基于信息化时代下高职院校学生档案管理工作研究

2021-03-24龚李静

兰台内外 2021年4期

龚李静

摘要：高职院校学生档案管理是高职学生管理工作的重要一环。本文旨在结合高职院校的发展特点，通过分析信息时代背景下各项因素对学生档案管理工作所产生影响，着力构建完善的学生档案信息管理机制，助推高职院校档案管理工作的规范化、系统化、信息化。

关键词：学生档案;信息化管理;高职

在新时代背景下，高职院校为了提高自身的管理能力，突出信息技术优势，通过开展有效的创新档案工作，完善制度，保证各项工作的稳步落实，规范信息化下高职院校学生档案管理的方法。在学生档案管理中，受到以往管理理念、管理方法滞后等问题的限制，学生档案管理工作仍然采用纸质化的档案管理方法，这种档案管理模式的工作量大，而且信息录入不及时，降低学生档案管理及信息资源的获取效率。结合上述问题，在信息时代下的高职院校学生的档案管理过程中，从业工作者需要充分意识采用信息化对档案进行管理是有优势的，落实有效的管理方案，实现资源共享的目的，节约成本，实现创新管理工作，为高校学生档案管理工作创新提供充分支持。

一、学生档案管理及信息化管理的价值

1.学生档案管理

对于学生档案管理而言，主要是指学生在学校生活中，对学生在校经历、学习状况以及德育能力等信息的真实记录。结合高职院校学生档案的特点，在实际管理中存在着周期性、广泛性以及综合性、分散性的特点。

2.信息化的管理价值

高校学生档案的管理过程中，对管理系统进行细致的设计，其核心价值体现在以下方面：

第一，在网络信息技术发展的背景下，信息资源作为各个行业中的主要战略资源，可以充分提高各项工作的管理效率。在档案信息化构建时需要与学校档案工作特点相结合，收集资源、整理资料，通过信息技术和计算机的网络技术，提升数据的传输率，做好科学、合理的配置使用，突出数字化的优点。

第二，分析高职院校的学生档案管理工作，在实际资源整合及内容查询中，通过网络信息技术的融合，可以改变以往单一性的档案管理方法，提升档案信息管理价值。和网络信息技术特点相结合，在工作中使用信息技术，对档案管理工作做好全新的定位，展现学生檔案资源管理的有效率，提升档案管理的实施价值，为学生档案信息化管理打下扎实的基础。

二、学生档案信息化管理中的机遇及挑战

1.机遇

一是对信息技术开展有效分析，为学生提供更好的档案管理服务，需要注意以下几点：

（1）以学生档案管理特点为基础，使用创新管理法，把信息化融入档案资源管理，有效提升数据获取率，满足学校对学生档案管理的要求。

（2）针对工作者，在实际工作过程中，通过信息化的运用，充分有效采集技术，做好数据检验等，可以有效减少工作人员的档案工作量，节约时间成本，确保档案资源在处理时是规范、合理的。

二是对学生的档案进行信息化的管理工作分析，通过各项管理方案的创新，可以将资源共享作为重点，节约学生信息的查询及获取时间，实现高职院校管理工作的创新目的。比如，在高职院校学生档案的信息化管理中，通过网络信息数据系统的构建，管理者按照系统指导，会提高电子档案数据的管理效率，有效降低学生档案管理的成本支出，展现档案管理工作的高效性。

