新时期流动人员人事档案管理探讨

刘文沛

摘要：为确保我国人事档案管理工作能够紧跟时代发展步伐，与时俱进，本文首先分析了新时期流动人员人事档案管理工作的重要性，并在此基础上重点探讨了新时期流动人员人事档案管理存在的问题以及解决相关问题的对策，以从根本上提升流动人员人事档案管理工作效率及质量。

关键词：流动人员;人事档案管理;存在问题;对策

新时期流动人员人事档案管理工作的重要性

1.1保证人力资源配置的合理性

加强新时期流动人员人事档案管理工作，不仅可充分挖掘、运用人力资源，也可优化人力资源的配置，确保人力资源配置的合理性。如：让企事业单位拥有自主选择人才的权力、让人才拥有自主择业的权力。与此同时，还需确保人力资源进出渠道的畅通性，帮助流动人员扫清障碍问题，而用人单位则需与时俱进，适时调整用人制度。

1.2为用人单位人员任用提供指导

从用人单位的角度来看，充分利用流动人员的人事档案可帮助用人单位挑选合适的人才。加之，人事档案中详细记载着流动人员的工作经历及其工作表现，其可从侧面反映流动人员的工作能力，这些信息均能够为用人单位人员任用提供有效指导。

2.新时期流动人员人事档案管理存在的问题

2.1管理机构的保管条件参差不一

中组部、人社局等部门规定“跨地区流动人员的人事档案管理工作可由其单位所在地或者户籍所在地的人力服务机构或者公共就业机构来管理”。当前，流动人员的人事档案主要由各地的就业中心、人才中心及劳动服务中介机构等管理，尽管其均管理着一定量的流动人员的人事档案，但从当前的管理现状来看，一些管理機构拥有齐全的技防设施，管理也较为规范，但一些管理机构却因为其自身不重视流动人员档案管理工作或者经费不足等原因，而并未设立专门的档案库房、配置专业的管理人员，档案保管条件恶劣，档案管理制度也相对较为缺失，存在一定的安全隐患。

2.2缺乏有效的宣传手段

为有效确保人事档案管理工作效率及质量，做好人事档案宣传工作至关重要。但因为各地对于人事档案的重视程度不够，不重视流动人员人事档案的宣传，绝大多数流动人员都不了解人事档案管理工作，这样一来，不仅会降低人事档案管理部门的工作效率，同时也会大幅提升老百姓的办事成本。尽管部分地区在政府部门的权力运行网站上专门开设有人事档案专栏，专门为流动人员宣传人事档案相关政策、办事指南及档案查询等信息，但这种单一的宣传方式由于其受众范围受到限制，而无法有效保证宣传效果。

2.3零散材料的收集效率相对较低

流动人员的流动性相对较大，加之绝大多数工作单位或个人不重视人事档案管理工作，档案保管机构针对于材料的收集又缺乏有效手段，时常会出现档案材料缺失、材料无法及时归档等问题，这些问题的出现，都将会影响人事档案的完整性。如：某职员辞职离开原工作单位后，在其将档案转至新的工作单位的人才中心后，若人事档案的劳动合同、在职期间的业绩材料、职称评审等材料存在缺失问题，这样以来，新的工作单位将无法准确评定当事人的综合能力。

2.4管理团队专业化程度偏低

与国家档案馆相比，流动人员人事档案管理人员的工作能力与其存在较大差异。一些管理规范的单位还能配备专业的流动人员人事档案管理人员，而一些管理较差的单位通常则会安排其他工作人员兼职管理流动人员的人事档案。加之，现阶段我国严重缺乏档案管理、人力资源管理及计算机等专业人才，这一问题的存在将会严重影响流动人员人事档案管理队伍的建设。人事档案管理人员短缺而导致各管理机构的工作人员没有更多的时间去整理人事档案，只能保证日常管理工作的正常开展。

