电力设计企业总承包项目档案管理常见问题及对策研究

(中国能源建设集团广东省电力设计研究院有限公司，广东 广州 510663)

0 引言

近年来，随着转型升级步伐加快，电力设计企业承接的工程总承包项目越来越多。作为真实反映项目从招投标、合同签订、实施直至收尾全过程的历史记录，项目档案理应受到重视，也必将发挥更重要的作用。然而，由于种种原因，项目档案管理工作开展情况不理想，项目文件收集、整理、保管、归档移交等环节存在较多问题，影响了项目档案作用的发挥，也不利于企业项目经验的积累。

笔者从事总承包项目档案监督指导工作多年，既体会到了项目档案人员的艰辛和不易，也发现了项目档案工作中存在的诸多共性问题。本文列举的问题在大多数总承包项目中客观存在，希望能够引起企业的高度重视。企业应正视存在的问题，采取多种措施，使项目档案管理更加科学化、规范化，为项目建设、市场开发等工作提供有力支撑。

1 总承包项目档案管理常见问题

1.1 文件质量方面

主要有以下五类常见问题：

1)文件编号规则设置不合理，文件编号过长。有的项目过于夸大文件编号的作用，编号规则过于复杂，导致编号位数过长，给后续查找利用带来极大不便。笔者认为，编号规则要合理、适用，一般项目文件可采用“项目编号—发文单位代号—文件类型代码—专业代码—流水号”的编制规则。

2)文件题名不够准确或过于简单。项目文件题名一般由有关岗位人员拟写形成，有的题名过于简单，只反映了文件的类型，如题名直接采用“施工专题会会议纪要”，不利于文件日常管理和查找使用。项目档案人员应督促文件编制人员补充完善文件题名，如将上述文件题名改为“2019年第一期施工进度协调会会议纪要”。

3)文件签署不规范，存在法律风险。在签字方面，存在无手签、他人代签等问题；在盖章方面，存在未盖公章、盖章模糊等问题；在日期方面，存在未填写日期、正文与附件日期逻辑关系不符合实际等问题。项目档案人员应做好质量检查，发现问题后督促整改。

4)文件不能满足齐全、完整需要。主要有正文与附件不能完全对应、某份文件本身缺页漏页等问题。项目档案人员应做好质量检查和管控，发现问题后督促整改。

5)资质资格文件有效性不足，存在法律风险。如单位资质、人员资格文件超过有效期，资质、资格报审表中列明的单位、人员名称与资质、资格附件不一致等问题。项目档案人员应要求相关岗位人员做好此类文件有效性管控。

1.2 文件保管方面

主要有以下两类常见问题：

1)项目现场档案库房及设施设备不能满足实际需要，管理不够规范。主要有库房同时用作杂物间、休息室，未配备灭火器，未采用可关闭式档案柜架等问题。项目档案人员应在筹建档案库房时提出明确要求，以满足保管工作需要。

2)文件摆放不够规范。主要有档案柜架缺少标识、流转办理完毕文件未及时上架摆放等问题。项目档案人员应按要求做好标识及摆放工作。

1.3 文件整理方面

主要有以下三类常见问题：

1)分类组卷不规范，不利于今后查找使用。主要表现为未理解分类类目的含义和范围，导致跨类别组卷、组厚卷等情况时有发生。项目档案人员应正确类目的含义和作用，规范组卷。

2)案卷题名不准确，过于含糊、笼统，不能准确反映案卷及卷内文件特征。主要表现为案卷过厚、文件类别过多，导致案卷题名拟写时过于冗长。项目档案人员应规范填写案卷题名。

3)卷内目录中部分信息填写不规范，不利于快速、准确查找卷内文件。主要表现为未填写责任者、日期等重要信息，页数/页号填写不正确，文件题名填写不准确等问题。项目档案人员应规范目录中的信息，不能漏填。

1.4 文件归档方面

主要有以下两类常见问题：

1)归档不及时问题。项目现场档案人员日常以文件收发流转为主，文件整理工作严重滞后，多数项目文件集中在项目竣工后进行整理，导致归档不及时情况普遍存在。

2)向本部归档复印件问题。部分项目前期策划没做好，未考虑项目各方归档保存原件的需要，导致文件原件份数不够，最终归档时只能向本部归档复印件。但复印件效力没有原件高，且清晰度相对较差，如此归档存在一定的风险。

