新时代加强机关事业单位会计档案管理的重要性及措施

宋敏

摘 要：会计档案具有较高的保存价值和利用价值，其既可以对事业单位的经济业务、经济发展状况进行详细记录和反映，又可以帮助事业单位制定科学合理的发展计划。因此，事业单位需加大对会计档案管理的重视程度，结合会计档案管理方面的法律法规要求，制定会计档案管理流程和要求，促使会计档案管理水平得到持续提升。基于此，本篇文章对新时代加强机关事业单位会计档案管理的重要性及措施进行研究，以供相关人士参考。

关键词：新时代;机关事业单位;会计档案管理;重要性

中图分类号：F23

引言

从基本的概念学内涵角度分析，所谓会计档案，通常指的是机关事业单位在开展会计核算工作过程中需要实施接收工作环节、记录工作环节，以及保存工作环节的，具备一定形式影响价值的，能够反映揭示机关事业单位经济往来业务真实发生情况的，借由文字形式、图片形式及表格形式加以呈现的数据信息资料。在机关事业单位会计档案管理工作开展过程中，具体需要面对和处理的会计档案资料主要有会计凭证资料、会计账簿资料、指向特定业务时间阶段的财务报表资料，以及数量众多的，与具体往来经济业务具备相关性的原始性会计凭证资料。

一、会计档案管理的作用

首先，会计档案能够将事业单位经济收支情况直接反映出来，国家在制定经济计划过程中，通过对事业单位会计档案进行综合分析，能够对经济活动的可行性进行综合判定，避免不科学决策问题的出现。其次，会计档案形成过程中，严密性较强，完整记录了事业单位的各项经济活动。相关部门依据这些会计档案资料，能夠对事业单位的违法乱纪行为进行识别和查找。同时，又能够有效监督事业单位的经济活动，降低违法乱纪行为的发生概率。最后，原始性是会计档案的重要特征，能够将特定时间内事业单位经济活动状况全面反映出来，相关部门通过分析这些资料信息，即可了解本单位特定时间段内经济运行发展状况。

二、强化机关事业单位会计档案管理工作的措施

1.坚持依法管理会计档案

广泛宣传并认真贯彻执行《会计档案管理条例》，依法依规管理利用会计档案。在日常收集整理会计档案资料时，能够按照相关规定和制度，做好相应工作的落实，确保加强组织领导，科学解决收集整理会计档案资料中存在的问题。不仅如此，我们还应完善收集整理会计档案的制度，细化收集整理会计档案资料的责任，确保收好、存好、管好、用好机关事业单位会计档案。完善责任追究制度，对一些会计档案信息虚假报送、对档案进行私自涂改等行为，追究相应人员的责任，维护会计档案资料的真实性和权威性。

2.完善会计档案电子化管理制度

相关单位要逐步优化内部管控机制，建立良好的信息沟通机制，以及提升相关风险管控力度，根据《会计档案管理办法》、《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》、《电子文件管理暂行办法》、《电子档案移交与管理办法》、《电子文件归档与管理规范》等规范性文件和标准，结合本单位实际情况，采用精细化档案管理方式，并且进一步制定相关电子档案的管理规定，其中要包含电子档案的归档、移交、借阅、整理、保管等环节细则，并且在单位内部要进一步明确岗位的责任以及相应权利，从而达到进一步的内部制约，形成规范化、系统化的管控制度，利用可靠的安全技术以及高效的防控措施，进一步保证相关电子档案信息系统安全有效。

3.强化会计档案管理功能

单位内部要充分利用财务信息系统，建立相关数据平台，实现不同部门间的数据共享。与之相关的招投标采购管理、合同管理、资产管理等其他部门的业务系统，应在一定程度上共享端口，以实现单位内部之间数据信息互联互通、避免重复遗漏。一是方便办事，提高办事效率。二是将分散在各个业务系统的数据信息采集归档，以实现齐全、完备、完整的会计档案信息管理。以便档案馆的利用与分析决策。

4.提高档案管理人员素质

会计档案记录了事业单位经济事项的活动轨迹，包含了许多重要数据，在单位的正常运行和发展中是不可或缺的。首先要在思想上提高对相关档案工作的重要认识，将电子化管理方式纳入相关从业人员岗位责任制中，防止管理人员在日常工作中出现随意性。其次要开展计算机应用知识、网络知识、通信技术、电子档案管理制度等方面的专题培训。会计档案管理人员通过专题培训，提升对财务软件的基础操作，进一步了解会计电子档案的存放以及管理细则。再次，开展职业道德方面的培训，增强档案管理人员和财务人员的职业道德建设，不断增强责任感、使命感，提升道德素养。最后，要多途径选拔培养复合人才，加强多方合作，提高会计信息管理应用能力。财务部门、档案部门要通过人才招聘、教育培训、交流轮岗等方式培养会计档案管理人才，使一般财务人员和档案人员都可以在会计档案信息化建设和管理方面相互提出需求，建立一支素质过硬、业务过关的电子会计档案管理的专业队伍。

5.推进信息化建设步伐

现阶段事业单位内开始广泛运用财务电算化技术，通过将一系列信息技术运用于会计档案管理领域，能够使打印成本大幅度降低。但在电子会计档案管理过程中，容易受网络因素的影响，导致发生各类信息安全隐患。因此，事业单位需构建完善的信息安全管理制度，避免被非法人员恶意篡改电子会计档案内容。同时，要定期备份电子会计档案，以便应对可能出现的意外情况。

三、结束语

综合梳理现有研究成果可以知道，会计档案数据信息资料是机关事业单位各项经济往来业务活动中形成的重要记录，是机关事业单位在推进会计业务活动中需要依赖的基础条件，择取和运用适当措施开展机关事业单位会计档案管理工作，能支持机关事业单位会计核算监督工作取得良好效果，确保机关事业单位各项基础业务在发展中顺利获取良好收益。

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