干部人事档案的保密性与知情权问题研究

2021-03-24郭旭

兰台内外 2021年4期

郭旭

摘要：干部人事档案既是档案工作的一个重要组成部分，也是组织人事工作的一项重要内容，具有特殊地位和重要作用，它是维护干部合法权益的重要凭证。我国的干部人事档案因其固有的管理体制和严格的保密制度，长期以来实行的是内向型、封闭性的管理模式，干部人事档案不向本人开放，当事人无法了解档案记载的内容，实际上是违背了公民的知情权。在以人为本的社会中，需要正确处理好保密性与知情权的关系，循序渐进地推进干部人事档案的公开工作，保证干部人事档案工作健康、有序的发展。

关键词：干部人事档案;保密性;知情权;问题研究

随着我国干部人事制度改革的不断深入和人才流动的日益频繁，传统的干部人事档案管理模式面临新的挑战。分析了干部人事档案的重要性和干部档案管理中存在的问题，从硬件建设、人员配备、健全制度、规范管理、推进信息化、提高利用率等方面提出了干部人事档案管理的对策。

一、干部人事档案的背景

干部人事档案管理是干部人事工作的重要组成部分。根据党的干部政策，干部人事档案属于干部培训、选拔、任用过程中形成的原始文件，文件的内容包含了个人资本资料、政治思想、品德、业务能力、工作业绩和工作成果。在社会主义市场经济条件下，记录和反映干部人才状况的干部人事档案发挥着更加重要的作用。加强干部人事档案管理，充分发挥干部档案的作用，是新时期干部组织工作的重要组成部分。目前的干部人事档案中，不允许本人查阅自己和直系亲属档案，这在一定程度上剥夺了干部的人事档案知情权。在现代的档案管理中，应该本着以人为本的原则，合理的改善人事档案管理中不符合现代档案管理制度的部分，不断加强人事档案管理的现代化建设，建立全国联网的人事档案信息公共服务平台。在目前的人事档案公共服務中，应该不断加强档案的保密性和知情权的相关建设，出台适用于全国的相关法律规定，不断完善人事档案的知情权和保密性，从制度和技术的层面多角度保障当事人的知情权，提高人事档案的可信度，加强人事档案的保密工作。目前，我国的人事档案管理制度仍然沿用了计划经济时代的管理制度，根据档案管理的规定，不允许本人查阅自己和直系亲属的档案，这种规定并不有利于保障当事人的档案知情权，而且在一定程度上造成了人事档案的不透明性，我国很多新闻报道中已经提出了这种制度的弊端。但是国家层面和社会层面还没有对人事档案的管理制度进行完善，随着社会人士民主和法律意识不断增强，如果不对这个规定进行改革和创新，可能会引发其他的社会矛盾。

1.从历史成因来看

我国的人事档案制度成型于延安时期，由于当时的社会政治环境比较复杂，为了考核我国的干部，政审成为人事档案制度最核心的内容。政审的浓重政治色彩赋予了人事档案至高无上的行政权力，一直到上个世纪80年代，仍然扮演了政治的角色，在政治运动中永远是斗争的利器。在我国的人事档案管理制度中，涉及到入党、调动、奖惩等所有的重要事项关系的人事档案的各个方面，每个环节都与人的知情权息息相关。现在很多对个人的鉴定和考评都是基于人事档案，而这些人事档案又属于是不公开的状态，所以构成了传统人事档案中最重要的一个特征——封闭性。在人事档案的管理中，随着市场经济不断完善，我国的个体应由单位人向社会人转变，在这个过程中，人事档案的工作岗位和档案之间的联系逐渐减弱。所以，由于人才的不断增加，人力资源的作用下，我国人事档案的政治属性减弱，在这种背景下，政治档案的属性更多体现为信息化，所以计划经济时代的人事档案管理制度应该不断创新，使得人事档案制度能够符合中国特色社会主义市场化经济建设的需要。

