高校档案监督指导工作调查研究——基于问卷调查的实证分析

赵 莉

一、调查的意义和实践价值

档案监督指导工作是高校档案部门的重要工作内容之一。《高等学校档案管理办法》第八条、第十四条以及《〈高等学校档案管理办法〉解读》规定：对高校档案工作进行监督指导是高校档案部门的一项管理职责[1][2]。新颁布的《机关档案管理规定》第十条规定 “ 对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导 ” 是 “ 机关档案工作的基本任务 ” 之一[3]。除了规章制度的职责规定外，档案监督指导工作也是高校档案部门行之有效的管理手段，有效的档案监督指导工作对于推动高校档案事业规范化发展起着至关重要的作用。对高校档案监督指导工作情况进行调查和分析，了解现状、发现问题、提出建议，可为相关的理论研究提供重要的实践基础，为高校档案部门开展档案监督指导工作提供参考。

二、调查设计

为确保调查结果的真实有效性，调查样本的范围选定在笔者日常工作联系较多、情况较熟悉的广东省高校。本次抽样调查采取网络填写问卷的方式进行，具体设计如下。

表1 调查内容

（1）问卷填写对象：广东省高校档案部门专职工作人员。（2）问卷发放与回收时间：2019年11月至12月上旬。（3）问卷发放与回收方式：用 “ 问卷星 ” 编制问卷，通过QQ、微信分别发给广东省高校档案部门的工作人员不记名填写并回收。（4）调查内容：如表1 所示。本次调查内容主要侧重于高校档案部门如何开展档案监督指导工作，及其实际效果和内部管理情况。

三、调查结果分析

广东省教育厅网站公布出来的广东省高校包括本科、专科、高职、独立学院、职工高校、电大等，共计168所[4]，除去61 所联系不到或未设置档案部门专职工作人员的高校，本次抽样调查通过QQ 和微信共发出问卷107 份，回收问卷100 份，均为有效问卷，回收有效率为93%。

1.高校档案部门对监督指导工作重要性的认识。认为档案监督指导工作很重要占98%，只有2%认为可有可无。其中经常开展档案监督指导工作的有56%，偶尔开展的有36%，未开展此项工作的有8%。

2.高校档案部门开展监督指导的内容、方法和措施。监督指导工作的内容主要偏向于具体业务细节指导和档案工作完成情况检查，宏观工作指导占46%。电话、邮件、QQ 等日常业务咨询是档案监督指导工作最常见的方法和措施。其次是专门培训和上门业务指导，定期检查的有40%，有1 所高校档案部门采用了视频教学的方法。只有8%的高校档案部门与校内其他职能部门，如教务处、资产处、校办等，协同开展了档案监督指导工作。90%的高校档案部门对未按质按量完成档案工作的归档单位没有特别有效的措施。

3.高校档案部门开展监督指导工作的效果。只有2%的高校档案部门认为开展监督指导工作非常容易，认为较容易的占18%，认为不容易的占38%，有42%的高校认为难度很大，很难取得满意的持续性效果。归档单位对档案部门规章制度的履行和落实效果非常好的只有4%，其他都是效果一般或效果不太好。而档案部门规章制度没有得到有效落实的主要原因是对规章制度的解读不够、宣传措施和力度欠缺、档案工作人员对规章制度的执行力欠缺，还有高校档案部门认为是因为规章制度内容滞后于实际工作及规章制度结构不合理、可操作性不好。在开展档案监督指导工作的过程中，可能会出现的外部阻力情况如图1 所示，90%的高校档案部门认为开展监督指导工作的最大阻力是整体档案意识不够高，对档案工作重视程度不够。

图1 开展档案监督指导工作的过程中可能会出现的外部阻力

4.高校档案部门对监督指导工作的管理情况。高校档案部门对监督指导工作的管理情况主要体现在制度规范、职责规定、考核指标、工作流程的设置等方面。16%的高校档案部门制定了专门的档案监督指导工作制度或规范。没有专门的档案监督指导工作人员的高校占82%。对档案监督指导工作人员职责有很细化的规定和分工的高校只有2%，90%的高校档案部门都没有对具体负责和从事档案监督指导工作的工作人员制定内部考核制度和考核指标。有26%的高校对校内单位的档案工作建立了考核制度，92%的高校档案部门都没有建立监督指导工作反馈机制和反馈渠道。只有10%的高校档案部门在开展监督指导工作时，针对不同类型的档案监督指导工作制定了规范和细化的工作流程。

