高校人事档案信息资源开发利用评估指标体系探析

郭 萍

一、引言

开发人事档案信息资源的潜在价值，充分发挥人事档案的作用，是人事档案工作的根本目的。2018年10月，国家档案局在第13 号令《机关档案管理规定》中指出，机关应当积极推进档案信息开发工作，发挥档案价值[1]。中共中央办公厅在2018年11月发布的《干部人事档案工作条例》中也明确指出，人事档案部门要加强对人事档案信息资源的开发与管理，提升人事档案信息资源的利用能力[2]。对高校人事档案信息资源开发利用的评估，既是上级管理的要求，又是档案部门提升档案开发利用水平的重要途径。对档案开发利用的评估研究，能全面掌握档案信息资源开发利用的情况，为人事档案部门提升档案信息资源开发利用水平提供参考依据。

国内对于人事档案信息资源开发利用已有较多的探讨，例如占生富认为要从更新理念、整体规划、优化环境、加强培训、打造新媒体平台等方面提升人事档案开发利用水平[3]；贾艳云从丰富人事档案内容、提升档案工作人员素质等方面论述高校人事档案开发与利用的策略[4]；闭线林等认为要从建立高校人事档案工作网络、拓宽档案信息利用途径等方面加强对高校人事档案的开发与利用[5]。综上，尽管国内学者对于人事档案的信息资源开发利用研究有一定基础，但是已有研究都是定性研究，缺乏对档案信息资源开发利用的定量研究。

基于此，本文拟采用层次分析法，定性与定量相结合，构建高校人事档案信息资源开发利用评估指标体系，对指标权重进行计算，找出档案信息资源开发利用的关键因素，以期为更好地开发利用高校人事档案信息资源提供依据。

二、人事档案信息资源开发利用评估指标体系的构建过程

1.构建原则。（1）科学性原则。评估指标含义明确，要能覆盖人事档案信息资源开发利用的各主要方面，能够合理按照层级层层分解，各指标之间紧密衔接的同时，又要避免交叉重叠现象，准确反映评估对象的实际情况。（2）全面性原则。评估指标要涵盖高校人事档案信息资源开发利用的各个方面，既要包括对档案信息资源开发的基础建设的评估，又要包括对档案信息资源开发程度和信息利用程度的评价，全面反映人事档案信息资源开发利用的状况。

2.评估层次模型构建。笔者基于已有研究，并结合专家意见，最终确定了包含三个一级指标，九个二级指标的人事档案信息资源开发利用评估层次模型，具体见表1。

一级指标A1 基础建设A 高校人事档案信息资源开发利用评估指标体系A2 资源开发A3 信息利用二级指标B1 硬件建设B2 软件建设B3 人才队伍B4 标准与规范B5 数字化处理B6 数据库建设B7 信息服务B8 信息共享B9 安全保障

（1）基础建设。基础建设是高校人事档案信息资源开发利用的重要条件和基础，因此笔者将 “ 基础建设 ” 作为高校人事档案信息资源开发利用评估指标体系的第一个一级指标，下设三个二级指标：硬件建设、软件建设和人才队伍。在硬件建设方面，评估的主要内容包括数字化办公场所、计算机设备、扫描仪、移动硬盘等实现人事档案信息资源开发利用的基础设施建设情况；对软件建设的评估主要指高校人事档案软件系统的研发和功能完善情况；人才队伍的建设直接影响着人事档案信息资源开发的成效，是实现档案信息资源开发利用的关键所在，因此笔者将人才队伍作为基础建设中的二级指标，对人才队伍的评估主要包括对人才的选拔、培训等情况。

（2）资源开发。人事档案信息资源的开发是档案信息资源利用的前提，因此笔者将 “ 资源开发 ” 作为高校人事档案信息资源开发利用评估指标体系的第二个一级指标，下设三个二级指标：标准与规范、数字化处理和数据库建设。人事档案信息资源的开发首先要建立行业标准与规范，对标准与规范的评估主要指高校人事档案信息资源开发的标准与规范等各项规章制度的制定和执行情况；对数字化处理的评估主要指采用现代信息技术手段，将纸质的人事档案材料通过扫描和录入等方式，转换成电子化的数据信息，实现人事档案数据的数字化加工存储和管理，主要包括对人员基本情况、学习培训、工作经历、表现情况和其他与本人相关的数据的处理；对人事档案数据库建设的评估主要包括对人事档案全文数据库、目录数据库和特色数据库的建设情况的评价。

