互联网背景下党政机关档案管理策略

文/罗小玲

随着党政机关事业的不断发展，各类档案资料数量不断增加。要加强对其档案的管理，才能为后续工作提供有效的参考依据。由于档案类型众多，数量庞大，不仅管理人员在开展档案管理工作时会面临许多问题，档案利用者也有诸多不便。因此，面对大数据信息化的科技发展的大趋势，必须充分利用互联网开展档案管理，提高档案管理信息化水平，方能适应工作发展的需要

当今，人类社会已经正式步入信息化时代。随着我国经济的不断发展与科技进步，互联网已经改变了人们的生活与工作方式。大数据信息化与人们的工作和生活息息相关，同时，信息化对档案管理工作亦带来了巨大的影响。为了提高党政机关工作质量和办事效率，充分发挥互联网的优势是其必然，而加强档案管理信息化建设就是重要的一环。

一、党政机关档案信息化建设的主要内容

综观党政机关档案信息化建设内容，主要有以下几点：第一，要加强基础设施建设。党政机关要加大档案工作投入力度，建设专门档案库房，为档案管理人员配备专业设备。第二，要加强信息化管理系统的开发和利用。为了满足党政机关的日常工作需求，要建立完善的信息化管理系统，提高工作效率，确保档案随时获得存储与查询。要增加电子档案的比例，实现资源共享。第三，建立办公局域网。可利用局域网发布重要的信息，还能实现档案传输，确保相关部门人员随时使用和查阅档案。

二、党政机关档案管理存在的问题

近些年整体来看，各级党政机关档案管理工作取得了很大的成绩，但是综合分析，还存在一些必须注意与需要解决的问题，诸如：

一是档案管理工作还有疏漏。由于党政机关的各类档案资料众多，若不能对档案进行有效的管理，就会影响后续工作正常开展。在党政机关档案中，除了文字记录的档案类型之外，还有图片和视频等档案类型，需根据不同类型的档案对其进行分类和归档，才能提高档案的利用率。部分档案管理人员并没有合理划分档案的内容，也无法进一步满足相关人员的查询需求。管理工作的疏漏，势必影响档案工作的发展与利用。

二是档案管理信息化水平有待提升。时下，有些党政机关领导干部对档案管理工作并不重视，没有充分将互联网技术与档案管理工作相结合。由于机关各科室的数字化文件资料数量日益增加，许多档案具有一定的机密性，因此，必须要采取先进的技术对其进行保护。目前，与互联网相关的档案基础设施并不完善，档案的安全性和可靠性缺乏保障。由此可见，提升档案管理工作的信息化水平，实为档案管理水平提升的重要环节，切不可小视。

三、互联网背景下党政机关档案管理的原则

面对大数据信息化时代，真正做到档案管理工作有章可循，党政机关档案管理的原则的确立更加突出与重要，集中反映在以下几点：

一是规范性原则。近几年来，由于党政机关的档案数量不断增加，档案类型日益多样化，因此，档案管理人员需处理数量庞大的档案。将互联网与档案管理工作相结合，不仅可以提高档案管理信息化水平，还能规范操作行为。要制定完善的管理制度和相应的规范，使工作人员能够严格按照制度的要求进行有序操作。

二是安全性原则。由于党政机关工作具有一定的特殊性，与之相关的档案内容需要高度保密。档案管理人员要提高安全管理意识，一方面要充分应用网络技术的优势开展档案管理，另一方面还要熟知网络中存在的安全隐患，充分应用网络安全防护技术，提高档案的安全性和可靠性。

三是效益性原则。由于档案管理信息化建设是一项非常复杂的工作，为了有效发挥互联网的优势，党政机关要加大资金投入力度，不断完善档案管理信息化基础设施，对现有的运行机制和运行体系进行改进、更新与完善，提高档案管理的效率与效益。通过引进先进的技术和优秀的人才，不断提高管理人员的综合素质和档案管理水平。要保证投入与产出成正比，努力实现效益的稳步增长。

