档案管理模式下的新型方法在医院档案管理中的应用发展

陈 萌 单 梦

（高密市人民医院，山东 高密 261500）

在医院的运行工程中，档案记录是医院发展的依据，医院档案类别中包括了医疗档案，科研档案，财务档案，医院建设档案，等等，也是医院管理决策的重要参考。随着我国各类医疗机构管理方式的转变，也逐步将纸质档案转变为电子档案[1]。医院档案对医院的运行有着重要影响，我们必须加强医院档案的管理模式，提升档案管理效率。故而将本院的档案管理情况进行调研，在其中随机抽取500份患者档案，诊疗时间范围在2016年1月—2020年12月，以时间先后分组。现对调研结果汇报如下。

一、资料与方法

1．一般资料

将本院的档案管理情况进行调研，在其中随机抽取500份患者档案，诊疗时间范围在2016年1月—2020年12月，以时间先后分组。参与档案管理的医院人员共计20人，其中男5人，女15人，年纪在22—37岁之间，平均年龄为（29.2±3.3）岁。在调研期间无转岗情况，在2016年—2018年为常规档案管理，在2019—2020年则为新形势下的档案管理。随后，将开展详细说明。档案管理人员的个人能力能够达到基础标准，工作态度认真。

2．实验方法

对照组采用常规档案管理，主要是进行医院档案的核对、记录以及存档。

观察组则为新形势下的档案管理，首先，要重视医院档案的管理，对档案管理人员进行认知教育，提升服务意识，完善档案资料的收集。同时要建立电子档案管理库，在完善基础建设的过程中，加强人员培训。其次，要实现分散式的管理制度，对医院档案管理进行分门别类，强调档案归档、核对的重要性。要提升医院档案管理的信息化水平，建立档案数据库。在具体工作内容上汇报如下。

第一，加强档案管理意识，包括院领导和档案室的每一个员工以及各个科室的成员，按照档案管理制度进行档案的归档和记录。要引起全院职工的重视，同时做好档案管理和医院业务的统一规划。第二，加强档案管理的资金投入，实现现代化管理。随着档案工作的业务量增加，手工方案不切实际且落后于时代的步伐，由此我们要应用现代高科技手段，对档案进行电子化记录。同时在档案的借阅制度上、收集制度上需要进行革新，并建立医院办公自动化平台。要精简档案工作，减少不必要的重复，提升档案收集整理统计的整体效能，同时对于必要的纸质档案管理要加强祛湿和灭火设施的配备。第三，要做好档案的日常收集和归档。要明确各类材料的性质和移交部门[2]。同时建立健全档案管理制度，按照相关法律和医院实际情况明确工作要求，促使档案管理工作有章可循。同时医院也要加强对档案管理的监督检查。第四，加强档案人员的综合素质。包括对专业性的提升和内部业务培训，制定明确的培训计划，要求档案部、行政部进行业务培训，以及对计算机技术网络技术的统一学习。值得一提的是档案管理人员的自我学习，能够对档案管理工作进行总结，可开展必要的考核评估。第五，档案建立的目的是具有功能性的，这就要求档案信息的真实性、准确性，可按照档案的性质进行分类存放，从而在后期查阅提取中节约时间[3]。

3．评价标准

本次实验需要评估档案管理的总效益评分。此外，调研档案管理人员的综合能力，包括档案管理的执行力、认知力，通过院内自制量表完成整体评估。

4．统计学方法

应用SPSS 24.0统计软件对数据进行录入和分析。以[n/%]描述一般资料，并用x2检验；以均数±标准差评估档案管理的总效益评分以及档案管理人员的个人能力评估，并用两独立样本t检验。以P＜0.05为差异有统计学意义。

二、结果

从管理质量上看，观察组档案管理的总效益评分为（92.3±1.7）分，对照组为（83.4±2.2）分，对比具有统计学意义（P＜0.05）。

与此同时，医院档案管理人员的工作能力的提升，对管理方案的执行力良好，在个人能力考核中以观察组优于对照组，即分别为（93.3±1.9）分和（82.1±3.0）分，差异具有统计学意义（P＜0.05）。