2.挑战

高职院校学生档案中，信息技术对档案管理带来一定挑战。第一，在信息技术使用中，为了保证学生档案管理的规范性，通常需要将以往的纸质档案转化为虚拟的电子档案，这种背景下，档案管理者需要具备专业的信息技术，为档案管理者的职能转化增加难度;第二，由于网络信息技术与纸质档案管理呈现出分离的状态，高职院校在学生档案管理中，为了提高不同档案资源的管理效率，应该落实双重管理制度，这种现象在一定程度上增加了档案管理难度;第三，结合网络信息技术的特点，档案管理工作主要由学生工作办公室执行，并在辅导员协助的同时落实各项工作，在这种档案资源管理中，虽然可以保证档案资源的科学保存，但是受到不同工作者工作职能的限制，让归档难度不断增加。故在信息技术不断发展的时代下，创新管理方式一定要融入学生档案的特点，实现信息技术的融入价值。因此，在高职院校发展中，需要将学生档案管理作为重点，针对学生档案的特点、档案管理的需求等，完善管理制度，突出工作的科学与规范。

三、分析高职院校在信息化时代下学生档案管理遇到的问题

1.薄弱的信息意识

高职学生的档案管理过程中，有的管理人员未能意识到档案管理是十分重要的，同时受到信息档案资源投入不足以及资金匮乏的限制，造成档案管理过于形式化，减少档案管理效果。对于一些管理人员而言，在具体的工作实践中，由于受到管理制度的约束，导致信息化档案方法流于形式，认为学生档案管理工作相对简单，只需要对学生档案进行妥善保管即可，只提供相关的查询服务，导致档案管理工作缺少信息化，降低学生档案信息的使用价值。因此，在网络信息技术发展中，为实现信息化技术与学生档案管理工作的融合，在档案管理工作创新中，院校管理者需要认识到档案管理的重要性，细化信息化的学生档案管理工作，实现学生档案信息化管理的目的。

2.学生档案管理模式缺少科学性

首先，在以往的高职院校学生档案管理中，主要采用纸质化的档案管理模式，这种管理模式无法实现对档案的快速调阅，影响信息资源的共享性，而且，在这种因素的影响下，减少档案获得率，未能满足高职院校的管理创新。其次，在学生档案管理工作时，数据库不专业，导致各项数据的查询及获取相对有限，无法发挥档案管理工作的价值。

3.管理队伍专业能力不足

高职院校信息化档案管理过程中，把信息技术和学生的档案管理工作相结合，可以有效提升学生信息收录的效率，通过信息查询、调阅等等，提升档案使用率，满足高职院校对于人员的管理。但是在具体的工作实践中，受到专业队伍素质不足的影响，虽然部分档案管理者认识到信息化技术融入的重要性，但是受到工作内容以及工作职能的限制，部分档案管理者没有及时提高自身的专业水平，人员配置不充分，管理者在工作时遇到较大的阻碍。在管理工作过程中，造成档案管理团队以及专业的素养不充分，对于档案管理信息化发展有一定影响。

四、信息化时代下高职院校学生档案管理工作的创新策略

1.增强档案管理者的信息化意识

高职院校的管理过程中，需要重视学生档案的管理工作。在学生的档案管理过程中，其质量关系着院校发展，因为档案需要记录学生的信息，同时把学生的情况、能力向社会展示。因此，在信息化时代背景下，为了创新档案管理内容应该做到：第一，院校管理者需要结合时代的发展，积极加快档案信息化建设，并在最大限度上发挥高职院校档案管理的优势，提高学生档案信息的管理效率。在网络信息技术发展中，为实现信息化技术与学生档案管理工作的融合，在档案管理工作创新中，院校管理者需要认识到档案管理的重要性，结合以往学生档案管理中存在的问题，细化信息化的学生档案管理工作。第二，创新档案的信息化服务观念。在信息时代发展背景下，高职院校为了满足自身的发展需求，会通过扩大招生、扩大规模等方法，提高院校的核心竞争力，这种理念下为实现院校的规范发展，应该将学生档案管理作为重点，并及时避免档案管理中存在的限制因素，展现学生档案管理的资源共享优势，并实现高职院校学生档案管理的优势。第三，保证信息档案管理的安全性。根据高职院校学生档案管理的特点，为了更好的实现信息化技术的使用目的，在档案管理中，需要落实安全监督机制，避免网络病毒对学生档案管理造成的影响，提高信息化学生档案管理的效率。