（3）信息利用。人事档案信息资源的利用是档案资源开发的最终目的，是实现高校人事档案服务功能，体现人事档案价值的根本途径，因此笔者将 “ 信息利用 ” 作为高校人事档案信息资源开发利用评估指标体系的第三个一级指标，下设三个二级指标：信息服务、信息共享和安全保障。对信息服务的评估主要指对利用人事档案信息系统给特定人群分配一定的权限，方便其对档案信息服务进行评价。信息共享也是人事档案信息资源开发利用中需要关注的问题。在档案转递到新单位时，新单位需要重新录入档案基本信息，既重复劳动又容易出现差错。信息的共享能够使新单位直接采用原单位的档案信息数据，既减轻了工作量，又可以保持数据的一致性，提高工作效率，因此对信息共享的评估主要指对档案信息统一共享平台建设情况的评估。在档案信息资源利用的过程中，如何加强数据的安全性，防止信息的泄露是档案信息资源利用的关键，因此对信息安全保障的评价主要包括对数据库的功能设置、规范数据库的管理等的评价。

3.构造判断矩阵。笔者共邀请七位安徽省高校人事档案领域的领导与专家分别填写了依据Saaty 教授1-9标度法[6]（见表2）设计的高校人事档案信息资源开发利用的调查问卷。排除其中一份未通过一致性检验的问卷，剩余六份有效问卷。依据各位专家领导在调查问卷中给出的指标间相对重要程度，本文构建了两两比较的判断矩阵。

表2 1-9 标度法

分别对六份有效问卷进行梳理，共得到四个判断矩阵，包括一个一级指标和三个二级指标的判断矩阵。判断矩阵A、A1、A2、A3如下图。

4.判断矩阵权重计算和一致性检验。本文使用几何平均法来计算判断矩阵的权重，四个判断矩阵的权重计算结果详见表3 至表6。

表3 判断矩阵A 权重计算结果

表4 判断矩阵A1 权重计算结果

表5 判断矩阵A2 权重计算结果

表6 判断矩阵A3 权重计算结果

表7 判断矩阵的RI 数值

为避免主观因素造成的结果偏差，需要对结果进行一致性检验。第一步计算最大特征根第二步计算一次性指标再根据平均随机一致性指标RI（见表7），可得随机一致性比率CR=CI/RI。A、A1、A2、A3四个判断矩阵的随机一致性比率CR 值均远小于0.1（具体值见表3 至表6），这说明A、A1、A2、A3四个判断矩阵一致性较高。

5.指标总权重计算与排序。对每个评价指标的总权重进行计算，并对总权重的计算结果进行排序，详见表8。

表8 高校人事档案信息资源开发利用评估指标权重和排序

三、结论

根据以上研究结果可得，在高校人事档案信息资源开发利用评估指标体系中，B6数据库建设、B9安全保障、B5数字化处理三项指标位居前三位，在评估体系中需要重点关注。其中数据库的建设具有最重要的作用，是评价高校人事档案信息资源开发利用水平的最重要因素，因此要重点加强对人事档案全文数据库、目录数据库和特色数据库的建设并及时更新，提高人事档案资源开发利用的准确性和便捷性；数字化处理是人事档案信息资源开发利用的首要任务，应采取有效的管理和技术手段，确保数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等各环节的质量；安全保障是人事档案信息资源开发利用的重要前提，要切实提高技术应用程度，完善安全认证系统等功能开发，不断更新和完善硬件和软件系统，规范工作人员的管理行为，防范和降低资源开发利用的风险问题，不断加强安全性建设，充分保障高校人事档案信息资源开发利用的健康发展。