信息技术在高职院校档案管理中的探索

摘要：在现如今的教学过程中，许多学校需要运用信息技术进行更加高效化的管理以及教学，这样可以更加有利于学生的成绩提高。在一些高职院校的日常档案管理过程中，也运用信息技术使得日常的管理更加顺利，以免档案数量过多，导致出现管理错误等现象。学生的档案对于学生的学习产生着重要的作用，学校在进行管理的过程中，要考虑档案内容的正确性以及保密性。信息技术可以在保证安全性以及保密性的同时，使得整体的数据查找更加便捷，避免出现一些错误。

关键词：信息技术;高职院校;档案管理;探索;

引言：

在一些高职院校的管理过程中，一些学生的档案出现了丢失，以及数据错误的现象，这样不利于学生在日后的升学过程中，保持对于档案的使用，也不利于学生在日后的工作过程中，利用档案了解自身的学习经历。高职院校应当注重对于学生档案管理的相关事项，运用信息技术，建立大数据库。运用科技手段，加强高职院校的档案管能力，在探索的过程中，发现问题，解决问题。

一、现阶段信息技术在高职院校档案管理中存在的问题

现阶段大多数高职院校在进行档案管理时仍在使用传统的档案储存管理方法，传统的档案管理办法大多都为纸质储存的方式，纸质储存档案并不能够系统的将全部学生档案进行储存，并且纸质档案的储存方式不能够保证防水、防火或防盗。随着科技时代的到来，近年来各种行业在进行档案管理时都融入了信息技术，信息技术在高职院校档案管理中能够改进传统档案管理模式的缺点，但在实际的应用中同样存在一些问题。这些问题的出现应归结于相关信息技术的应用不够熟练、管理人员认识的不够彻底以及计算机信息技术硬件设备上的问题。信息技术系统的应用到高校档案管理中就必须引进先进的硬件设备，很多高职院校档案室的计算机设备年限过于长久，并且有些电脑的系统和处理器也过于落后[1]。

信息技术应用到高职院校档案管理中需要大容量的储存硬盘，但很多高校由于资金等原因常常不会去选择购买这种大容量的硬盘，并且在使用电子档案时对系统的杀毒和更新工作也不够熟练，如果不能够系统的对电子档案的防火墙进行更新和设置就很容易被黑客攻击而盗取重要的档案信息。在实际的信息技术应用中大多数档案管理人员对档案管理工作并未严格要求，对相关工作的安排也未根据实际情况做到严标准，相关人员在通过信息技术的应用管理院校档案时常会因为工作的疏忽导致档案管理工作的失误。不仅会影响档案的采集、录入以及更新甚至还会影响学生日后的档案整理。同时信息技术在高职院校档案管理中不能只单纯的构建档案室信息平台，如果仅是学校将档案录取完成学生不能够及时进行察验也很容易出现档案信息录入错误的情况发生，并且传统的档案信息技术录入方式需要档案室的工作人员将大量的学生信息进行录入，这种高强度的负荷工作应通过信息技术来进行有效的改进和创新[2]。

二、信息技术在高职院校档案管理中应如何科学的应用

首先各高职院校应加大对档案管理工作的重视力度，并根据实际情况引进各种先进的硬件设备，特别是对计算机设备的更新换代一定要达到相关标准，构建电子档案的基础就是计算机。同时对电子打印机、电子扫描仪以及硬盘的购买一定要严格要求，信息技术构建电子档案相关技术设备的配备必须达到标准。学校档案室应根据互联网、大数据、云计算等积极建立属于自己的档案管理平台，并将学生的档案信息录入到当中及时进行整理和更新。并且在构建电子档案时一定要强化防火墙的等级系数，加大对信息平台的杀毒和监管工作，并通过病毒监控软件进行全天候监督以防止不法分子以及黑客的攻击。各学校档案室在更新完档案后尽量通过硬盘进行有效保留，对一些机密档案一定要加密保存，通过硬盘保存的作用是防止电子档案出现问题后学生档案信息丢失。

加强相关管理人员的工作能力以及工作协调性。一些工作人员对于基本的工作了解较少，同时，对于新型的设备以及信息平台的相关处理不够了解，这样更加不利于进行繁琐的工作，无法使得工作得到安排。高职院校可以安排一些教师进行信息技术相关知识的学习，同时对于新型电子打印机，扫描机，进行更加系统化的学习。逐步提高工作人员的工作能力，避免出现过于要求工作能力的提高导致对于相关知识的掌握不够熟练。学校也可以寻找一些更加专业的信息技术人员进行档案的管理，在保证专业性的同时，也减少档案管理压力。

制定合理的管理計划，使得整体档案管理更加符合现代化的管理要求。一部门高职院校在进行简单的设备引进后，没有针对于学生的档案进行调整，统计，确认，在日后需要使用相关内容以及资料时，不利于进行统计以及查找。这就需要高职院校相关领导针对于具体的内容进行更加详细的调整，根据年级进行统计，录入，设置相应的管理规定，定期进行检查，实现更加现代化的管理模式。在管理条例的参与下，会进行更加系统化的调整，以免出现相关的问题，无法根据要求进行解决。

三、结束语

信息技术在高职院校档案管理中的探索应根据高职院校档案管理的具体要求和管理模式来进行充分的分析研究，在确保高职院校档案管理工作稳步进行的基础上将信息技术系统与其融合。信息技术在高职院校档案管理中探索更需要相关高职院校档案管理人员的不断努力挖掘和探索，并且在探索的过程中能够正确的使用对应的信息技术。信息技术的科学应用对高校档案管理有着重要的意义，不仅能够改变传统档案管理方法而且还能够保证一些重要的档案不会丢失。信息技术的应用需要从不同的需求中选择合适的技术支持，并且需要相关档案管理人员掌握计算机的基础使用方案，计算机是应用信息技术的基础更是保障，同时根据不同情况的需求综合提升档案管理人员的素质和能力。

参考文献

[1]万玉侠.大数据在高职院校档案信息管理中的实践探究[J].办公室业务，2019，000（011）：60-61.

[2]吴冬梅.电子档案管理在高职学校档案管理中的实践探索[J].信息记录材料，2020，021（001）：102-103.

作者简介：张珊（1982年12月），汉族，山东日照，副研究馆员，大学。单位：日照职业技术学院，研究方向：高职教育档案工作。

（日照职业技术学院）