新形势下事业单位的数字化档案管理方法

2021-03-27杨艳春

中文信息 2021年11期

杨艳春

（吉林通榆经济开发区，吉林通榆 137200）

在我国经济发展新形势下，事业单位获得快速发展，档案作为单位在长期运行生产中产生的宝贵资源，其具有较强的价值和作用，可以为单位制定各项决策提供参考，为使用者提供便捷的服务。随着信息技术的发展，其已经在档案管理中获得广泛应用，成为推动档案管理事业发展的核心力量，事业单位也要认识到数字化管理的优势，挖掘档案中蕴含的潜在资源，为单位发展保驾护航。

一、事业单位数字化档案管理的背景

随着我国政府提出“互联网+”这一倡议后，各个行业都在探索“互联网+”的新型发展模式，数字化档案也成为档案管理的发展新方向。数字化档案是将传统的纸质档案转变为数字化档案，利用多媒体、摄影以及扫描等方式，完成档案资源的保存与管理，以网络为支撑实现档案资源的共享和利用。通常情况下，数字化档案管理需要以完善的硬件设施作为支撑，可以显著提升档案管理的效率和质量，便于使用人员随时调用和查阅，可以为档案利用提供便捷。

二、事业单位开展数字化档案管理的意义

1．挖掘档案价值

档案属于事业单位在长期发展中而积累形成的珍稀文件，其具有较强的指导性、参考性、借鉴性、规范性以及保密性，其中蕴含巨大的价值。但是以往的档案管理主要以纸质档案为主，难以对其潜存价值进行深度挖掘，也为档案利用带来不便。通过数字化管理能够运用信息技术充分挖掘档案价值，也为使用者检索档案带来便捷，有助于提升档案应用效率。

2．降低管理成本

档案是事业单位日常管理的主要内容，而随着数据资源化的发展，档案资源也受到了单位领导的高度重视，并且加大了管理资源投入。数字化管理可以突破空间和时间的制约，提升管理效能、降低管理成本，例如，将大量纸质档案转变为数字档案，可以节约档案室空间。

3．强化管理效能

事业单位档案涉及单位发展的多个方面，例如，人事档案、生产档案等，其具有较强的参考价值。通过数字化管理可以显著提升档案管理效能。例如，在管理人事档案中，通过信息化管理平台可以快速掌握职工的岗位调动、退休以及入职等具体信息。

4．保证档案安全

事业单位是为人民群众提供服务的重要机构，其在每天的生产运行中会产生大量的档案资源，很多档案都具有较高的应用和参考价值。以往以纸质档案为主的管理模式，档案资源在长期保存中容易发生损坏或者丢失。例如，档案室湿度过大、虫蛀以及人为损坏等，对档案价值带来负面影响。通过数字化管理，档案以数字的方式保存和应用，可以避免出现损坏情况，重要档案及时备份，还可以提升档案管理的安全性。

三、事业单位数字化档案管理优化方法

1．构建管理平台

在信息时代下，信息技术已经成为档案管理的重要工具，为事业单位提供了巨大的便捷，在开展数字化管理中，单位要积极构建信息化管理平台。首先，基于档案管理的工作需求，对管理平台进行顶端设计，做好软件开发和设备选型工作，在考虑建设成本的基础上，选择适合单位管理的设备，发挥设备的管理效能；其次，在开展日常管理中，文字档案的类型较多，为了满足数字档案管理的需求，要提升磁盘储存量，并且采用磁带和光盘的双储存方式，可以确保数字档案安全；最后，为了保证管理平台的实用性，事业单位可邀请专业的软件公司进行设计，保证管理系统和检索系统更加符合档案管理的需求[1]。

2．提升人员素质

数字化管理与以往的管理模式存在一定差异，对管理人员的综合素质和业务能力提出新要求，想要发挥数字化管理的作用，事业单位则要建立一支现代化的管理队伍。首先，基于数字化管理对岗位人员的需求，单位要不断从高校和社会中吸纳人才，充实以及完善管理队伍，提升岗位入职门槛，以具有专业背景和岗位经验的人员优先；其次，对现有的管理人员进行专业技术培训，培训内容要涉及信息技术操作能力、信息安全素养以及职业素质等方面，通过培训提升管理人员的素质和能力，促使其可以更好地胜任岗位工作[2]。

