婚姻档案管理相关问题及应对策略

2021-03-27顾岩

中文信息 2021年11期

顾岩

（洮南市婚姻登记处，吉林洮南 137100）

引言

随着时代的进步和科技的发展，社会出现了前所未有的进步。我国通过依法治国使得法律的重要性深入到了大众的生活中。婚姻档案管理工作能够体现出我国依法治国的国策，因此，在进行婚姻档案管理的过程中一方面要保护婚姻双方的合法权益；另一方面，要维护家庭的和谐状态，为构建和谐社会起到积极的作用。

一、婚姻档案管理存在的问题

1．婚姻档案在保管方面存在很大的分散性

首先，婚姻档案管理存在形成地的分散情况。对于仅有一次的婚姻记录的人来说，婚姻档案是集中的，但是随着我国离婚率的提高，离婚率和再婚率出现了上升趋势。比如，甲、乙二人的户籍并未在一个地区，当二人进行结婚登记时，在甲方的户籍所在地进行的登记，过了几年后，由于各种原因甲、乙二人在乙方的户籍所在地登记离婚；甲在一个地区进行结婚和离婚后将户口迁移到其他地区，然后在另外一个地区进行了结婚登记。在上述的这种情况中，这样的婚姻档案具有形成地的分散性[1]。

其次，婚姻档案管理存在保管部门的分散情况。在我国实施的婚姻档案保管地中主要为以下四个部门。第一个部门是在乡镇政府或街道办事处进行保管，或者是在综合档案室进行保管，或者是在结婚人工作单位的民政部门进行保管；第二个部门为省级以下的民政机关；第三个部门为各个级别的人民法院；第四个部门是在各个地区中国家档案馆。

最后，在分散登记的过程中形成的档案出现了很多的问题。主要表现在以下三点。第一，在材料收集方面不够全面。以前的婚姻登记均在乡镇机关进行，在婚姻档案管理的过程中出现了很多混乱的情况，使得有些资料收集不够全面。第二，在进行婚姻登记的过程中出现了很高的错误率。在我国二十世纪七、八十年代，很多人的文化水平不高，在进行婚姻登记的过程中将姓名和出生日期填写不正确，使得婚姻当事人的证件内容和当事人的身份证件出现不符的现象[2]。第三，在进行婚姻登记材料的立卷归档方面存在不规范的现象。

2．在婚姻档案管理中受到的重视程度有待提高

在进行婚姻档案管理工作的过程中，由于对档案管理的重视程度不够，使得婚姻档案管理的水平呈现出不佳的状态。婚姻档案管理的认识能够对婚姻档案管理工作起到关键性的影响，对婚姻档案管理的工作质量和工作效率产生了正比效应：若重视婚姻档案管理工作，那么婚姻档案管理呈现出的工作质量和工作效率比较高；若不重视婚姻档案管理工作，那么婚姻档案管理呈现出的工作质量和工作效率比较低。通过调查发现，我国各级政府和相关部门在对婚姻档案管理方面认识和重视程度都有待提高，有些领导将婚姻档案管理和普通档案管理一视同仁，并未对婚姻档案管理工作进行大力支持，甚至有些地区的婚姻档案管理人员并未设置专人，而是其他部门人员进行兼职的[3]。由于各种因素的影响导致婚姻档案管理工作未得到足够的重视，同时受到的关注度比较低，在工作中常常呈现出不佳的状态。

3．婚姻档案信息化程度比较低

随着科技的不断发展，信息技术融入了大众生活的方方面面。在实际的工作中，我国的婚姻档案管理工作与社会的发展出现了偏差，在信息时代下的信息化程度呈现比较低的状态。因此，婚姻档案管理工作要和信息化技术进行充分的结合，一方面，能够有效的降低资源的消耗和人力、物力的支出；另一方面，能够实现档案资源共享。通过调查可知，当前我国的婚姻登记系统虽然创建了全国互联网线上服务平台，但是还没有彻底实现全国婚姻档案资源共享，同时，我国在户籍方面发展存在一定的局限性，对我国婚姻档案管理的发展产生了阻碍的作用。

4．在婚姻档案管理中出现了资金紧缺的情况

随着互联网的飞速发展，我国在婚姻档案管理的信息化发展出现了停滞不前的状态。在婚姻档案管理的过程中很多基层档案部门设立了档案室，但是由于资金不到位无法采购信息设备，使得婚姻档案管理的信息化程度比较低、档案管理人员的信息技术水平不高，直接制约了我国婚姻档案管理的信息化发展。