三、讨论

随着医疗制度改革的深入，对医院档案管理也提出了更高的要求。在当下，档案管理模式，需要对存档技术、核对技术进行改革。在医院档案管理上，医院的数据产生量大，传统的档案管理模式已经无法满足实际需求，这也会影响到医院的整体运行效率，由此我们也引入了计算机技术，促使档案管理效率的进一步提升[4]。

在传统的档案管理中，首先，存在管理模式单一化的问题。多数情况下，档案工作按照传统的思维模式实施，看似循序渐进，但其实还有很多突发事件，特殊问题。特别是在很多细节问题上无法规避，工作量大，核对难度高[5]。且部分档案资料存在丢失、损坏，无法全面记录。其次，存在制度上的不完善。在调研过程中仍沿用原有的制度管理体系，处理问题无法调动管理人员的工作积极性，工作模式缺乏灵活性，在体制上也存在一些疏漏。与此同时，我们必须认识到管理人员专业水平的不足，在档案的处置过程中缺乏高水平高质量的管理。一方面是档案管理的概念和技术欠缺；另一方面是日常工作中缺乏团队合作。这都会降低档案管理的效率和质量[6]。

而观察组实施了新模式下的档案管理，我们要改善档案管理的模式。在医院档案的改革中，首先，要符合国家标准，并且能够有效地解决实际问题，要明确档案的类别，如医疗设备档案可以在医院引进设备和投放中进行记录，防止医院重复购置医疗设备或者出现闲置情况。在遇到设备运行突发问题时，也可以按照档案所记录的信息和资料及时进行更换，联系到维修人员。其次，档案管理工作制度必须得到完善，包括了医院规章制度以及部门行为规范，应当具有专业性，为医务人员提供更多的保障。要从多角度出发进行问题的探讨，灵活地处理档案管理中的问题，同时还要加强人员培训，提高管理者素质和认知，要注重团队建设[7]。

医院档案管理工作不仅要满足新医改的需求，还应该与医院的实际情况相匹配，要强化工作人员对档案管理的正确认知。要从多方面强化档案管理人员的工作效率，以满足医院需求，促使医院健康且持续的发展。此外，我们也调研了其他学者关于医院档案管理的研究。有学者提出做好医院的档案管理，不仅可以提升医院的自身发展，也对国家医疗事业发展有着不可估量的作用，我们需要迫切解决当下医院档案管理中的问题，走出困境[8]。

在本次调研中，我们也发现医院管理层对档案管理的意识相对薄弱，认为档案管理工作相对容易、轻松，是一项简单的工作，没有太高的技术性，在档案管理建设的资金上往往拨款较少。同时关于档案管理很难列入医院的中长期规划中，也很难在医院的工作总结会上对档案管理进行全面的分析。在长期的忽略下档案管理工作开展难度大[9]。特别是在当下，更多的档案管理要执行信息化，这就需要建设平台、设备的支持。在档案工作信息化中，其与医疗业务的发展仍存在很大的差异。在档案的收集利用开发上仍停留在手工层面，无法跟上现代化社会发展的步伐。同时也缺乏专业人员的指导。在档案的交接和收集上也缺乏及时性。特别是存在材料分散这一情况，没有进行统一管理，没有形成明确的材料目录，这些都为后续的查询造成了阻碍。档案管理制度的不健全，也导致很多工作无法落实，出现了档案流失的现象[10]。借阅收集归档方面，除了做好实名制记录外，还可以结合科室来进行档案的划分，并且对常借阅的档案加强保管。此外，通过电子档案信息化可以提取出的数据，如在医保金额赔偿的查阅中，可以进一步结合数字信息化方式得出准确结论，也减轻了统计工作压力。结合本次调研，观察组患者在档案管理的总效益评分以及档案管理人员的综合能力评估中，结果更优，组间对比差异显著。由此，可进一步说明，在实施新型办案管理下，能够提升档案管理工作效率和个人工作水平。

综上所述，采用新型档案管理模式有助于医院档案管理水平的提升，也增强了档案管理人员的工作技能水平，实现医院档案管理制度的优化调整，具有临床推广价值。