乡镇档案管理从纸质到电子化的必要性分析

张勇

摘要：现如今，电子信息技术被逐渐应用到了乡镇档案管理当中，通过新的技术与管理方式来优化乡镇档案管理水平。本文系统地分析了乡鎮档案管理电子化的必要性，并探究了乡镇档案管理电子化的对策。

关键词：乡镇档案管理;纸质;电子化

档案对于乡镇党政工作具有十分重要的参考作用，所以，进一步优化乡镇档案管理工作是十分关键的。

一、乡镇档案的作用

档案管理在乡镇政府开展工作中起着关键的作用，它是一种不可或缺的工作，档案管理对前期工作的总结和存档，对以后工作的促进和弥补，对提升工作效率起着很重要的作用。乡镇档案既是为市、乡编制计划，总结经验，指导农村工作的重要基础，也是进行党的全面执政，有效解决农村民事纠纷问题的主要依据，此外，它还是乡村地区发展农业科研以及农村经济所必需的重要参考资料。乡镇档案由于涵盖范围广泛，内容较多，且存储地不是完全单独的一个归档库房，增加了纸质档案的管理和保护难度。但近年来随着电子信息技术的不断进步，也随之而产生了电子档案管理，使用电子信息技术对档案进行保护，这样更方便工作人员查找与整理档案。

二、我国乡镇档案管理中的存在的问题

我国乡镇的经济建设和文化发展离不开乡镇档案管理工作的支持，但由于在乡镇档案管理出现许多管理不完善的问题，难以对乡镇的经济发展提供完整的档案资料，造成一些不必要的损失，在乡镇档案管理中经常性出现的问题，首先党政领导对这项工作的忽视，没有能够及时安排专业的人员进行管理。其次在乡镇档案管理方面欠缺严格的措施和管理制度，致使乡镇档案在整理上出现不齐全的问题，造成档案的保存及管理工作得不到保障。还有档案管理硬件设备阻碍了档案的完整性，一些在技术的运用上不能跟上现代发展的步伐，致使出现有的档案受到不同程度的损坏，失去使用价值。最后，乡镇档案管理欠缺严格的管理制度的约束，工作人员的素质和管理技术欠缺，人员的流动性大，工作的交接不到位，重要的档案资料没有能够清楚、及时进行记录，随着时间的发展容易出现差错，最终导致乡镇档案管理出现的问题越来越多，给乡镇经济建设的发展不能够带来积极的影响。

三、乡镇档案管理电子化的必要性

国内经济的日益发达、社会信息化的不断进步以及工作人员的年轻化趋势，均给乡镇档案管理电子化创造了有利条件，通过科学应用电子信息技术，对有关资料加以保存，促进乡镇档案管理水平的进步。另外，对乡镇档案系统而言，无论拥有的资料总量还是资料类型在规模上都是比较巨大的，采用纸质存档的方式会占据较大的空间，并且纸张时间久了容易被氧化，导致资料受到不同程度的损害，同时当工作人员要查找相关资料时，又存在着检索难度大问题， 显然纸质档案管理方法已不再可行，大力发展和应用电子化的档案管理技术是十分必要的。

四、利用乡镇档案管理电子化的优点所在

近年来，互联网技术发展很快，逐渐应用于政府办公系统，提升政府办公现代化信息化的建设，特别是乡镇政府的档案管理也有以前的纸质档案管理向电子档案管理过度。电子档案管理就是利用互联网技术进行档案信息的录入微机，储存在电子信息设备中，在通过程序编制进行细致分类，将它完整地保存在网络系统中，能够使工作提高效率性。电子档案管理是现代信息技术的发展产物，也是乡镇档案管理越来越清晰、完整。

