办公室综合管理提质增效的具体路径研究

王丹竹

（中国石油抚顺石化公司，辽宁 抚顺 113008）

一、办公室综合管理提质增效的必要性

1.推动企业高质量发展的必然要求

办公室是企业行政管理事务的主要阵地，在企业发展中发挥着重要的纽带和桥梁作用[1]。近年来，随着行业竞争不断加剧，企业也面临着转型升级的压力。在这种背景下，办公室综合管理工作的重要性愈发凸显。一方面，做好办公室综合管理工作，能够更好地将上下级工作紧密联系起来，帮助相关部门或者企业职工向企业管理层反馈相应的意见和建议，使企业管理者能够更为深入、全面地了解企业管理、企业生产经营中的相关情况，提升企业整体决策的准度、温度以及力度。另一方面，做好办公室综合管理工作，能够更好地扮演好企业管理者的“参谋部”角色，在企业文化建设、企业精神文明建设、企业管理、企业经营中发挥出应有的作用，助推企业高质量发展。

2.充分发挥办公室职能的内在要求

从办公室的职能来看，办公室具有协调职能、督办职能、中枢职能、服务职能、参谋职能，在企业管理以及日常运营中扮演着“沟通连心桥”的角色。只有全面深化办公室综合管理工作改革，创新综合管理工作的内容以及方式，才能真正彰显办公室的职能[2]。第一，决策的层级决定企业管理的能级。推动办公室综合管理工作改革，能够更好地协助企业管理层开展管理工作，优化企业决策层级，提升企业整体管理的能级，营造良好的管理环境。第二，从推动决策落实的层面来看，推动办公室综合管理改革，严格督办内容以及督办流程，可以更好地提升企业其他部门的办事效率和质量，不断为企业生产经营与管理注入活力。第三，推动办公室综合管理工作改革，能够更好地发挥办公室在全面协调中的作用，及时对相关部门提交的报告、企业管理层下发的决议进行处理。第四，办公室综合管理工作绝不仅仅是单一的管理工作，也具有一定的服务性质。典型表现在后勤服务、会务服务等领域。为此，只有不断推动办公室综合管理提质增效，才能更好地协调好各项服务资源，塑造办公室良好的形象。第五，办公室在行政管理学界也被称为企业管理层的“左右手”。只有不断推动办公室综合管理工作提质增效，才能及时科学地为决策层提供其需要知道的相关信息，发挥出办公室在决策咨询领域的价值。

二、办公室综合管理中常见的问题

1.办文工作不科学

从现阶段部分企业的办文工作来看，主要存在办文工作制度缺失、办文质量低下等问题，难以实现“以文辅政”的目标[3]。一是顶层设计不足，建章立制滞后。部分企业尚未结合本企业的具体实际情况来制定相应的规章制度，公文处理程序不规范，影响了后期的公文处理工作。公文处理环节较多，如果缺乏科学完整的制度体系加以约束，而是单纯依赖办公室工作人员的经验对公文进行处理，势必难以推动办文工作朝着制度化、规范化以及标准化的方向发展，影响工作效能。二是忽视质量控制。近年来，随着企业各项业务量不断增加，企业公文数量也有所增加。然而，部分企业没有从质量控制的环节入手开展办文工作，影响了办公室办文工作的良好形象。实践中，部分单位甚至存在公文语句不通顺、错别字较多的问题。例如，2021年湖南长沙某行政机关在对外发文过程中没有严格对公文内容予以审核把关，最终导致该错误公文上传至网络终端，给单位造成了极为不利的影响。这也提醒了广大办公室工作人员，只有坚持用精细化的思维开展办文工作，才能减少差错，全面确保公文的文种、内容符合既定的要求。对于企业而言，也需要思考如何从制度、流程层面对公文质量予以层层把关，寻找相应的提质增效办法。