2.从维护人权的角度来看

我国目前人事档案的制度主要是对个人工作的考评，也包含了奖惩的信息。在这些人事档案的信息管理中，有很多关于个人和单位的内容，但是个人对这些信息档案中的内容是不能够看见的，而且也缺乏了异议权和申诉权，不能够保障单位领导对其比较客观的评价。特别是《中华人民共和国宪法》中规定了国家尊重和保障人权，标志着当事人对自己的人事档案信息具有知情权，而且也应该尊重当事人的保密性，增强人事档案的透明度，加强人事档案的公开，已经成为我国必然要经历的途径。因此，我们应该回归人事档案的实质，加强维护人权，赋予人们对人事档案的合理权利。

3.从现代人力资源管理的角度来看

现有的人事档案管理制度并不符合现代人力资源管理的现状，而且在现代的人事档案管理中，个人人事档案只是对个人保密。不管这种做法存在怎样的历史缘由，但都带有一定的官僚色彩，缺乏现代人力资源管理中以人为本的现状。而且对现代干部人事档案管理的政策方针，也没有很好的贯彻落实，人事档案管理缺乏一定的透明度和社会公信力，造成现在人事档案管理制度非常需要改革。只有保障以人为本来进行人事档案管理制度的改革，才能够让人事档案制度成为一个透明的个人社会公信平台，在人事档案管理制度的改革中，不断保障人们的合法权益，实现人力资源的优化配置，促进人才的合理就业，这样才能够实现国家和个人的双赢。从现在人事档案管理制度的内容出发，很多都是由本人在不同时期书写的信息。例如，个人履历、年度考核、职称评审等，这些对本人来说都不是公开的秘密，而且工资的资料更没有保密性，即便是面临处分材料也是本人了解的。人们应该保持客观的信息，对档案资料采取客观中立的态度，重新认识人事档案的机密性。从现在人事档案管理制度存在的问题来看，很多人事档案管理人员由于主观的判断失误，从而导致一些人事档案的数据出现偏差，甚至是错误的现象，而且这些人事档案的数据并不能被当事人知晓，只能够被动接受，造成个人信息数据错误，在面临办理退休或者就业的时候存在了很大的问题，造成了一些不符合客观事实的数据。当事人应该根据自己的最新记录，不断提高自己的信息真实性，合理地对人事档案管理制度实行动态管理，保证原始档案资料和最新的资料相符合。干部人事档案制度如果缺乏透明度，就会造成暗箱操作，为有心的人留下了漏洞，给当事人带来严重的损害。

二、当前干部人事档案管理中存在的主要问题

1.管理方法仍然以传统的手工操作为主，整个过程既繁琐又复杂

根据干部人事档案工作目标的管理要求，收集到的档案资料，应在一个月内存放在干部档案中，每两年限定归档一次。由于每年增加大量新材料，管理人员不断忙于材料的收集、包装、分拣、拆解、装卸和订购，以及大量简单、重复的劳动。档案管理方法陈旧过时，整个档案管理程序繁琐复杂，已不能适应信息时代对档案管理现代化的要求。

2.档案材料的格式没有标准化，内容不完整

随着竞争机制在社会发展和经济活动中的引入，人事档案在就业和职位晋升方面的资格证书越来越受到重视。这就要求人事档案中每种材料的来源和内容必须是真实和可靠的，必须经过精心鉴定和组织的仔细验证。然而，在实际人事档案管理及相关研究中，我们发现，近年来一些人填写简历时，年龄越小，服务年龄越早，学历越高。有些档案材料要么用纸不好，要么用圆珠笔写，内容模糊，书写形式不规范，不利于保存和使用。

3.缺乏有效的编辑和研究，无法为人才队伍的建设提供高效的信息服务

目前，地方干部人事档案一般由组织人事部门档案室管理，或者由专人存放在总档案室。大部分是纸质文件，管理团队人员较少，力量薄弱，疲于应付各种档案资料的收集、整理和装订。我们没有时间和精力来编制材料和计算机输入，也不能建立一个完整的人才库。因此，档案资料所反映的信息不能最大限度地利用。