乡镇档案管理工作在乡镇的建设和发展中起着很大的作用，它能够清晰的反应乡镇一段时间以来工作的进展情况，及跟随时代发展脚步党政决策和部署情况的展现，为未来开展工作留下证据。所以，在开展档案管理的过程中也会出现一些问题，在使用电子化档案以来能够及时解决那些写纸质档案不能做到的问题，首先具有保存期限较长的特点，使用乡镇档案管理电子化可以长期保存档案实效性。正好能够弥补在纸张档案方面容易造成的损坏及各种受潮或有污渍情况的出现，导致档案管理信息资料造成具有的不完整性，甚至无法清晰的辨析，给工作造成一系列的麻烦。其次，电子档案在使用的过程中简单易操作，把所需要的资料信息通过文字输入管理系统，并能够使电子信息正确存储和有效保存，不容易造成的损坏及各种受潮或有污渍情况的出现。再就是乡镇电子化档案管理具有时效性，能够及时和方便地把档案信息的进行梳理、修正、查询、传送和信息共享功能。同时，在收集档案信息时可以更加及时和快捷，在查询档案资料时只有点击所要查询的内容和主题，就会轻易的找寻出来，可以节省大量工作时间，如有修改也可以轻而易举的完成，电子档案管理的便利性给乡镇档案管理工作提供了工作的优越性。

二、乡镇档案管理电子化的对策

（一）完善电子化档案管理系统

在建设乡镇档案电子化管理过程中，应该科学合理地集中管理与分类乡镇档案，使档案管理具备严谨性、科学性等特点，完善电子化档案管理系统，以此提升乡镇档案管理工作的效率，同时针对实际情况，按照文档密级设定文档存取和检索的权限，为乡镇的档案管理进行了一定的安全保护，促进乡镇经济水平的发展与提升。

在对电子化档案系统进行建立的过程中，必须运用当前发达的信息化技术手段，逐步构建起电子化档案检索平台，切实提升乡镇档案管理工作效率。另外，政府必须重视完善电子化档案管理系统的工作，定时地更新和维护系统，确保整个电子化管理系统的安全性。

（二）提升乡镇档案管理工作人员的综合素质

如果想让乡镇电子化档案管理工作高效开展，提升档案管理工作人员的综合素养是非常关键的，只有确保拥有大批的高素质档案管理工作人员，才可以从根本上提高建设乡镇档案管理工作电子化的大趋势。首先，应该针对管理人员进行适当的思想政治教育，让其意识到将乡镇档案管理工作电子化的实际意义， 从而调动其对电子化档案管理工作的积极性;其次，政府可针对地方实际情况，以高薪聘用部分专业性较强的人员，以提高电子化档案管理平台的构建质量，同时，依据具体情况，制定适合于乡镇档案电子化管理的工作规范，并反复地对整个过程加以研究，从而解决其中不合理的问题，优化乡镇经济的发展。有关单位也可以合理地进行团体活动，如知识竞赛，让工作人员能够通过活动提升自身的知识储备与工作能力，从而提升工作效率;最后，乡镇档案保存若要向电子化方向发展，还必须有大量的资金作保障，地方政府部门也必须意识到档案管理电子化的重要性以及必要性，并及时进行拨款，从而保证乡镇档案管理电子化建设过程中所需要的资金充足。

（三）乡镇档案管理机构的统一化

为了让乡镇档案管理由纸质更好地向电子化过渡，相关政府应该创建一个统一的机构对电子档案加以统一管理，即针对档案管理工作中的存在的各种情况，实行统一的管理，以便于对电子信息化技术发展实现总体上的信息共享， 以减轻各个部门所承担的工作压力，让电子化档案管理方式比较科学的适用性。

结束语：综上所述，随着国内信息化水平的不断提升，发展并应用电子化的乡镇档案管理是非常有必要的。在建设电子档案的过程中，有关单位首先要加强对乡镇档案管理工作人员的思想政治教育工作，让其充分意识到乡镇档案管理电子化的意义，此外，政府应建立统一的机构进行电子档案管理，实现电子信息技术的整体共享，以减轻乡镇各部门的工作负担，科学完善乡镇档案电子化管理工作，可以极大地促进乡镇经济发展。

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