2.办会工作不完善

作为办公室常态化的一项工作，会务管理直接关系到企业各项决策的落实。同时，从近年来的实际情况来看，企业转型升级步伐不断加快以及企业层级的会议数量不断增加，如果不能抓牢抓实会务工作，势必会影响企业整体的发展。具体而言，当前阶段企业办会工作中主要存在以下问题。一是没有从制度层面对办会的流程、要求进行明确，导致实践办会过程中出现流程不科学、程序不规范、质量水平不高等问题[4]。二是对办会工作的重视程度不足。一方面，部分企业办公室在办会过程中没有做好事前筹备，在通知、接待、会场布置等领域仍然存在漏洞，最终影响办会的效果。另一方面，部分企业办公室与相关参会部门的联系不密切，会议过程中出现会议内容调整的情况，不利于营造良好的办会形象。三是督办落实工作滞后，没有及时将会议中形成的决策、决议落实到具体工作中，弱化了办公室办会工作在企业中心工作以及企业转型中的作用。部分企业在会议中形成的决策存在落实难的问题，不利于企业长远稳定发展。

3.后勤服务工作滞后

办公室后勤服务工作烦琐，要想实现高效运行的目标，就必须要从烦琐的工作中找到规律、理清头绪，形成标准化、科学化、规范化的后勤服务机制。然而，部分企业办公室后勤服务工作效率和质量低下，难以赢得企业管理层及其他职工的认可。一是物资采购与管理工作不科学，未制定详细科学合理的采购工作计划，不利于节约采购成本以及提升采购效能，甚至容易滋生相应的采购风险。二是主动服务意识不强[5]。一方面，部分办公室工作人员缺乏职工服务意识，在接待职工咨询的过程中仍然存在不足，难以赢得职工的认可。另一方面，部分办公室工作人员未及时收集相关部门对办公室后勤服务工作的意见，难以有指向性地对后勤服务工作进行整改。

4.办公室人才队伍建设滞后

“重、苦、杂、难”四个字可以对办公系统的工作进行概括，是要办公室的工作人员要勤快务实、勇于担当、争做一流。新时期，办公室作为全面、综合的办事机构，既肩负着通信收发、业务接待、督办协调、文件起草等微观服务任务，又肩负着参谋、执行等宏观管理职能，工作任务以及工作量都有所增加。然而，部分企业办公室人才队伍建设滞后，办公室工作人员的整体素质难以适应形势发展变化，制约了综合管理工作高质量开展。

三、办公室综合管理提质增效的具体路径

1.层层把关，提升办公室办文能力

办文是办公室最为核心的工作，事关办公室综合管理工作的整体水平。为此，必须要严格办文工作，层层把关，全面提升办文质量。一是要加快建章立制，明确办公室办文的具体流程。办公室要结合本企业个性化需求以及法律法规、国家标准、行业标准等，制定并颁布《公文处理工作条例》，优化工作流程以及工作内容，确保公文流转、传阅规范有序。二是要严格把控质量管控，全面提升公文管理工作的实效性。首先，除了仅需要阅知的公文以外，对于其他公文都可以进行闭环式管理，即由企业领导批示到具体的牵头部门以及相关配合部门，再由相关部门落实具体的工作。其次，要坚持以“公文质量零差错”为目标导向，对发文流程予以优化。例如，对于拟稿、会签、核稿、校对、复核、公文整理、用印等各个环节，都必须做到各司其职、层层把关，全面降低公文差错率。最后，要细化公文归档工作，建立“双轨制”的公文工作机制。一方面，对于纸质类公文，要严格立卷归档的流程、内容以及时限，最大限度地保障纸质档案资源的完整性以及科学性。另一方面，对于电子类公文，则必须要通过文书档案管理系统进行科学化管理，并应用数字加密技术、云加密技术、数字水印技术进行加密处理，充分保障电子文件的安全性以及权威性，便于后期管理。