2 原因分析

2.1 项目档案人员数量和质量不能满足要求

目前各企业对项目档案工作还存在误区，认为档案工作就是跑跑腿、收发文件，没什么技术含量，对项目档案工作投入明显不足，特别是在档案人员配备上“偷工减料”，档案人员特别是项目现场档案人员数量少、知识和技能不能满足要求。与进度、费用、质量、安全等岗位人员相比，项目档案人员薪酬待遇低、晋升机会少，工作量却并不少，遇到现场施工高峰期、设备到货高峰期、档案移交等时段工作强度非常大，经常需要加班。据笔者了解，目档案人员专业背景多为非档案专业，档案基础知识较缺乏，即使经过实践锻炼具备了一定的知识和技能，由于收入与付出不匹配，项目档案人员留不住等情况普遍存在，直接影响到项目档案工作的正常开展。

2.2 项目其他岗位人员档案知识缺乏

项目其他岗位人员对项目档案工作普遍存在误解，认为该项工作是档案人员的事，于己无关，项目文件由各岗位人员直接产生或从外部收集，若是该环节工作没有做好，项目文件质量存在缺陷，会直接影响到后续的整理和归档移交工作。正是由于认识不到位、缺少档案工作考核措施，项目其他岗位人员不够重视档案工作，也缺乏学习档案基础知识和技能的动力，上文提到的文件质量常见问题多与其有关。其实，只要其他岗位人员具备一定的档案知识和技能，将会大大减少上述问题的发生。

2.3 企业档案部门监督指导力度不够

由于企业投入力度、对档案工作定位等因素，企业本部档案部门普遍存在人手紧张、高素质档案人才缺乏等情况，档案人员多从事收、管、存、用等日常工作，没有时间精力从事项目档案监督指导工作，也缺乏这方面的经验和知识。客观地说，项目档案工作开展得好不好，主要责任在项目部。企业档案部门肩负监督检查、业务服务职能，不能缺位。从事项目档案工作，除了具备档案基础知识外，还要掌握一定的项目管理知识、基本熟悉项目管理流程和有关规范，这一点，对企业档案部门同样适用。如果没有项目管理相关知识，企业本部档案人员的监督指导就不可能很深入，也就不能产生好的效果。

3 总承包项目档案管理应遵循的原则

3.1 全员参与

项目文件源头在其他岗位人员，其流转办理过程牵涉到不同单位、不同岗位人员，因此，必须树立全员参与理念，才能做好项目档案工作。企业应建立档案人员牵头负责、其他岗位人员分工协作的工作机制，形成工作合力，发挥团队力量。例如，在检查文件质量时，档案人员负责检查文件是否签署、是否缺页漏页等，岗位专责负责检查是否符合相应的业务程序要求等。

3.2 全程控制

项目文件形成、流转、收集整理直至最终归档移交全过程周期较长，如果只是对部分过程如归档移交工作进行管控，忽视了对其他过程的控制，则必然会造成档案不齐全、不完整、不准确等情况，违背档案管理要求和工作规律。例如，文件形成阶段不注意文件质量，则文件整理、归档工作必然受到影响。企业应牢固树立全程控制的理念，针对不同过程的特点采取针对性的管控措施，特别是要做好文件形成、流转等前端过程的控制，为后续工作的开展打好基础。

3.3 因地制宜

项目类型、所处国别和地区、业主方工作要求等情况不同，项目档案管理深度、资源投入力度、执行的标准规范等也不尽相同。企业应在深入分析法律法规、合同条款、驻在国或地区(国际项目)要求等基础上，采取不同的管控策略、工作方法，规范、高效开展项目档案工作，服务于市场开发与项目履约等工作。