3．优化管理制度

事业单位在工作生产中会产生大量的档案资源，其涉及事业单位发展和建设的各个方面，以往的档案管理主要以纸质档案为主，数字化管理制度并不完善，难以为数字化管理提供制度支撑。在数字化模式下，事业单位要对管理制度进行适当的优化和完善，进而保证各项管理工作的有序开展。首先，基于数字化档案的特点，单位要组织人员构建完善的制度体系，制度建设要包含档案管理的各个方面，包括档案收集、档案管理、档案查询以及档案利用的诸多方面，可以为管理人员提供制度支撑，发挥制度的规范以及约束作用。其次，制度系统不能一成不变，要处于动态完善中，如果发现管理制度存在漏洞要及时修补，尤其在数字化档案安全管理方面，要制定科学的安全管理体系，避免档案出现丢失或者损坏等情况，对重要档案进行及时备份。最后，制定科学的岗位制度和薪酬制度，通过科学的制度建设调动管理人员的工作热情和管理积极性，规范管理人员的行为和意识，严禁存在随意操作或者凭经验管理的情况[3]。

4．优化管理流程

档案管理流程较为繁琐，在开展数字化管理中，要将其落实到各个管理流程中，促使档案管理的整个过程趋于数字化发展。首先，在档案资料收集阶段，要实行数字化收集，实现档案管理和办公室系统的对接，各个部门要配合档案部门将档案资源上传到平台中，以信息管理平台为载体快速完成档案资源的收集工作；其次，在档案资源真实性核实中，也可利用信息管理平台，按照档案资源审核、签发人签发、内容修改、盖章、归档等流程，保证档案内容真实可靠，做好数字档案的归档工作；最后，根据档案资源的类型进行分类保管，在分类保管中，要做好不同形式档案的储存工作。例如，文字档案、音像档案、视频档案等，为档案查阅提供便捷[4]。

5．构建检索系统

档案资源的价值在于利用，以往的纸质档案在查阅方面较为繁琐，需要消耗大量的时间，在数字化管理模式下，事业单位要构建科学、高效的检索系统，为使用者提供便捷，加速档案利用效率和共享程度。首先，基于信息化平台下，检索系统要具有较强的实用性，用户可利用各种方式完成档案查阅。例如，输入关键字即可调阅档案资源，为使用者提供便捷。其次，对检索系统的访问权限进行设计，尤其对于外部网络访问，要引进新型的身份验证技术，避免数字档案库遭受黑客攻击。最后，各个事业单位之间可构建数字档案共享机制，以数字化平台为支撑，加速各种档案资源的检索与共享[5]。

6．强化服务意识

档案的价值在于利用，尤其事业单位档案资源，其中蕴含大量珍稀数据和信息，具有较强的应用价值，因此，管理人员要树立正确的服务意识，切实体现档案价值。首先，转变以往忽视利用、重视保管的固化思维，积极挖掘档案中的数据信息，为单位制定各项决策提供参考和依据，在平时注重管理创新，引入云计算、大数据等技术。其次，提升数字档案的共享程度，实现跨时空、跨地域档案查阅，使用者不需要亲自来到档案室即可完成资源获取，为使用者提供便捷。最后，对档案管理流程进行优化和改进，保证档案内容的可靠性和真实性，进而提升服务质量[6]。

7．注重安全管理

数字化管理以信息技术、数字技术和网络技术作为支撑，事业单位作为我国重要的服务性机构，其产生的部分档案资源具有一定的保密性，关系到单位发展和社会安全，基于数字化管理的特点，事业单位要做好安全管理工作，避免档案资源在保管中被盗取或者丢失、损坏。首先，制定科学的保密制度和安全体系，对所有档案资源进行保密分级，并且设置管理员的权限，对于具有较强保密性的档案文件，要做好安全管理和备份工作，不同等级的档案资源，采取相对应的保密级别和方式[7]。其次，档案室内的所有计算机都要安装杀毒软件，选择市面上较为流行、杀毒效果显著的杀毒软件，定期更新软件和病毒查杀，避免病毒入侵到计算机中，导致档案资源受损。最后，灵活采用安全防护技术，例如，生物识别技术、防火墙技术、密匙技术等，通过生物识别技术对管理权限进行科学分配，避免出现由于人为原因导致档案丢失的情况，在档案资源利用中，可使用密匙技术提升文件传输的安全性，防止文件信息泄露或者被盗取[8]。