浅谈新形势下加强国有企业办公室管理水平的思路与方法

杨喆 谢涛

摘  要：在国有企业的运营发展当中，办公室作为其中的重要机构，在企业管理当中发挥着承上启下与内外连接的突出作用，其工作质量与效率影响着企业的运营和发展。当前，我国正处于经济高质量发展转型的关键阶段，国有企业也需要不断通过改革在“十四五”期间迈向新发展阶段，在这种新形势下，也需要对办公室管理水平进行改革创新，与时俱进提出新思路和新方法，构建现代化和科学化的管理模式，以符合企业高质量发展的需要。

关键词：新形势;国有企业办公室;管理水平;思路;方法

国有企业办公室是企业当中至关重要的业务执行和决策落实部门，直接影响企业的经营发展，是信息沟通与业务运转的纽带，还是承上启下的窗口。在国有企业大力推进管理体系和管理能力现代化，迈向高质量发展新阶段的过程中，办公室在职能定位方面也需要准确把握新发展阶段，深入贯彻新发展理念，加快构建新发展格局。在这样的新形势下革新管理思路和管理方法，提升管理服务水平，确保办公室管理效率与管理水平符合“十四五”时期国有企业高质量发展的需要。

一、国有企业办公室工作特性

正确分析和把握国有企业办公室这一组织机构的工作特性，对于优化职能定位和化解现阶段的管理难题来说非常基础和关键。一是政治性。国有企业是国民经济的支柱，在带动国民经济发展方面发挥了独特优势，是中国共产党长期执政的重要经济基础，所以带有了鲜明的政治性。其表现可以概括为以下几点：在中华民族伟大复兴战略全局和世界百年未有之大变局中，国有企业面临的内外部竞争越来越激烈，也因此中央制定了《国企改革三年行动方案（2020—2022年）》。为了服务企业改革，国有企业办公室必须建立统一化的思想政治理念，牢牢把握国有企业改革发展的正确政治方向不动摇;国有企业办公室工作人员想要处理好日常工作任務，就必须拥有良好政治判断力、政治领悟力、政治执行力，在实际工作中坚持准则，建立责任与使命意识。二是服务性。国有企业是我党的重要执政基础，因此办公室工作人员需要在管理工作中强化服务观念，围绕为人民服务的宗旨落实各项工作，做到服务发展、服务决策、服务落实;办公室管理人员需要积极扭转落后思想，提升责任心，在管理当中认真负责，追求服务效率和效能的提升。三是规范性。国有企业办公室职能涉及面广，工作内容众多，对完成各项工作都提出了很高的要求与标准，要确保工作质量，就必须要走规范化建设的道路。需要积极完善规章制度，为办公室管理提供制度支持;同时强化对企业制度、规范、条例等制度的执行刚性，确保办公室各项管理工作的有序运转。

二、新形势对国有企业办公室职能定位的影响

在国家经济迈向高质量发展的背景下，国有企业面对着全新机遇和挑战，在这样的情况下国有企业办公室应找准职能定位，结合新发展阶段需要，对以往的工作进行改进创新。新形势与新环境给国有企业办公室职能定位带来的影响主要体现在：第一，国有企业改革新形势给办公室管理带来挑战。党的十八大以来，习近平总书记高度重视国有企业改革工作，多次做出重要指示批示，在这样的情况下，国有企业应该寻求突破和创新发展，需要办公室在功能定位方面提升标准，准确把握国有企业发展方向，充分体现办公室的企业枢纽作用，进一步提高责任与使命感，牢牢围绕企业核心内容，全面发挥参谋助手作用，强化内外部沟通交流，在制度、管理、队伍建设等不同角度出发，提出创新措施。第二，着眼于我国经济发展大势和“两个大局”，给办公室管理带来全新课题。在我国经济已进入高质量发展阶段形势下，需要关注国家新颁布政策对国有企业的影响。对此，办公室应该在实际管理工作当中提高前瞻性与敏感性，在实际工作当中灵活反应，及时应对，做好提前研判，从而为企业决策制定提供高价值资源防范风险。第三，行政办公业务新要求为办公室管理带来新目标。国家对行政办公业务提出的新要求和一系列规章制度给办公室管理提出了新目标，要求办公室研究新形势下的业务标准与工作方向，确立更高层次的目标，扎实落实各项管理工作。

三、新形势下国有企业办公室管理的主要问题

国有企业面对新时代发展要求，需要进一步提高对办公室管理业务的重视程度，把握好办公室在企业发展建设当中的具体职能定位，当然也需要找准现有工作存在的实际问题，制定出针对性的改进方案打基础。一是管理制度不完善，内部分工不科学。办公室在国有企业内部承担着服务方面的重要职能，出需要处理的事物众多且非常繁琐，但是因为规范化的制度建设的不完善，导致内部分工不够明确，无法有效落实各方责任，进而给企业发展带来不良影响。二是管理效能较低，管理环境不理想。办公室在职能履行过程中，由于管理方法不够科学和现代化，从而影响到职能的落实效果，也无法给广大员工提供优质的管理环境，留下隐患。三是员工培训不足，责任与服务意识有待加强。诸多办公室工作人员因为没有接受严格全面的工作培训，不能适应高负荷的工作责任，影响办公室对国有企业管理的服务与支持。四是信息化建设不足。国有企业办公室管理还存在传统管理落后情况，缺少对现代智能化、智慧化科技手段的运用，也没有建立完善的信息管理系统，化解新形势下的管理难题。