三、加强干部人事档案管理，保障保密性与知情权

1.加强培训教育，提高档案管理意识

档案意识是指人们对档案工作的重视，重点应放在加强档案工作者的意识上。尤其中层领导和有关管理部门，缺乏对档案管理工作的正确认识，他们经常把材料存放在部门或个人手中。因此，要经常组织实际学习部门制定的有关法律法规，充分认识档案在干部管理中的地位和作用，认真理顺干部人事档案管理与人事管理组织的关系。人事档案管理队伍的政治、专业水平对提高人事管理水平，推进人事改革具有极其重要的作用。人事档案管理人员除了具有良好的党风、作风、品行等职业道德外，还必须具备一定的政治理论知识、现代管理知识、计算机操作技能、人事管理知识和档案业务知识。同时，要加强对专业管理人员的培训，要定期或者不定期组织有关培训研讨会，或者出去参观学习，不断提高干部人事档案现代化管理的需要。

2.更新观念，加强干部人事档案管理模式创新

干部作为社会的人才基地，人力资源十分丰富。通过干部人事档案，要从历史上全面了解干部，认识人民，做好工作，“选才兴才”，充分发挥干部人才的作用，提高干部人才的利用率，为经济发展做出应有的贡献。要抓好干部人事档案的基本工作，确保人事档案的完整、真实、准确、完整。

3.实施信息管理，提高人才利用水平

档案管理部门要负责掌握和提供信息，改变管理方法，采用现代方法，使用计算机、复印机、扫描仪、摄像机和人事档案管理软件，采用科学的方法和技术，收集、整理、识别、绑定、保存和使用管理人员档案。根据建设实验室的需要，积极开展档案研究开发工作，建立全面、信息化的干部人事档案数据库系统，为人才队伍建设、人员交流、人才利用提供准确资料，促进人才合理流动。

4.建立干部人事档案信息网络管理系统

为了充分共享信息，提高劳动效率和工作质量，应在局域网内建立档案信息网络化管理系统，通过网络共享信息，提供最先进的第一手信息。关键是要解决管理权限和使用权问题，通过确认身份和验证密码来提供所需的信息。此外，必须解决信任问题。只有不断创新管理理念、管理流程和管理工具，才能充分发挥干部人事档案的应有作用。

首先，要建立起干部信息数据库，包括文字信息数据库和多媒体信息数据库，这是整个信息系统的源泉。数据库的内容要丰富，要涵盖干部各方面的综合信息，以提供更大范围内的应用。多媒体数据库是难点，图像和视频数据有着容量大、不易管理、调用速度慢等特性，如果简单的以文件方式存放，满足不了数据量日益增多时的调用、管理、更新、存储等方面的需要。从长远看，必须采用先进的分布式多媒体数据库，以保证多媒体数据的应用。要使干部多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。照片要采用高清晰度的扫描仪录入计算机，音频和视频可以采用先进的数字杜比和DVD技术，在提供更逼真的声音和更清晰的影像的同时，也能保证在较长时间内的适应性。

其次，利用全国通用的人事档案信息网络，加强对人事档案管理系统的科技投入，逐步成立成互联网的人事档案信息公共服务平台，逐步实现人事档案信息资源全国共享，这是有效保障当事人档案知情权的重要措施。相关工作人员和职能部门要对干部人事档案管理的法律、政策进行认真研究，再结合信息资料严格保密的情况下，根据数据库的使用原则，对一些重点的信息进行加密，满足不同权限的单位和个人使用。而且要在人事档案信息的共享中建立一定的保密原则，与现在的科技技术结合，严格防止网络黑客，对于一些不宜公开的部分不能随意公开。

5.加强干部人事档案信息的立法保障

对于目前干部人事档案信息的不透明性，一定程度上违背了公民的知情权利。由于相关法律制度的不健全，当务之急是要尽快出台一部适用于全国的专门法，有效保障干部人事档案的知情权、保密权。在法律的制度中规定相应法律责任，明确相关责任权限，作为发生纠纷时的客观依据。

四、结束语

综上所述，我们要在干部人事档案管理法律的调整中逐渐转变传统的思想观念和行为方式，坚持以人为本的方针，从当事人的角度出发，思考人事档案管理法则的建立，加快档案信息化法律建设，保障公民的知情权，从而促进人事档案管理的发展。

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