2.注重实效，提升办公室办会能力

一是要做好牵头负责工作。企业内许多涉及公司层级的会议通常都是由办公室具体负责和组织的。为此，办公室有必要出台《会议管理办法》，强化对企业内部各类会议的管理，完善会务流程。二是要重视会务工作，全面提升办公室办会质量。办公室后勤服务工作涉及范围广、牵涉部门多，其中，会务管理工作更是与企业管理、企业生产经营息息相关。为了更好地展现办公室办会能力，提升企业管理层对办公室工作的认可，必须要将办公室会务工作作为一项基础性、全局性、长期性的工作来抓。首先，要应用信息技术办会，及时通知相关领导、参会责任部门会议的时间以及地点，深化与领导、参会责任部门的联系，及时收集意见，避免临时调整会议内容的情况出现，提升办公室会务管理的质量。其次，办公室可以每周一将该周的会议情况进行排列，制定周会议安排表，梳理本周重要工作会议，并上传至内网终端，便于企业领导以及其他人员下载查看。最后，办公室要做好会议配套工作。在具体举办会议的前期阶段，必须要保障录音设备、视频传输设备、音响设备以及其他设备功能完整，减少会务管理的漏洞。三是要强化会后督办落实工作，避免会议所形成的决议停留在理论层面。为此，办公室可以牵头组织修订《督察催办工作管理办法》，细化督办工作内容，健全督办工作机制，强化各个部门在重大督办事项中的责任。除此之外，对于会议议定的事项，要建立重大事项督办台账，明确事项完成的责任部门以及具体时限，确保重要会议精神、企业重大决策能够贯彻落实，全面提升企业整体的管理效能以及运营效率。

3.精细服务，提升办公室后勤服务能力

为更好地服务于企业整体发展，发挥办公室在后勤服务保障中应有的价值，就必须要构建合理的后勤服务保障体系，将精细化理念应用到后勤保障服务的各个环节。一是要重视物资采购与管理工作。一方面，办公室应当结合本企业的物资采购需求、物资管理实际情况，制定合理的物资采购与管理制度，明确相应的工作流程，统一物资领域的后勤管理标准，减少物资采购与管理中存在的风险。另一方面，要将物资采购与管理工作明确到具体的责任人员，与各个部门的物资领取人员进行专门对接，确保物资领用、发放均有序、科学、高效，实现“事有专员、人有专责”的目标，全面提升后勤服务保障工作人员的工作质量。二是要优化后勤服务的内容，办好职工关心的事。除了日常的办文、办会、办事以及其他综合管理事项外，办公室还会有许多烦琐的工作。例如，职工对办事程序、发文程序、机构职责分工不了解，通常会咨询办公室。又如，节假日安排人员值班事项也通常属于办公室管理。虽然这些事项不能完全归口于办公室后勤服务工作，但从树立办公室良好形象的角度来看，在遇到该类事项时，办公室工作人员也要热情接待，并根据事由引导职工通过相应程序或者相关部门予以处理，力求赢得领导以及广大职工对办公室工作的认可。三是要提升服务意识。办公室后勤服务工作本质上就是一种企业内部的服务。为此，相关工作人员必须要转变观念，及时听取企业领导以及相关部门对办公室后勤服务工作的意见，不断改进后勤服务的方式以及内容，全面推动后勤服务工作提质增效。

4.人才建设，提升队伍整体水平

企业办公室要进一步按照“信念过硬、政治过硬、责任过硬、能力过硬、作风过硬”的基本要求，切实组织好办公室工作人员的日常培训工作，锻造一支行得正、扛得起、跟得上、靠得住的办公室工作人才队伍。一方面，要优化培训内容，切实围绕办事、办文、办会等事项予以培训，不断强化人才的实践应用能力以及信息化操作水平。另一方面，要创新培训方式，综合应用互联网线上课程、线下讲坛、线下交流论坛等方式开展培训活动，不断优化办公室工作人员的知识结构以及技能结构。

结语

总而言之，只有树立创新化、精细化、清单化的思维，才能更好地创新办公室各项管理工作，真正联系内外、协调左右、承上启下。具体而言，一是要层层把关，提升办公室办文能力；二是要注重实效，提升办公室办会能力；三是要精细服务，提升办公室后勤服务能力；四是要人才建设，提升队伍整体水平。未来，随着企业转型步伐进一步加快，办公室综合管理工作也要进一步作出变革，真正在“深”字上下功夫，在“新”字上做文章，在“谋”字上求突破，在“融”字上见实效。