加强事业单位干部人事档案“三化”管理的几点思考

周意红 刘琦

摘要：文章简析了21世纪电子信息化时代事业单位干部人事档案“三化”管理的意义及目前面临的主要问题，并围绕干部人事档案需更有效地服务于国家人才强国战略和全社会人力资源合理配置的时代使命，提出了加强事业单位干部人事档案“三化”管理的几点措施。

关键词：干部人事档案；科学化；制度化；规范化

中图分类号：D630.3文献标识码：A文章编号：2095-5103（2021）01-0113-04

作者简介：周意红，中国科学院天津工业生物技术研究所业务主管，硕士；刘琦，中国科学院天津工业生物技术研究所人事教育处处长，博士。

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是每名干部的真实“身份证”。干部人事档案的“三化”管理是指干部人事档案工作的科学化、制度化、规范化建设。1995年11月召开的全国干部人事档案工作经验交流会上明确将“大力加强干部人事档案工作制度化、规范化、科学化建设，更好地为干部人事工作和人事决策工作服务，为改革开放和社会主义现代化建设服务”；1996年12月，中共中央组织部印发《干部人事档案工作目标管理暂行办法》，决定“全面推行干部人事档案制度化、规范化、科学化管理”；2018年11月，中共中央办公厅颁布的《干部人事档案工作条例》中再次强调“三化”管理的重要性，要求充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。干部人事档案“三化”管理是当前党和国家对干部人事档案工作的整体要求，为顺应时代需求，各事业单位应围绕这个目标不懈努力、砥砺前行。

一、加强事业单位干部人事档案“三化”管理的意义

干部人事档案工作的科学化管理是指干部人事档案工作管理的体制机制要适应目前社会发展需求、有效服务于国家人才强国战略和全社会人力资源合理配置；干部人事档案工作的制度化管理是指以国家的相关法律法规为依据，建立和完善干部人事档案工作各项规章制度，确保干部人事档案工作的各个环节严格按照规章制度运行；干部人事档案工作的规范化管理是指干部人事档案工作的各个环节应按照工作程序，严格审查和收集各类资料，制定干部档案清单，统一资料归档范围、归档方式，做到“一人有一档，人人不漏档”，确保干部人事档案齐全完整。干部人事档案“三化”管理之间相辅相成又相互制约，科学化是基础和手段，制度化是前提和保证，规范化是重点和根本[1]。干部人事档案“三化”建设为当前干部人事档案工作指明了方向，是各个事业单位贯彻新时代党的组织路线，落实从严管理干部要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中重要作用的有效保障。

二、加强事业单位干部人事档案“三化”管理面临的主要问题

1.管理体制机制不顺，影响干部人事档案科学化的步伐

首先，我国坚持事业单位干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”的原则，干部如果遗失档案或者档案材料审核不通过，就意味着失去了进入国有事业单位工作或晋升到领导干部岗位的机会。而实际上除了应用于引进人才、提拔干部、上级检查等情况，干部人事档案往往处于无人问津的状态，发挥不了应有的作用。其次，在传统模式下，事业单位干部人事档案一直采取封闭性管理模式，在一定程度上降低了干部人事档案的原始性、真實性、完整性。最后，事业单位干部人事档案管理不集中，有些单位实行编内人员人事档案存单位、编外人员人事档案存人才市场的管理模式。这种按身份管理档案的模式不仅不利于人才的统一管理，同时也不便于档案的借取利用，甚至易让编外人员认定为不平等待遇，从而影响其工作积极性。总之，当前事业单位干部人事档案管理的体制机制已远不能满足社会人力资源合理配置的需求，“弃档”“死档”现象时有发生，极大阻碍了干部人事档案科学化的步伐。

2.制度执行力度不够，影响干部人事档案制度化的建设

没有规矩不成方圆。第一，干部人事档案管理由于缺乏国家层面法律法规的有效监督和保护，导致在实际工作中不能完全按照《干部人事档案工作条例》的规定来收集、整理、利用与保管档案，各种不规范管理档案的情形时有发生。第二，新形势下，各事业单位对以新的内容和载体形式出现的人事档案材料持保守态度，未能形成与时俱进的标准和规范，而旧的规章制度已经无法适应社会发展的需要。第三，由于档案行政部门未对干部人事档案管理进行有效的监督指导，使得干部人事档案管理工作往往处于无人监管的状态，易出现新增材料不能及时归档、部分人员档案材料遗失等情况。

3.管理方式方法滞后，影响干部人事档案规范化的进程

21世纪是电子信息化的时代，但很多事业单位的干部人事档案管理仍停留在传统的单一纸质材料保管模式，依赖人工收集归档以及查阅。同时，由于缺乏重视和关注，干部人事档案管理工作往往不能持之以恒，档案收集整理完全依靠档案管理工作者单方的力量。这种传统管理模式不仅费时费力，效率低下，而且纸质档案材料也不易保存，无形中影响了档案材料的完整性。

三、加强事业单位干部人事档案“三化”管理的措施

1.创新管理体制机制，全面推进干部人事档案科学化管理

（1）坚持党管干部原则，加强服务、摆正位置

在新的历史条件下，事业单位的干部人事档案工作更应坚持党管干部的原则，坚持以人民为中心，积极主动接受单位党委对干部人事档案的领导和监督，将干部人事档案管理工作列入组织干部人事部门议事日程，强化干部人事档案集中管理的体制机制，让广大职工站在更高角度认识干部人事档案的价值。充分发挥干部人事档案在干部入职、转正定级等一系列工作中的重要凭证作用，保障组织人事工作有理有据、公平公正开展，同时维护职工的正当利益，进一步获取领导和广大职工的重视，赢得干部人事档案管理在事业单位工作中应有的重视和地位，为国家和社会创造更多的财富[2]。

