“互联网+”时代事业单位智慧档案建设

侯宁霞

（衡东县农业农村教育培训中心，湖南 衡阳 412400）

一、智慧档案建设的基本概述

1.含义

简单来说，“智慧档案建设”即依托互联网、大数据等新兴技术对现有的档案资料和档案管理模式进行整合，以革新档案管理服务模式并且提高各环节工作智能化程度的过程[1]。以事业单位为例，智慧档案建设能够将其内部的档案管理信息化改革引导向更高层次，进而提高这部分工作的服务质量。其关键在于对档案资料和其中潜藏的有价值的信息进行深层次的感知，进而借助于相应的技术和管理措施提高整体档案管理工作的智慧性和便捷性。其实纸质档案向电子档案的过渡只是档案管理改革的起点，今后应当通过智慧档案建设改革努力实现档案管理和宏观社会发展的有机融合，以引导事业单位履行好自己的服务职能，推动社会进步。

2.特点

首先，是“深度感知”的特点。“深度感知”其实是智慧档案建设改革中最值得关注的特点。它能够将事业单位内部积累下的有价值的信息用一种“拟人化”的方式呈现出来，进而引导我们了解其中的内容和价值内涵[2]。需要强调的是，这里所指的“深度感知”并不单指信息感知，也涵盖了相关档案资料的应用价值。在现代信息技术的辅助下，我们能够利用各个方面的先进技术勾勒出档案资料的应用价值，而这也将为事业单位内部的档案管理工作注入新内涵。

其次，是“无线联通”特点。智慧档案视角下，相关方面的档案资料能够在事业单位内部实现高效流通，之后能够为相关决策和管理制度的优化调整提供强有力的参考。从宏观角度来说，这方面的改革还消除了长久以来一直存在的“信息孤岛”问题，在事业单位内部实现了全方位互联互通。借助于预先编写的档案管理和查询系统，用户还能够利用手边的互联网终端查找到自己需要的档案资料，极大提高了档案管理工作的实际效率。

二、“互联网+”视角下事业单位建设智慧档案的具体策略

1.借助物联网技术实现智慧档案的深度感知

近几年，物联网技术已经进入了转型发展的新阶段，之后还诞生了很多功能各异的数据采集终端，所以可以利用物联网来实现智慧档案的深度感知功能。第一步，要借助物联网技术完成现有档案资料的标签化加工，要对档案资料的内容进行全方位覆盖并且从中提炼出有价值的信息。期间，要注意做好相关碎片化信息的整理工作，以引导管理人员全面了解档案资料中涉及的价值内涵，为后续的智慧互联打好基础并且提高对于档案资料的利用效率[3]。第二步，事业单位还可以借助无线射频技术对旧有的档案资料室进行加工改造，让其成为具有生命力的动态演播系统，进而让相关人员了解到档案资料的内涵。第三步，其实可以利用大数据技术来完成档案资料的收集整理工作，以确保能够实现对于有价值的档案资料的实时把控，提高档案资料的整合利用效率。

2.借助于大数据技术加强相关档案资料的资源整合

其实大数据技术涉及了数据采集、分析汇总以及安全管理等多个方面的内容，其庞大的数据量能够带给需求方多重选择，而且它具备的数据海量性、种类多样性以及处理效率高等特点也决定了它将成为相关工作创新改革的新方向。大数据技术在档案管理工作中的应用实践同样为这部分工作的优化改革注入了新动力。实际工作中，事业单位可以立足于各个业务部门对于档案资料的实际需求组建数据库，进而将与之需求相关的档案资料整合到数据库之中，以提高各岗位工作人员对于档案资料的开发利用效率。在组建数据库之余，还可以通过搭建线上查询平台的方式减少档案资料的管理和检索难度，提高管理效率。

3.借助于云计算技术实现对于档案资料的智慧管理

云计算是一种较为常用的分布式计算模式，其核心技术原理在于通过预先编写好的程序与网络云台将原有的计算过程划分成无数个细小的计算过程，之后再将多个服务器搭建在一起，便能够为用户完成特定的计算操作，不仅能够提高运算效率，而且可以节省运算成本。对事业单位而言，其实可以在智慧档案的建设改革中利用云计算技术实现对于档案资料的智慧化管理，进而强化档案管理工作的职能，推进事业单位的良性发展。具体来说，需要借助于云计算技术搭建网络化的档案管理平台，并且将事业单位的各项管理服务职能接入至平台内部[4]。待完成上述操作之后，单位内各部门的工作人员可以根据自己的需求对分布在管理平台中的档案资料进行检索，进而在短时间内获得自己需要的信息。因此，这方面的改革不仅能够提高档案管理效率，而且可以降低档案管理成本，对此应摆正认识。