4 总承包项目档案管理工作对策

4.1 建立项目档案工作标准体系

企业应在贯彻落实法律法规、行业标准基础上，建立起一套企业级项目档案工作标准，根据项目规模、所在国别(国际项目)、业主及相关方要求等实际情况制订项目档案标准。

国内项目档案管理相关法规、标准有：《重大建设项目档案验收办法》(档发〔2006〕2号)、GB/T 11822—2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》、DL/T 241—2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》、DL/T 1363—2014《电网建设项目文件归档与档案整理规范》、DL/T 5229—2016《电力工程竣工图文件编制规定》等。

企业级、具体项目的档案工作标准应包括以下内容：文件编号规则，文件归档范围与档案保管期限要求，文件整理与归档规范，声像文件拍摄、收集、整理、归档要求，电子文件收集、整理、归档要求等。项目规模较小、业主对档案工作没有创优等要求情况下，项目级档案工作标准可以在引用企业级标准基础上进行微调，国际项目、其他类型项目应根据实际制订适用的档案工作标准。

4.2 配备档案工作所需的各种保障性资源

企业应根据项目规模、业主方要求等实际情况，配备人、财、物等保障性资源，确保项目档案工作顺利开展：1)在人力资源方面，配备数量充足、知识和技能满足需要的档案人员，对于国际项目，其档案人员还应具备一定的外语知识，此外，也要在合同中明确分包方项目档案人员配备的要求；2)在资金方面，编制项目预算时要考虑档案工作所需资金情况，以充分保障项目档案工作正常开展；3)在物资方面，要配备档案设施设备，包括合适的档案库房、数量充足的档案用具，需要注意的是，设施设备质量要符合档案标准规范要求。

4.3 搭建权责清晰、高效协作的档案管理机制

企业应重点围绕以下几个方面，建立起项目各方权责清晰、高效协作的档案管理机制：

1)将档案工作要求纳入分包合同条款，做到有据可依。应在吸收、分解总承包项目合同档案有关条款的基础上，针对分包方工作范围等实际，将档案工作要求以条款形式纳入分包合同，特别是要将归档移交与进度款支付挂钩，为各项工作开展打好基础。

2)强化档案工作监督检查。企业档案部门、项目管理部门应根据项目进展情况，定期对总承包项目部开展监督检查，并要求项目部强化对分包方的监督检查。档案监督检查可单独开展，也可与安全、质量等检查工作相结合。

3)严格落实考核奖惩，做好激励约束。总承包项目部应按合同条款要求，定期对分包方档案工作进行考核，并兑现奖惩措施，督促分包方采取措施提升项目档案管理水平。

4)做好日常沟通协作，形成工作合力。总承包项目部应采取召开档案工作例会、档案人员出席项目例会及有关专题会等方式，做好与业主、分包方及相关方的定期沟通、交流，为项目档案工作顺利开展创造良好的氛围。

5)强化档案工作交底、培训，宣贯档案管理要求。重点围绕法律法规、标准规范要求，收集归档范围、整理及移交要求等进行讲解和介绍，使所有参与项目人员掌握有关知识。培训与交底可以分别开展，也可以合并进行。

4.4 推广应用项目档案管理信息化平台

企业应为项目档案工作配备信息化平台，便于项目文件高效流转，提高工作效率。企业可根据自身业务规模等实际情况，采取配备专门的项目档案管理信息系统、在项目管理信息系统中内嵌档案管理模块、直接采用企业数字档案馆系统等方式，为项目档案信息化建设提供基础。相关平台应具备文件收集与流转、文件整理、查询利用、文件归档与档案移交等功能。注意完善各相关信息系统间的接口，确保信息得到充分的共享与交换，让数据“跑起来、活起来”。

5 结语

总承包项目与设计项目有着较大差异，企业应变革观念，认真分析总承包项目档案工作的特点、难点，找准工作要点和着力点，才能满足项目管理和市场开发的实际需要。档案部门应主动作为，进一步加强总承包项目档案管理、杜绝常见问题的发生、确保项目档案质量，这既是档案人员的神圣职责，也是档案工作高质量发展的重要路径之一。企业要高度重视项目档案工作，在标准体系搭建、体制机制完善、资源投入保障上多下工夫，激发项目档案人员的主动性和积极性，更好地服务于项目建设及企业有关工作。