四、新形势下加强国有企业办公室管理水平的思路与方法

4.1 坚持和加强党的领导

习近平总书记在全国国有企业党的建设工作会议上强调，坚持党对国有企业的领导是重大政治原则，必须一以贯之;建立现代企业制度是国有企业改革的方向，也必须一以贯之。两个“一以贯之”，是习近平总书记对新形势下加强国企党建工作的重要论断和明确要求，为国有企业在全面深化改革中坚持党的领导、加强党的建设、坚定不移做强做优做大指明了方向。作为国有企业办公室，必须坚持和加强党的领导，牢牢把握正确方向，把业务工作与党的建设紧密结合起来，全力抓好党建工作，提升党组织的凝聚力，促进办公室“三服务”工作有效开展。

4.2完善制度体系，优化组织分工

新形势下，国有企业发展环境发生了深刻变化，对于办公室管理职能的履行也有了新的要求。为提高办公室管理适应性，就要将制度体系建设作为基础与前提条件，在制度的约束与管理之下，提升办公室规范管理水平，改变以往管理杂乱无章的状况，维持企业的经营秩序。在办公室管理制度建设当中，可以专门针对公文处理、接待、会议等完善专门的管理制度，使得业务工作能够做到流程化与规范化。另外，办公室是国有企业的中央枢纽，不仅要处理好办公室管理方面的业务，还是要为企业的综合发展提供优质服务，都需要健全内部结构建设，做好内部资源配置以及科学分工，实行党组（党委）办公室、董事会办公室、公司办公室合署办公模式，可以优化资源配置，确保国有企业各项业务的统一全面开展。

4.3开展精细管理，加强文化建设

创新性的工作方法，对国有企业办公室管理发展有着很强的促进作用，特别是要提升工作效率和质量就必须调整工作形式，改进工作思路和方法，积极引入现代化的管理手段和管理理念。在智能化、智慧化、信息化时代背景下，网络信息技术已经在社会生产生活的各个领域持续渗透与应用。对此国有企业办公室在日常管理工作当中也要进一步抓好信息化管理以及精細化管理，依托先进技术手段完成对海量数据资料的管理与研究从而降低行政成本，提升办公效率。办公室工作人员应该以精细化思想为指导，对现代信息技术的应用进行严格把控。可以依托企业的信息管理系统管控业务招待、车辆、会议、印刷、通讯等方面的费用，使得费用的预算、审核、报销等相关工作均在整个管理系统当中有序运转。另外，国有企业还必须关注办公室文化建设，通过良好的文化熏陶督促工作人员为国有企业的全面发展作出积极贡献。

4.4重视员工培训，坚持责任服务

人才和科技是推动国有企业现代化经营发展和可持续性进步的核心力量，国有企业应该树立正确的人才管理和培训思想，认清人才在企业经营管理当中的重要价值，有效利用内部资源，为广大员工提供在岗培训以及职业教育等方面的机会，使其能够不断提高自身素养，在办公室管理岗位发挥专业作用。可以建立专门的员工培训机制，明确培训方法和培训规范，积极引入现代化的培训策略，同时把培训和考核工作结合起来，考核工作人员的专业素质使其能够在各自岗位上发挥职能作用。另外，办公室管理人员需要建立良好的责任意识以及服务意识，明确个人承担的责任和义务，运用规范化的工作流程与方法辅助企业领导制定决策，完善督查机制，监管企业各项工作的实施，推动企业战略目标的达成。

4.5落实信息建设，促进自动管理

新形势下，办公自动化逐步在国有企业办公室管理当中积极推广，大幅度提高了办公室管理工作的效率和质量，同时也有助于规范办公室管理的各个实践流程，化解传统管理当中的难题。在新形势下，办公室管理应加快信息化建设，对办公室工作当中的各项信息进行立体化的处理，满足自动化办公的要求。为了确保管理信息系统的运转效果，应同时对软硬件设施进行完善，对现有的计算机设备进行更新换代，同时引入功能齐全的软件，满足办公室业务处理和管理工作落实的要求，同时注意优化配套设施，确保系统的稳定运转。在系统建设和运转过程中，维护信息安全和系统运转的规范性是非常重要的内容。对此，在系统建设环节就需要做好安全把控，完善保密机制和安全管理制度，消除安全管理漏洞，，为办公室自动管理提供更加优越的条件。

五、结语

国有企业办公室是综合服务机构，发挥着对外服务的形象大使、资料信息的百科全书、决策任务的督导总览、风险防控的参谋助手、上下沟通的桥梁纽带、团队建设的先锋模范作用，在国有企业日常运行中承担着重要的地位和作用。新形势下，国有企业办公室需要准确把握国有企业未来发展的要求和需要，不断革新办公室管理思路和方法，不断完善制度建设，提升信息化管理水平，推进管理体系和管理能力现代化，成为国有企业高质量发展可以依靠的重要力量。

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