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浅谈科研单位固定资产投资项目档案的管理

2021-03-15陈欣

锦绣·上旬刊 2021年7期
关键词:完整性收集电子档案

摘要:近几年来固定资产投资项目逐年增多,本文针对我院固定资产投资项目新基地建设项目为例,该项目建设周期长、投入资金多、涉及建设部门较多等特点,本人在实践的工作中结合项目实际情况,发现存在的问题,如:在工程文件的收集、整理和归档的工作中,一些单位(部门)还存在着工程文件完整性欠缺、归档不及时等问题,针对存在问题总结出适合该项目的档号编制规则和分类方法,采取事前控制、纳入考核等管控方式,以及如何完善电子档案的完整性等方法,有效的保证了该项目档案的完整性、准确性、系统性、规范性、安全性等方面的归档要求。从而为后续的档案利用、检索提供了有力的支持保障。

关键词:固定资产投资项目、收集、完整性、电子档案

前言:

固定资产投资项目档案(1)(以下简称项目档案)一般界定为项目由论证、立项、建设直至验收的全部过程中生成的文字、图表、声像等不同表现形式并具有查考保存价值的原始记录。未经项目档案验收亦或验收不合格的,不得进行或通过项目竣工验收。由此足见国家对项目档案的重视程度,所以做好项目档案的管理工作尤为重要。怎样运用科学的档案管理方法,确保该项目产生的各类文件收集完整、分类准确,便于日后利用是当今档案管理人员思考的问题。

一、我院固定资产投资项目档案管理的现状

1、本院该项目档案管理及信息化概况

该项目位于天津市津南区,项目建设周期47个月。该项目在2017年项目开工之初,进行了项目文件管理和归档交底,明确了规范、标准和相关制度。在主管院长全面负责项目档案的同时,由院档案室的档案工作人员具体负责,配备了专职项目档案管理人员。院项目管理部门、相关职能部门、实施部门和项目总承包单位、项目监理单位均配备档案工作负责人,并配备了专、兼职资料员,形成了以档案室为核心的项目档案管理网络。档案工作人员负责对项目相关部门和总承包、监理等单位项目文件材料的收集、整理和归档工作进行指导、监督和检查,同时还负责全部项目档案的审核、接收、汇总整理。目前该项目可以利用档案管理系统进行立卷整理,部门资料员通过录入案卷和卷内文件信息,系统自动打印封面、卷内目录、备考表、归档移交单、案卷目录等格式,实现了一次输入、多次输出和在线移交、提高了项目档案的整理归档工作效率。档案入库后,全部项目档案目录可以进行在线查询,大大提高了检索效率。该项目实现了数码照片和重要档案的数字化扫描进行了备份存档,丰富了竣工图及合同协议文件的电子版,为今后查询利用提供了便利。

2、我院固定资产投资项目—新基地建设项目档案档号编制规则:

根据《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018),结合我院档案分类大纲和项目实际情况,制定了项目档案分类情况(2),主要分为:立项文件,招投标、合同协议文件,勘察、设计文件,项目管理文件,施工文件,监理文件,设备文件,电子文,照片竣工验收文件等十大类。

二、根据该项目特点各类别档案包括的主要内容:

1、立项文件包括:项目建议书、可行性研究报告、初步设计及相关批复文件、项目选址、规划许可、职业安全、职业卫生、环境影响及“三同时”等文件

2、招投标、合同协议文件包括:总承包合同、监理合同、工程咨询合同、设备合同及相关招投标文件

3、勘察、设计文件包括:勘察报告及施工图等

4、项目管理文件包括:项目管理制度和质量保证文件、项目机构成立文件、安全质量检查文件、投资计划、进度计划、工程结算审核、会议纪要文件等

5、施工文件包括:建筑施工文件、设备及管线安装施工文件、电气、仪表安装施工文件等

6、监理文件包括:施工监理文件、监理大纲、监理通知单、监理日志等

7、设备文件包括:设备开箱验收资料、操作规程等

8、电子文件包括:设备随机光盘、数码照片资料、系统软件、竣工图电子版、招投标及合同文件的扫描版等

9、照片包括:原始地形地貌、隐蔽工程、领导视察、重要会议、施工过程等

10、竣工验收文件包括:項目管理工作总结、质量监督报告、规划验收资料、环保、职业卫生、职业安全等“三同时”验收文件、财务审计报告、档案验收文件(3)、竣工验收文件等

三、该项目档案存在的问题:

1、收集完整性需加强

由于固定资产投资项目建设周期往往是一年、两年、甚至几年,项目建设周期长,而且在此期间难免会发生人员变动,导致文件资料的交接不完整的情况比比皆是。所以就给档案的收集工作带来了困难。

2、部分项目文件为复印件,缺乏有效性

个别文件需多个部门存档,故存在归档时为了保证其相互关联,会有复印件存档的现象。

3、个别原材料检验报告未归档

四、解决措施

1、开工交底、组织培训

自项目开工之初,进行项目文件管理和归档交底,并明确标准、规范和相关制度,项目参建各方统一标准、达成一致。结合项目实际,在院内组织开展项目档案管理业务培训,为项目档案的规范化管理奠定了坚实的基础。

2、领导重视、监管落实

根据项目竣工验收计划,档案部门制定归档验收工作计划,明确了院相关部门和总承包、监理、各施工党委的归档内容、工作任务和时间节点。主管院长多次召开项目档案工作协调会,亲自督促工作计划的完成情况,有效地推进了项目文件的归档进度。

3、日常监督、纳入考核

档案部门积极开展日常监督,建立了项目档案微信工作群,形成管理网格,指定专人对院相关部门、总承包、监理单位进行对接,经常深入现场进行一对一指导,及时沟通解决项目文件收集、整理、归档工作中的具体问题,确保项目档案的收集、整理等工作符合国家标准要求。档案部门人员参与项目全过程关键节点,现场检查文件收集和归档情况,初步提出整改要求,确保问题及时归零。

我院把项目文件的收集、整理及归档工作纳入对总承包、监理单位的合同履约考核以及对相关部门月度JYK考核工作中,确保项目文件收集(4)归档的及时性。

参考文献

[1]国家国防科技工业局、国家档案局.国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法 [S].北京:国防科工局,2015.

[2]贺宇晨.浅谈固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案, 2019(4):68-70.

[3]固定资产投资项目档案管理探析 [J].机电兵船档案,2017(4):72-74.

[4] 郝纪维 . 来源原则与档案管理[ J ] . 档案学通讯, 2000 ( 2 ): 7-9.

作者简介:陈欣(1981-)女,汉族,天津人 ,本科,馆员,研究方向:档案管理。

(天津市核工业理化研究院 档案情报中心 天津 300000)

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