应用型本科院校教学档案利用服务研究——以贵州省为例

韦云花 胡丽娟

《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020）》指出， “ 牢固确立人才培养在高校工作中的中心地位 ” ， “ 把促进人的全面发展、适应社会需要作为衡量教育质量的根本标准 ” 。由此可看出，人才培养处于大学的核心位置，大学教育的根本目的在于培养全面发展、适应社会需求的人才。应用型本科院校也不例外，需要思考如何培养理想应用型人才问题。教学档案是教学单位在教学管理过程中形成的原始材料，是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要支撑材料，在提高与增强应用型本科院校的日常管理、经验交流、水平能力等方面发挥着十分重要的作用[1]48。而这种种的教学档案价值，都需要通过教学档案利用服务来实现。反观现实，应用型本科院校教学档案利用服务现状不容乐观，虽然取得一些成绩，但还存在很多的问题。通过对贵州省11 所应用型本科院校进行调研，找出应用型本科院校教学档案存在的主要问题，并根据调研的实际情况提出相应的策略，为提高应用型本科院校教学档案服务质量提供指导和参考，从而有效地发挥教学档案价值[2]23。

一、应用型本科院校教学档案利用服务现状

1.应用型本科院校教学档案利用服务取得的成就。应用型本科院校是由几个地方院校合并升格发展而来，在教学档案上已有一定的基础，主要表现如下：一是教学档案整理基础有所加强。应用型本科院校在升本前，由于历史原因，档案整理基础较差，有的甚至没有经过规范的整理，这给教学档案的查阅利用带来了极大的不便。合并升本后，各院校都对原有的教学档案进行了规范的整理，为后续的教学档案利用服务提供了基础。二是制定了教学档案利用基本制度。要确保教学档案能够提供利用，制度必不可少。通过调研，绝大多数应用型本科院校都规定了教学档案归档范围和保管期限，制定了教学档案利用制度等。教学档案基本制度的确立有效确保了教学档案利用的相对规范，如明确的归档范围能有效确保教学档案常规收集，利用制度的建立使教学档案利用流程的审批有据可依，促进教学档案利用服务工作的开展。三是教学档案信息化意识有所增强。目前，绝大部分应用型本科院校已经购买了档案管理软件，由于经费原因，虽然大多数购买的是单机版档案管理软件，但在大数据背景下，应用型本科院校也积极抓住机遇，推动教学档案数字化。目前，应用型本科院校虽然还未实现全文检索，但都已经在为数字化扫描工作作准备，将数字化工作纳入年度档案工作计划，将数字化经费纳入档案年度工作经费预算。

2.应用型本科院校教学档案利用服务存在的问题。

（1）教学档案馆藏资源不丰富。档案资源是开展档案利用服务工作的前提条件，是最基本的保障,同样教学档案也是如此。应用型本科院校在收集教学档案时，除了以国家档案规定为导向外，还应包括一些特色教学档案资源，如学生活动剪影、一些重大活动的材料等。但根据图1 来看，贵州省应用型本科院校中72.2%的院校只收藏了部分教学档案，馆藏中的教学档案还不够丰富、全面。而教学档案的馆藏量与教学档案利用是息息相关的，尤其是教学档案，是学校教学的重要组成部分，教学档案是否能够发挥作用，与其馆藏量有着密切的联系[3]209。若是教学档案的数量较少，用户就不能从中获取自己想要的信息。

图1 教学档案收集是否齐全

但由于学校的教学方式多种多样，灵活性较强，相关制度不够完善等因素影响，教学档案的收集存在一定难度。特别是转型为应用型本科院校后，学校的规模明显扩大，教学档案收集工作也更加困难，使得一些应用型本科院校的教学档案馆藏量不足、不丰富。其次，教学档案资源的丰富不仅包括纸质资源，还应有丰富的数字资源。在这个快速发展的大数据时代，如果想要充分利用档案，就应该完善档案的数字化资源，从而提高教学档案利用的效率，但根据图2 来看，贵州省11所应用型本科院校档案数字化进程缓慢，只有18.2%的应用型本科院校开启档案数字化并完成档案的扫描工作，34.4%的应用型本科院校虽开展档案数字化，但还没开展扫描工作。教学档案信息输出能力远远不能满足用户对教学档案信息的需求，从而不能更好地发挥教学档案的作用。在这样的情况下，应用型本科院校教学档案的利用服务效果并不是很理想。

图2 是否开展档案数字化

（2）档案信息资源的加工程度较低。82%的贵州省应用型本科院校还未开展档案的编研工作，一些已开展编研的还没编研出实际成果，教学档案信息加工程度较低。而教学档案编研程度是影响教学档案利用率的原因之一。随着时代的发展，教学档案利用服务工作引起越来越多用户关注，人们对教学档案资源的编研工作提出更高的要求，要求档案部门不仅提供原始的教学档案，还应该编研出更完善的教学档案成果。但是在实际工作中，由于很多原因，导致档案工作人员对教学档案资源进行加工的水平不高。一是应用型本科院校档案工作人员的数量不足。贵州省应用型本科院校档案机构人员大多数在1—3 人之间，且兼职档案工作人员变动比较频繁，档案工作人员大部分时间在做档案整理、查阅和归档等基础工作，没有时间开展教学档案编研工作。二是档案工作人员信息开发意识不强，还未开展教学档案编研工作。三是档案工作人员的编研能力不足。根据调研，大部分档案工作人员都不是档案专业的，没有接受过档案方面的教育，缺乏经验，不能更快速、更好地开展教学档案编研工作，因此对教学档案资源进行二次加工的水平不高，导致教学档案信息资源加工程度较低，不能更好地满足用户的利用需求。

