文书档案数字化归档管理的有效策略

张德旭

摘要：随着大数据技术的不断发展，为我国的文书档案数字化管理工作提供了有效的技术保障。但是我國目前的文书档案管理仍然存在着诸多问题，对于信息化技术的应用仍然存在于表面层次，不能够有效地发挥出数字化技术对于当前文书档案管理工作的有效性。基于此，本文结合当前文书档案数字化归档管理所存在的问题展开分析，并提出有效的解决措施，为业内人士提供参考。

关键词：文书;档案数字化;归档管理

1.数字化归档管理面临的困难

目前，我国的文书档案归档管理相关工作具有较强的复杂性，涉及非常多的理论以及复杂的技术性问题，如果处理不恰当则会影响到整体文书档案的管理效果，并且还会进一步阻碍数字化档案的共享工作开展。

首先，我国当前的文书档案形势日益多元化，由于没有形成固定的规范以及标准，我国的文书档案数量不断增多，类型也非常复杂，在整理的过程中流程较多。由于没有形成完全规范的标准以及体系，难以对文书档案进行有效的分类，所以当前数字化档案的发展受到了一定的阻碍。

其次，我国当前的文书档案数字化归档能力需要进一步的提升。如今信息技术的发展使得各个行业都开始逐渐运用数字化技术开展工作。对于文书档案的管理工作也是如此采用数字信息化技术，对于纸质的档案经过处理，转化为数字信息，进而对数字信息进行有效的保存。但目前我国的电子档案资源仍然不够丰富，纸质版档案的转化率不高。这使得我国的数字化档案系统建设仍然处于初步发展的水平，我国很多档案管理人员对于数字化技术的掌握水平不足，加之使用能力有限，所以不能够为文书档案管理工作的数字化进程提供有效的帮助。

最后，我国当前的文书档案信息安全工作非常复杂。目前，我国很多的档案管理人员仍然处于数字化技术的初期掌握阶段。并且对于信息安全的重视程度不高，所以在开展文书档案的数字化建设过程中，由于资源在传输的时候将会产生大量的信息，而这些信息应该进行严格的保密。否则将会导致大量的资源外泄，信息安全将会面临严重的挑战。

2.数字化归档管理的有效策略

2.1统一数字化建设的标准规范

构建统一的数字化建设的标准规范，包含了对于文书档案，数字化整理的范围、资源加工、规范管理标准，安全管理等内容。做好规范化的体系建设是推动我国文书档案数字化进程的重要手段之一。在具体落实的过程中，必须严格遵守国家的相关规定以及标准，对于当地的文书资源特点进行分析，构建符合实际情况的数字化文书档案管理平台。此外，为了能够更进一步的推动文书档案的数字化进程，需要有效地做好相关配套规章制度的落实。只有在此基础上，才能更好地保障我国的信息安全，做好统一的管理工作也能够促进跨区域的文书档案资源有效共享，为我国的文书档案归档工作提供良好的助益。

2.2加强文书档案归档管理能力

信息化技术的进步对于文书的归档工作提出了更高的要求，在未来，开展相关工作时，不仅需要具备良好的素质能力，也需要提高自身的技术能力。这有助于改变我国当前文书归档工作的现状。必须要进一步培养一批熟悉档案数字化处理的工作人员，更好地提高管理队伍的水平以及能力。为了能够适应当前文书档案数字化管理的相关要求，需要进一步提高管理人员的信息化素质，不仅要熟悉的掌握专业知识，还需要进一步了解管理档案的软件数据库等方面的相关知识。单位要提高管理队伍的素质教育培训力度，定期开展相关的培训活动，了解更多先进的文书归档方式。想要进一步提高我国当前文书档案的资源管理能力，必须要加强数字化信息平台的建设。同时，要有效整理专业人才队伍，改变我国当前文书档案整理工作的被动性。真正地将数字化资源转化为我国当前文书档案的管理实招。实现我国文书档案管理的安全保护，提高资源信息的安全存储，借助数字化技术，为我国的文书档案工作提供“加速度”。

2.3数字化技术优化归档流程

现如今，我国必须进一步提高文书档案信息化管理系统的建设。当地政府需要进一步加大资金以及人力资源的投入力度，构建完善的管理系统体系。为文书档案的归档工作提供必要的技术支持以及物质支持。根据不同的文书档案密级配置不同的资源环境，要进一步广泛运用数字化管理技术覆盖所有的文书文件。有效地利用信息化技术从，文书档案的资源生成目录建设等等一系列的程序，做到信息化技术的全覆盖。要有效的利用信息化技术，做好文书档案的安全管理工作，切实保障我国文书档案的安全性。进一步优化当前文书档案的归档流程，精简程序的基础上，保障文书档案的有效处理，使文书档案归档工作在信息化技术的帮助下搭上“直通车”。

2.4提升文书档案信息安全水平

文书档案涉及了我国的信息机密，因此必须要做好安全管理工作。尤其是在数字资源的搜集和存储方面，应当做好全过程的安全检测，避免出现信息泄漏的情况。根据我国当前文书方案的分类，借助先进的信息化技术对文书档案有效的整理，对于设计国家安全的关键性信息，应当进行利用限制。此外，应当严格的规划时间点范围和密级。尤其是要考虑到不同的需要，对不同级别的用户设计权限，同时安装保密软件，采取高效的防护措施进行文档信息的安全防护。

3.结束语

随着信息技术的发展，我国的文书档案管理要求也在逐步提高，为了能够更进一步的充分应用信息化技术，对于我国当前文书档案工作水平提高的有效性，必须使档案管理部门进一步提高数字化建设的重视性，积极投入充足的人力及物力构建良好的数字化管理平台。此外，需要进一步提高专业人才队伍素质水平，实现对文书档案的全过程管理，打造高水平的管理人才，此外，还需要进一步做好文书档案的信息安全管理工作，有效避免文书档案资源的泄漏，为我国打造信息安全大国提供良好的基础。

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