二、做好婚姻档案管理的应对策略

1．提高婚姻档案管理科学性和合理性

提升婚姻档案管理具有的科学性和合理性，并进行不断的优化。因此，可以从以下四个方面入手。第一，在进行婚姻档案管理的过程中，对已经登记的婚姻档案要规定好保存的年限，如果超出规定保存年限后应当将婚姻档案移交到上一级别的档案局进行统一的管理和保存。第二，构建并不断完善婚姻档案的查询制度，对于查询记录要进行详细的登记。比如，婚姻当事人的姓名、时间以及内容等，还要对婚姻档案材料进行及时的归档处理。在归档处理中要做好目录、序号和页码等，方便进行查询[4]。第三，要对历史遗留婚姻档案信息进行登记，并进行分类和归档，对于这些历史档案要进行妥善的保管。

2．提高对婚姻档案管理的重视程度

态度能够决定行为，若想要提高婚姻档案管理工作的质量和效率，就必须要提高对婚姻档案管理的重视程度。首先，要树立正确的婚姻档案管理观念，明确婚姻档案管理的工作方向，对婚姻档案管理的未来发展方向进行探究，同时将科学的工作理念应用到实际的婚姻档案管理工作中。其次，相关部门的领导应当对婚姻档案管理予以高度的重视和关注，同时相关部门的领导要对婚姻档案管理工作进行深入的了解，为婚姻档案管理工作的进一步发展提供人力、物力的支持。

3．在进行婚姻档案管理的工作中要利用先进的技术和管理手段

在信息技术迅猛发展的时代中，信息技术在很多领域中发挥了重要作用，并获得了极大的收益。因此，婚姻档案管理应当从传统的书面档案管理朝着电子档案管理的方向发展。在进行婚姻登记的过程中，利用电子技术和互联网的优势形成婚姻电子档案，将婚姻电子档案内容向很多机构和部门进行共享。通过电子档案的建立，使得婚姻档案管理工作变得更加的简单和快捷。同时，在进行婚姻档案登记的过程中会将登记人的身份证照片上传到固定的网络中，有效地避免了婚姻档案登记过程中出现的错误现象，极大地提高了婚姻档案内容的准确性。与此同时，通过互联网技术和电子信息技术，各个相关部门实现了资源共享，婚姻档案在查询方面非常的便捷，有效地防止出现骗婚和重婚行为。通过网络手段来进行婚姻档案管理，能够极大地提高工作效率和工作质量，提升工作的准确性。在进行婚姻档案管理工作中，将现代的信息技术和人工管理进行科学的融合，实现两者的优势互补，逐渐形成更加先进和完善的管理手段[5]。

4．提高对婚姻档案管理的资金投入

为了能够实现婚姻档案管理的数字化和信息化，必须要增加婚姻档案管理的资金投入，这样才能大幅度地提高婚姻档案管理的工作质量和工作效率。若想要实施先进的信息技术手段，就必须要通过各种设备来进行婚姻档案管理。因此，相关部门要对婚姻档案管理工作进行资金支持。与此同时，要设置专门的婚姻档案管理部门，采购相应的信息设备，加速婚姻档案管理的信息化和数字化建设，对电子婚姻档案进行科学的分类和有效的存放。最后，要对婚姻档案信息化管理人才进行培养，可以采取以下几种措施。第一，由部门出资将婚姻档案管理人员送入专业的高校进行信息技术学习；第二，从各个高校中聘请信息技术专业的教师对婚姻档案管理人员进行定期和不定期的培训；第三，对新入职的婚姻档案管理人员进行岗前培训，提高他们的信息技术水平；第四，在招聘婚姻档案管理人员的时候将信息技术水平作为进行考核的一项内容；第五，在对婚姻档案管理人员工资绩效考核中，将信息技术水平纳入考核的范围，并作为重点项目进行考察，并与晋升挂钩。例如，某人在信息技术考核方面不理想，即便是这个人在其他方面非常优秀也不能获得晋升的机会；第六，相关单位要定期组织婚姻档案管理人员交流会，并对优秀的人员进行精神和物质的奖励，从而能够激励其他人员提升自己的信息技术水平和专业能力。