，我国的企业档案管理应长远规划，加强顶层设计，从企业管理者做起，全员重视并参与档案管理工作。企业档案人员也应摆脱传统思想限制，摒弃档案开发利用的被动服务模式，引入现代信息技术，将信息技术理论与实际档案管理相结合，不断提升档案管理能力，为企业产品档案的创新利用做贡献。

对策之二，强化基础，加快档案系统开发，应用人工智能提高产品档案利用效率。档案管理发展的趋势是从实物→数字化→数据化，最终实现档案管理智慧化是国家对档案行业的总体规划，也是企业档案工作的最终目标。初步实现产品档案数字化，加快产品档案信息化步伐，是该企业目前提升产品档案信息开发利用水平的基础性工作，企业应加快产品档案系统应用进度，提高产品档案利用效率。首先，企业档案部门应协同信息化部门、生产部门、技术部门，将企业存量的纸质产品档案逐步进行数字化、数据化转换，实现数据化管理。同时构建企业其他业务系统与产品档案管理系统的集成，实现业务数据在产品档案管理系统中自动归档，收集产品生命周期中的各种数据资源。其次，利用现代人工智能、云存储、信息识别等新技术新手段，进行档案信息收集、分类、存储、语音人脸识别检索、模糊查找，机器人辅助协同管理等来覆盖整个产品档案管理工作环节，开展快捷便利的产品档案利用服务，减少档案实体的磨损，减轻档案人员的工作量，满足各类利用人员的需求，达到产品档案全面数据化管理，提升档案数据的增值利用。

对策之三，利用虚拟现实的现代技术，呈现档案资源，全方位服务企业发展。虚拟现实技术对多维度呈现档案资源具有不容小觑的作用。类似应用如：香港城市大学与中华国术总会合作建立了“香港武术活态数据库”，把古老的武术和最新科技结合在一起，足不出户即可学习传统武术。生产企业也可在产品档案领域应用虚拟现实技术，建立企业产品动态数据库，利用网络平台和移动终端设备将产品结构3D动态呈现，建立集三维设计、仿真分析、可视化装配、DNC、CAM加工等功能于一体的数字化产品设计和工艺体系；实现生产计划下达、生产任务执行、过程工艺流转、作业文档浏览指导、生产和质量数据采集、现场问题跟踪与处理、在制品跟踪与控制、大屏幕看板与统计分析等功能，确保生产过程的无纸化和可视化。彻底杜绝企业生产现场纸质图纸版次混淆使用，避免了质量事故发生，提高了产品质量。此技术能不受地域、时间等条件限制，多维度呈现企业产品档案信息资源，以丰富的视觉效果、良好的互动效应使利用者获得直观、生动的体验，享受到优质的档案利用服务。既可随时随地指导企业生产车间人员工作，也可高效地服务企业产品用户现场，加深客户对产品的认知度，全方位服务企业高质量持续发展。

对策之四，创新利用服务形式，多角度挖掘产品档案的文化价值，助力企业树立产品品牌。多年来，该企业积极拓展海外市场，产品和技术出口到20多个国家和地区。要发挥企业产品档案资源的共享价值，必须转变传统的档案利用与服务模式，不断创新产品档案服务形式，积极拓展档案信息资源的范围与服务领域。为此，一是企业可运用大数据思维提升企业产品档案信息服务的综合能力，根据企业不同层次人员的利用需求和产品用户的关注度，整合产品档案的信息资源，及时准确地推送服务内容。进一步深度挖掘产品的市场需求，增强销售部门与客户之间的沟通，提高市场敏锐的信息洞察力。二是企业可利用社交媒体、APP等移动终端进行核心产品的配套视频播放、网上产品展览、产品档案文化知识有奖竞答等手段创新服务形式，使产品档案具有知识性、故事性、趣味性，使之真正地鲜活起来，增强产品档案信息开发的文化底蕴，提升企业产品品牌形象，助力企业持续发展。

综合分析与探讨，企业产品档案管理的信息化对企业发展提供优质服务颇为重要。本文引入的为例企业，是一个颇有社会影响的电力品牌企业，作为我国高压开关行业研发和生产的主导单位，现正处在一个技术创新、科技进步、思想解放、信息高速发展的上升时期。从2020年开始准备建设结合现代信息技术的档案管理系统，现正与PLM产品研发系统建立集成接口，后期将进行更大范围的管理系统建设，这为今后产品档案的利用服务提供了有力的数据支撑。本文针对如何更好地提供优质的产品档案利用服务，结合企业产品档案利用的实际现状，就目前现代信息技术在产品档案利用中的应用模式，展开了一些初步探讨，可作为未来产品档案管理的一个发展方向，有助于企业产品档案利用服务理念的转变，提高产品档案的利用效率，为企业长远发展提供价值最大化的产品档案信息资源。