高校人事档案数字化管理的实施策略与路径

王志丽

摘要：高校人事档案管理工作是高校档案管理工作的有机组成部分，它对高校人事工作的发展有着基础性的作用，随着信息化时代的到来，如何利用互联网技术提高高校人事档案数字化管理的有效性，成为每一个高校需要关注的问题。研究显示，用数字化管理的模式对高校人事档案工作进行管理，是提高管理效能的有效之举。

关键词：高校  人事档案  数字化管理

分类号：G647.24

一、高校人事档案管理数字化管理的重要意义

随着互联网的高速发展，高校人事档案数字化管理已经成为一种趋势，那么人事档案数字化管理的意义到底有哪些呢？第一，它是顺应当今社会需求的一种举措，它可以使得原本传统的人事档案工作动态化起来，动态化管理可以随着人事变动随时变动人事档案，将离职的人员归类，将新入职的人员档案录入到系统中，提高管理的精准性;第二，它可以满足高校人事档案工作多样化的要求，可以给服务对象提供多样化的服务信息，满足不同服务者的需求;第三，它可以适应高校人事档案工作系统化的需求，当代事档案工作无论是从资料的收集环节，还是从统计、处理环节，仅仅靠一个部门很难完成相应的工作，这就要求多部门合作，这种合作需要有数字化管理的支撑;第四，它还符合高校档案工作的发展规律以及发展方向，同时它能激发学校的人才优势，促进高校人事档案管理工作的发展，提高人事决策的科学性。

二、高校人事档案管理实施数字化的路径和策略

1.以服务为核心，重塑管理理念

在传统的人事档案管理中，很多管理人员缺乏服务理念，这导致人事档案工作难以发挥其作用和价值。为了提高服务理念，高校应该做以下几点：第一要以人为本，重新树立服务理念，在数字化管理过程中，要摒弃原先单一、静止、片面的认识，要从静止的管理转向动态管理，从单一部门管理转向多部门参与，对高校人事档案管理人员要一视同仁，扭转管理的片面性，充分发挥信息技术管理的优势。第二，数据库的建立是高校人事档案管理的核心，要注重档案的实时更新和发展，而不是等到人事变动时才被动地进行变更。要用全员化管理思维，提高服务效能，要明确数据库安全性和完整性之间的关系，同时还要看到数字化管理和纸质化管理两者各自的优势和缺点，努力协调两者良性发展，提高管理效能。

2.以高效为目标，加强团队管理

人事档案数字化管理的核心在于人，建立一支高效能专业的高校人事档案管理队伍，是高校做好数字化人事档案工作重要的工作举措，需要从以下几方面着手处理：第一高校要重视人事档案数字化管理人才队伍构建工作，原先很多高校人事档案从业人员专业素质有待提升，他们虽然接受过专业指导，但是他们原先的知识系统已经不能满足现代的需求了，这样就制约了高校人事档案数字化管理工作的发展，高校人事档案管理层在选择档案管理人员时，注重人员的专业能力和信息化能力，建立一支素质高专业能力过硬的高校档案管理队伍;第二要注重数字化专业人才队伍的选拨，数字化管理档案是档案管理的趋势，在原先高校档案管理队伍中，很多人员根本没有数字化管理的技能，难以支撑起人事档案数字化管理工作，因此应该给当下高校档案管理队伍中补充相应的人员;第三，建设人才队伍的梯队，提升队伍延续性，首先要考虑年龄的搭配，每一个适合的年龄阶层都应该有相应的人员储备，同时还要注意人才队伍兴趣爱好的搭配、内外向性格的搭配，这样才能更好的优化高校人事档案管理队伍，提升队伍的服务的能力。

3.以安全为基础建设数据库

建立数据库是高校人事档案工作的核心所在，建立安全数据库又是建立数据库的重点，或者说是建立数据库的原则。如何建立安全的数据库，首先要完善数据库功能开发，提高数据库抵御风险能力，要将数据库的功能开发到位，构建安全认证和安全体系，购买安全系数高的软件系统，这些都是提高数据库安全的有效举措;其次，要规范档案管理人员的管理工作，在现实中很多安全问题都是因为管理人员操作不当造成的，因此在提高管理安全性上，必须规范管理人员的管理行为，制定相应的工作流程和工作制度，进行相应的培训提高管理人员的管理效能和专业性，进而提升数字化管理的安全性能;最后要不断地更新和完善相关的软件系统，人事档案系统与人事信息化管理工作密不可分，无论是打印机、U盘或者是电脑的硬盘等等都是人事档案信息的分析处理存储的重要载体，提高这些软件系统的安全性，也就提升人事档案管理的安全性能也就提高了，高校应该投入大量的资金进行维护和优化，提升软件的性能，进而安全性。

4.以规范为方向理顺制度

制度是管理的核心要义，在规定设计制度时，要以人为本充分体现服务的理念和价值，制定现代人事档案信息化管理制度，让它指导现实的人事档案管理工作。在制定制度的过程中，要将服务的理念贯穿其中，加强顶层设计，让制度要凌驾于个人的权力之上，让管理由原先的人管人变为制度管人，这样可以提高制度管理的实效性，只有削弱控制功能，加强服务的功能，这样才能实现对人的宏观管理。同时要加强制度的实效性，根据日常工作管理的流程制定相应的制度体系，让人事档案数字化管理工作有章可循，有据可依。同时在制度过程中要细化制度分类，分别对档案的存储、档案的甄别、档案的保管、档案的转换等一些流程制定相应管理制度，严格把关高校人事档案管理工作中的各个流程，努力将高校人事数字化管理档案工作规范化、程序化、科学化。制度的建立要适应时代的发展，保证制度对当下人事档案信息管理工作的制度作用。

结束语：总之，高校人事档案管理工作是高校人事工作的重要环节，高校应该利用好数字化管理的模式，提升管理的效能。

参考文献

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