2.构建科学化的档案管理模式

与高职院校管理工作特点有机结合，提升学生的档案管理规范性，通过科学化档案管理要做到以下几点：

第一，明确学生档案管理人员的职责制度。在学校发展过程中需要实现学生档案管理的规范性、科学化，提升管理者对于工作的认知，同时把档案工作划至到学校管理工作中，突出管理工作的规范性。在具体工作过程中要根据档案内容、特点，构建合理化档案以及层次化的管理规范，实现学生的档案工作的全面发展。在档案管理创新过程中，信息技术是管理者的重点，通过完善并执行规范的管理制度，确保各工作的稳定开展。第二，学生档案管理需要不断完善、落实。通过高职院校学生的管理工作，在制度落实中需要遵循以下内容：首先，通过信息化技术的运用，规范档案管理工作的基本内容，并按照纸质档案、音频档案以及文档档案的类型，细化档案信息的归档方案，保证各个资源的科学分类，提高学生档案资源的处理效率;其次，针对学生信息的不同特点，需要结合计算机技术，建立学生档案目录数据库，通过各项信息资源以及档案资源的科学管理，保证学生档案信息有效归类，实现学生档案信息化的管理目的;再次，相关管理部门需要根据档案工作的特点，细化资源的共享及查询机制，加强对文档的归类处理，有效提高学生档案资源的使用效率。最后，电子档案及文档资源一体化整合。与电子档案管理有机结合在一起，在资源管理过程中，把信息技术及文档的一体化管理作为中心，将计算机作为基础，并通过学生档案信息资源的网络化处理，充分满足学生档案资源的一体化管理需求。如在学生档案一体化建设中，需要结合网络信息技术的优势，对学生的档案进行归档处理，整个过程中，应该有专业的人员进行监督，实现档案管理的规范性。

3.强化档案人员的综合素养

在档案管理工作的创新过程中，档案管理人员需要根据时代变化不断发展，把学生档案管理工作服务创新作为重点，明确工作的规范、标准、信息化。

第一，提升学生档案管理人员的素养。在学生档案管理中，其内容关系到学生的隐私，也就是说档案内容存在着保密性的特点，档案管理者应该认识到这一方面，在日常的工作中学习相关的政治知识，以增强自身的政治素养，实现自身职能的展现，从而为学生档案管理新的规范进行奠定基础。第二，增强档案人员的业务素养。结合高职院校学生档案管理工作的特点，在档案管理人员业务素养提升中，需要认真学习档案文化、档案管理理论以及档案科技知识等，通过各类档案的合理分类、科学管理，逐渐形成系统化的档案管理理论，以便全面提高档案管理的专业性。第三，学习信息化的档案管理知识。信息技术快速发展，高职学生在档案管理中，工作人员需要意识到信息技术的优势，与工作需求相结合，优化单一的档案管理方法。比如，在档案管理人员专业素养提升中，院校需要定期构建专业人才的培训方案，通过档案管理内容、计算机技术以及专家讲座等活动的构建，加强管理者对档案信息化的管理重视，并逐渐提高自身的专业性。第四，强调档案管理人员的服务素养。在学校档案管理人员中提高素养，强化服务意识是极为重要的。档案管理者可以通过学生信息的收集及汇总，确保存档是规范的，同时优化查询手续，提高学生档案资源的管理效率。

五、结束语

总而言之，在网络信息技术发展中，为实现信息化技术与学生档案管理工作的融合，在档案管理工作创新中，院校管理者需要认识到档案管理的重要性，并结合以往学生档案管理中存在的问题，细化信息化的学生档案管理工作，展现信息化学生档案管理的优势。对于专业的档案管理人员，需要在信息时代背景下发挥自身的职能，通过学习信息化档案管理内容、方法，提升对各数据信息管理效率，推进档案管理工作的有效发展。

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