四、结论与启示

1.现状总结。（1）高校档案部门对监督指导工作的重要性和必要性都有足够的认识，大部分高校经常开展档案监督指导工作，甚至已经形成一定规模的工作模式。（2）高校档案监督指导工作偏重于微观业务指导，对归档单位的宏观指导和工作规划不足。档案工作人员对具体问题做得多，容易陷于 “ 忙乱指导 ” 的境地，整天忙于应对各个归档单位的业务问题，工作量大，耗费时间长，甚至代替兼职档案员做了很多具体业务，增长了归档单位的依赖心理。（3）高校档案监督指导工作的方法和措施缺乏多样化，创新性不足，监督和检查的力度不够，主要局限于日常的业务咨询、定期的业务培训等方法和措施。（4）高校档案部门普遍认为开展监督指导工作不容易，阻力大，效果一般。主要体现为档案工作规章制度的内容本身有问题或落实不到位，最大的阻力在于整体档案意识不够强，对档案工作重视程度不够，另外还有兼职档案员队伍不够稳定、缺少依法监督的措施和手段、归档单位复杂多样等问题。（5）高校档案监督指导工作缺乏精细化的内部管理。一是制度规范方面，要么没有专门的档案监督指导工作制度规范，要么只是在其他制度规范里稍有提及，或者是制度规范的结构不够合理，降低了执行力；二是工作人员方面，数量难于保证，工作任务不够明确和细化，工作效果缺少检查和考核；三是对归档单位的约束力方面，缺少相应的监督检查机制和档案工作考核制度；四是反馈机制方面，大部分高校都没有建立档案监督指导工作反馈机制和反馈渠道，不能及时收集和了解归档单位的监督指导需求和监督指导工作效果。

2.工作建议。（1）改善高校档案监督指导工作的外部环境。①加大政策制度和法律法规的支持力及约束力。国家及各地档案行政管理部门应建立和完善高校档案工作各项政策制度和法律法规，为高校档案部门开展监督指导工作提供更多的支持力和约束力，让高校档案监督指导工作的开展真正做到有权力、有依据、有保障。②进一步提高整体档案意识。提高全校师生员工的档案意识是高校档案部门减少监督指导工作阻力的主要措施之一。首先，在档案宣传方面，宣传的内容不应仅仅局限于档案及档案工作的重要性，而应将档案知识渗透于日常的工作和生活，灵活运用新媒体，将与档案相关的知识和应用声情并茂地传递给受众，让档案认知从抽象到具体、从陌生到习以为常。其次，在档案的利用方面，不应仅仅局限于提高服务意识、改善服务态度和方法，更应积极整合和开发档案信息化和数字化成果，使纷繁复杂的档案信息更容易被受众发现和利用，探索如何开通档案信息资源共享利用的渠道或平台，让受众能切实感受到档案给工作和生活带来的便利，使利用档案成为一种习惯。③充分了解归档单位实际情况和监督指导需求。高校内部各单位工作内容复杂多变，兼职档案员流动性大，档案部门只有进行全面调查研究，建立与归档单位之间的信息反馈机制，及时掌握各归档单位的实际情况和需求，了解工作效果，才能使档案监督指导工作有的放矢、行之有效而不流于形式。（2）创新高校档案监督指导工作的方法和措施。①宏观管理与重点指导相结合。具体问题具体对待的同时，更应帮助各归档单位理顺内部问题，形成可操作性强的长效机制。②点与面相结合。在开展常规的全校范围普及性的培训和指导的同时，适时开展创先争优和业务交流活动，树立典型，推广先进经验和具体做法，以点带面，逐步推开。③传统方法与新技术相结合。传统的档案业务指导大都以面对面、手把手式的指导方法为主，高校档案部门可以尝试利用新技术，如制作微信小视频推送、专题视频教学、搭建档案监督指导数据管理系统等，使业务指导更便捷、易懂。④独立开展与联合协同相结合。高校档案工作不是高校的核心工作，受重视程度有限。如果能结合其他职能部门的业务，联合校内其他部门开展档案监督指导工作，工作难度和阻力会小很多，也可以弥补高校档案部门人员、技术、设备等不足的问题。（3）加强高校档案监督指导工作的内部精细化管理。精细化管理是一种全面的、科学的管理理念，是通过系统化、程序化、标准化等规则的建立，使机构内部各环节精确、高效、协同和持续运行[5]。根据以上抽样调查的结果分析，当前高校档案监督指导工作亟需加强精细化管理。比如，高校档案部门内部应齐心协力，全员树立精细化管理意识，制定规范的、精细的管理制度和工作标准或指标，建立完善的岗位责任制，对各项工作有量化分解，做到权责清晰、责任明确，落实层层负责的责任制，并且加强监督指导工作效果的检查和责任追究，而不是工作成果人人有份、工作成效不佳时说说而过；配合精细化管理的需求，探索切实可行的内部考核、激励措施，严格兑现奖惩。总之，精细化管理的理念和技术对于高校档案监督指导工作突破瓶颈，走向更加科学、规范、高效之路有着极大的借鉴价值。高校档案部门应该把它作为一项系统的、持续不断的工程，进行更深入的思考和探索。