2.5信息化管理水平有限

为确保流动人员人事档案管理工作的效率及质量，则需有效应用信息化技术，当前部分地区已实现了人事档案内容的数字化管理，但一些基层单位因为信息化水平较低或者缺少专业的管理人员，多数仅仅是将存档人员的名字录入了电子表格，但仍有一些基层单位的档案管理依然停留在“装好袋子、锁好柜子”的纯手工时代，这样不仅会大幅降低档案管理效率，也会影响档案管理机构公共服务效率的提升。

3.解决流动人员人事档案管理问题的对策

3.1规范流动人员人事档案管理机构的管理行为

流动人员人事档案管理工作作为一项基础性的民生工作，各地均应重视流动人员人事档案管理工作，提升自身的认知能力，为有效改善流动人员人事档案保管条件，则应为管理机构投入一定的档案保管经费。而各管理机构则应不断完善流动人员人事档案管理制度，不得无理由拒收满足存放要求及按政策规定调转而来的流动人员的人事档案。与此同时，还需坚持《中华人民共和国档案法》所提出的“统一领导，分级管理”的原则，档案管理部门应加强流动人员人事档案管理工作，统一领导流动人员人事档案管理工作，改变流动人员人事档案边缘化问题，充分发挥自身的管理作用。

3.2充分利用新媒体宣传流动人员人事档案管理工作

随着我国网络技术以及信息化技术的快速发展，开展流动人员人事档案宣传工作的过程中“互联网+”技术得到了广泛应用。为了进一步提升人事档案管理效率，则应充分利用微博、微信、手机、网站、数字电视等新媒体平台宣传流动人员人事档案管理工作，大力宣传流动人员人事档案的作用及具体功能。

3.3确保流动人员人事档案材料收集归档渠道的畅通性

为有效确保流动人员人事档案材料信息的完整性，充分体现流动人员的综合素养，则应专门配置人事档案联络员，联络员应经常性与当地高校、人员流动频繁的归档单位或者存档量较大的管理机构联系，让其也配备专门的联络员，负责收集、审核应归档材料，以确保新材料能够及时归档。同时也可与行业协会、业务主管部门等共同探讨一些个性化内容的收集，如流动人员的诚信档案、业绩档案等。针对于所收集的零散材料，应加大材料审核、鉴别力度，对于尚未达到收集标准的材料，则应通知相关工作人员或者个人及时补送、补办相关手续，以确保收集材料的时效性、真实性。

3.4提升流动人员人事档案管理团队的专业化程度

流动人员人事档案管理机构均应加大流动人员人事档案管理团队的建设，实行持证上岗制度，招聘过程中，应选用业务能力强、职业素养较高的工作人员充实流动人员人事档案管理团队的力量。同时还应根据自身的实际情况，引进档案管理学、人力资源管理及信息资源管理等专业人才，定期组织其参加专业技术培训活动。其次，还应制定相应的管理制度，以约束流动人员人事档案管理人员的行为，提升其工作责任意识，以提升流动人员人事档案管理工作效率，与此同时还应从工作、生活等多个方面给予其关心，以充分调动工作人员的工作热情及工作积极性，稳定、壮大流动人员人事档案管理团队。

3.5加大流动人员人事档案信息化建设力度

各级流动人员人事档案管理机构在推进信息化建设工作的过程中，应结合自身的实际情况，开发管理软件、引进条形码管理技术等。为确保流动人员人事档案信息的安全性，还需根据工作需要，分阶段、选择性的开展数字化工作。为确保流动人员人事档案数字化技术的规范性，国家还应尽快制定相应规范标准，各地可集中资源、管理优势，构建统一的区域性流动人员人事档案服务平台，确保数据信息的完整性，实现信息共享，为流动人员人事档案管理服务水平的提升以及跨地区信息共享奠定坚实基础。

结束语

综上所述，各级流动人员人事档案管理机构应积极查找流动人员人事档案管理中存在的问题，针对于存在的问题，则应积极采取相应对策，以确保流动人员人事档案管理的科学化、规范化发展，从根本上提升流动人员人事档案管理效率及质量。

参考文献：

[1]李佩.新时期流动人员人事档案管理探析[J].档案管理，2020（10）：75-76.