四、互联网背景下党政机关档案管理的对策

针对存在的问题和档案事业发展的需要，面对大数据信息化的发展大趋势，党政机关档案管理应该采取以下对策：

对策一，转变传统的档案管理思维。管理人员要充分汲取互联网的精华，转变传统的工作理念和工作方法，拓展创新管理思维，确保档案管理工作得到进一步创新发展。要充分意识到档案管理信息化建设的必要性，掌握先进的计算机技术，对各类档案进行高效整理，并根据档案的类型对档案进行录入和存储。需要建立完善的档案数据库，对各项档案资料进行统一的管理，提高档案的安全性和可靠性，方便相关人员随时查阅和使用档案，提高档案信息的价值，为相关决策提供参考依据。要进一步完善档案信息的检索功能，提高档案管理效率。要进一步挖掘档案数据的价值，还要定期对档案数据库进行更新。加强对档案管理人员的培训，使其能够掌握更加扎实的计算机互联网技术，提高服务意识。档案管理人员要定期与各部门进行沟通，了解现阶段档案管理中存在的问题，根据各部门的反馈意见，对现有的工作进行调整，满足各部门的档案需求，确保档案资源得到充分的共享。

对策二，完善档案管理制度。党政机关要根据档案管理的实际情况，制定与之相关的管理制度，并充分融入互联网技术优势和档案信息化建设的理念，丰富制度的内容，确保各项管理得到进一步落实，严格按照制度的要求进行操作。档案管理人员需规范自身行为，避免出现违规操作的情况，不断提高档案信息化管理水平。要根据国家档案数字化管理的相关标准与法律法规，对档案进行标准化管理。要制定统一的管理标准和管理体系，确保档案均能得到规范管理。

对策三，完善档案管理网络设施。要不断完善档案管理相关设施，这样才能进一步发挥出互联网技术的作用。要加大投入力度，引进先进的网络设施，对现有的陈旧设备进行维修或更换，实现档案管理现代化建设。要确保档案管理信息化建设所需的硬件功能完善，设置相应的档案管理室和档案库房，配备必要的扫描机和档案储柜，需保证档案管理人员的计算机系统功能完善，有效提高档案管理效率和质量。要根据党政机关的实际情况，建立专门的档案管理系统，或购买、开发专门的管理软件，提高档案管理的软件水平。

对策四，完善档案管理数据库。要对现有的档案管理数据库功能进行改进和优化，保证数据库的安全，完善数据库的功能。要根据党政机关工作的实际情况，对数据库的功能进行优化。要明确档案管理的目的，将档案管理工作与数据库相结合，引进先进的信息技术，生成综合数据和档案目录库，积极开发和建设分布式数据库，使档案管理信息化水平更上一层楼。

对策五，提高档案安全管理水平。在互联网背景下，党政机关要确保档案管理安全性。要制定完善的安全管理制度，确保安全管理工作得到进一步落实。诸如：根据档案管理的需求，对现有的管理系统进行优化，制定完善的安全防护措施，不断改进安全管理技术，对信息处理方式和方法进行优化；需要加大监督力度，确保各项工作有序开展；合理利用计算机系统对各项工作进行统筹处理，减少网络中存在的安全隐患，及时发现网络中存在的安全漏洞，采取有效的修复措施；要及时对档案资源进行备份，即使遇到突发状况，也可保证档案不会遗失以及需定期对机关内部的设备和网络进行检查，避免出现信息泄露的情况。

对策六，加强归档与强化管理。为了保证党政机关档案的内容更加完整，提高档案的使用价值，要及时将传统的纸质档案转化为电子档案。可采用多种档案记录方式。比如，可通过录音、录像等方式形成电子档案，也可对档案进行扫描。要积极推动档案管理迈向数字化方向，应用先进的仪器设备及时扫描纸质档案，对档案进行编号，提高档案数字化水平。要具备多元化的管理思维，既要对电子档案进行有效的管理，又要加强对纸质档案的管理，避免纸质档案出现损伤。可根据不同人员的需求，为其提供相应的档案信息。总而言之，加强归档与强化管理是搞好档案工作，提升档案管理水平的重要前提与切实保障。

综上所述，党政机关强化档案管理，必须充分融入互联网的理念和相关技术，方能加大档案管理信息化建设速度，真正做到档案管理工作与时俱进。由此可见，转变传统管理思想观念，对档案管理工作进行创新发展，加大人力以及资金投入力度，加快信息化建设，充分发挥互联网的优势，才能确保党政机关档案管理工作跟上信息化发展的大趋势，为搞好党政机关的档案管理工作增添新动力。