（3）档案提供利用水平低。教学档案的利用服务形式随着时代发展在不断改变。但通过调研，贵州省11 所应用型本科院校档案部门均未开启网上利用服务，一些院校还在使用传统的纸质档案查询方式，在当前的网络环境下，教学档案的利用服务平台还比较单一，提供利用水平低。虽然一些应用型本科院校将部分教学档案的信息公布在校园网上，但因为一些档案具有的局限性和特殊性，所以不能更好地满足用户的利用需求，导致用户逐渐失去利用教学档案的兴趣，导致利用率低[4]51。其次，在实际的教学档案管理工作中，依然侧重于教学档案的收集、汇总而轻视开发利用，侧重于对教学档案资源的保管而轻视服务管理，从而导致应用型本科院校的教学档案不能更好发挥其价值；且服务内容多限于实体馆藏、实地利用，缺乏异地异质的深层次开发，以及档案利用手续较繁琐与反馈机制缺失，用户互动性不强等原因，影响着教学档案的利用效率，使其利用率较低。

二、完善教学档案利用服务的对策

1.丰富教学档案馆藏。增加教学档案的馆藏量，开发更多有特色、有创意的教学档案。提高收集教学档案的水平，从而提高利用效率，充分发挥教学的作用，进一步推动应用型本科院校的发展。随着大数据时代的到来，教学档案的利用趋势逐步由纸质转变为数字化。应用型本科院校应紧紧追随时代的步伐，丰富、完善教学档案的数字化资源。应加大对档案现代化设备的投入，构建教学档案数字化资源。鉴于教学档案的数量多、种类杂、开展数字化过程的时间紧等特征，各院校应划分好轻重缓急、主次等级，确保数字化资源建设的有序实施。在建设数字化资源的同时，也要充分认识到网络安全的重要性，设置相应的安全保护设备，提高安全等级；也可以利用校园网等平台丰富教学档案数字化资源，更好地满足广大用户对教学档案的利用需求。

2.加强教学档案编研工作。档案编研是教学档案利用服务工作中的一项重要工作。档案编研主要是对档案进行进一步的开发，将一些 “ 死档案 ” 转变为有用的 “ 活档案 ” 。首先，通过挖掘教学档案内容和用户需求，对教学档案信息进行分析、筛选、加工，将相关材料系统化，整理汇编成册，如《历年学生名册汇编》、教学方法与经验、优秀课件、教研成果等等。再比如说，在管理学生毕业论文时，不仅应该保留论文题目，还应该保留其内容，这样其他学生在写毕业论文时可以对其进行借鉴、学习。其次，档案工作人员是档案编研工作的前提，针对档案工作人员不足的问题，应用型本科院校应落实部门立卷制度，配备一些兼职档案人员，让专职档案人员有更多的时间开展教学档案编研工作。针对教学档案编研意识不强的问题，应用型本科院校应增强档案信息开发能力，拟订计划，由简单到深入，逐步开展教学档案编研。还可以向做得好的院校学习、借鉴并定期开展一些培训，使教学档案编研工作能做得更好，更好地满足用户的利用需求，充分发挥教学档案的作用。

3.丰富教学档案利用方式。教学档案信息化是推动教学档案利用服务的动力，直接影响教学档案的利用服务水平[5]21。随着学校规模的不断扩大和时代发展，档案的载体逐渐从单一的纸张向多形式的档案载体转变。应用型本科院校的教学档案工作应顺应数字化、网络化的发展趋势，及时转变教学档案的利用模式，提高教学档案的利用率。档案部门应依据本校教学档案检索记录的实际情况及利用者的需求，改变教学档案利用服务平台单一的情况，开拓多种检索的渠道，充分发挥网络的作用，满足不同用户层次的需求。

为了提高教学档案利用效果，首先，档案工作者必须转变以前的服务观念，提高教学档案的服务意识。在工作过程中，要主动了解广大师生对教学档案的利用需求，不断探索教学档案利用服务形式的新点子，推动教学档案的发展。其次是简化利用手续，改变利用的方式。可以根据应用型本科院校档案部门的实际情况，采用多元化利用服务模式，如咨询服务、预约服务、网上服务等多样化服务形式，并不断开发多种服务渠道[6]28。

综上所述，转型后的应用型本科院校需要高质量、快速的发展。在这样的背景下，教学档案利用服务工作逐渐凸显出来，通过充分利用教学档案资源，发挥教学档案的作用，使教学档案围绕学校应用转型，顺利通过教学评估，提升学校综合实力，进一步发挥教学档案对高等学校人才培养的作用。