（2）以人为本，推进干部人事档案的透明度改革

人事档案是国家档案的重要组成部分，是党和国家的机密，历来我国的干部人事档案一直披着“神秘的面纱”。新形势下，我们可以借鉴国外人事档案管理工作的先进经验，不断推进干部人事档案的透明度改革，树立干部人事档案“以人为本、立档为民”的管理理念，出台相应政策保障干部人事档案工作由完全保密逐步向审慎开放转变，并确保干部本人对有异议的人事档案信息有提出申诉和保护个人隐私等权利[3]。推进干部人事档案的透明度改革，使干部本人更加了解自身情况以及关注干部人事档案工作的开展，逐步改观大众对干部人事档案的印象，从而实现干部人事档案工作的真正民主化。

（3）积极承担管理责任，实现“一盘棋”管理模式

目前，我国事业单位中普遍存在单位规模体量不断扩大，却不能获得政府层面给予编制支持的现象，因此新招入单位的职工大多数只能聘用为编外人员。为化解各种利益矛盾、稳定人心，事业单位往往会采取“同工同酬”的管理模式。因而，对于编外人员的干部人事档案，我们也应积极主动承担管理责任，实现编内与编外人员的干部人事档案“一盘棋”的管理模式，弱化编制问题给职工带来的困扰，消除干部培养过程中身份的束缚。

2.加强制度执行的刚性，全面实行干部人事档案制度化管理

（1）加强国家有关干部人事档案的法律法规建设，实现干部人事档案工作法治化

我国现行的干部人事档案工作法规主要有《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》《干部人事档案造假问题处理办法（试行）》等，这些法规对干部人事档案的收集整理、日常管理等工作都有详细的规定，但在实际工作中很难引起领导和职工的关注。事业单位是否按国家法规开展干部人事档案工作，完全取决于档案管理工作人员的责任心，而许多档案管理工作人员因为不被理解重视，加之其兼有很多其他工作任务，工作中往往会力不从心。因此，干部人事档案管理工作必须拔高层次，加强改革顶层设计和顶层推动，由国家立法，在法律的监督下开展工作。特别是干部人事档案信息化时代的到来，更加迫切需要制定法律法规来维护工作秩序。比如，可以在《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动法》《事业单位人事管理条例》等大型法律法规中增加有关干部人事档案的相关条文，明确单位领导、档案管理人员、档案所属人员各自的法律责任，同时维护各方的权利与利益，全面实行干部人事档案法制化管理[4]。

（2）改革完善各事业单位干部人事档案规章制度，严格按照规章制度办事

目前，各事业单位传统保守的干部人事档案管理制度已不能适应现代社会需求，严重阻碍了干部人事档案科学化、规范化的步伐。新形势下，我们要不断创新思想观念，加强调查研究，综合人事档案科研学者和一线工作人员的意见，总结经验教训，探索新型适用的干部人事档案规章制度，严格按照规章制度办事。一是完善收集整理制度。档案材料的收集是档案工作的起点，也是极其重要的环节。我们应建立科学、合理、有效的材料收集工作机制，将普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集结合起来，增强档案材料的真实性、收集过程的规范性。二是建立信息化制度。干部人事檔案信息化建设，必须坚持从实际出发，遵守相关规章制度，以业务应用为导向，逐步建设适应社会发展的信息化系统，不断提高干部人事档案工作水平。三是改革利用服务制度。我们应平衡好保密与开放服务的关系，转变传统干部人事档案管理工作以保密为重点的思路，将制度建立的重点落到综合利用和人性化服务的层面，保障职工本人对其档案的合理权利，达到现代干部人事档案管理保密与开放的统一。

（3）建立监督管理体系，督促相关规章制度的落实

制度失去监督，就会成为一纸空文。因此，事业单位干部人事档案工作必须建立权责清晰、监督到位、保障有力的监督管理体系。一方面，事业单位上一级行政管理部门应加强对各事业单位干部人事档案的监督检查，督促相关规章制度的落实。另一方面，应赋予干部人事档案当事人在适当的范围内监督其档案的权利，保障当事人的知情权和申诉权，加深认识，培养主人翁意识，提升全社会对干部人事档案的重视度，从而保障干部人事档案规章制度的顺利落实[5]。

3.创新管理方式方法，全面加强干部人事档案规范化建设

（1）加快干部人事档案信息化进程，实现多途径利用

进入电子信息化时代，传统的封闭式人事档案管理已经不能满足社会日益发展的需求，干部人事档案信息化建设的任务刻不容缓。目前，事业单位干部人事档案信息化建设尚处于起步阶段，我们要遵循“科学、规范、适用”的原则，确立档案信息化建设的长期工作目标和近期工作任务。首先，应建立干部人事档案数据库信息管理系统，利用计算机对人事信息进行查询、检索和统计分析，将个人信息用图表等直观的形式展现出来，以更加明晰的方式对职工进行全方位的比较，为组织人事部门选拔考察干部提供有力参考。其次，应开发干部人事档案社会服务系统，通过扫描职工的个人简历、学习经历、工作经历、任免材料、信用记录等内容建立职工的网络档案，并在法律允许的范围内通过身份证号码或社会保障号码即可对档案的内容进行查询，实现干部人事档案的多途径利用，从根本上解除以往干部人事档案给人才流动带来的限制，进而促进人力资源的优化配置[6]。

（2）建立长效管理原则，规范干部人事档案工作全过程管理

干部人事档案工作贵在坚持与坚守，在档案材料收集、审核、归档、利用的全过程管理工作中，除严格遵守规章制度外，还应及时总结工作经验，掌握工作规律，提高工作效率，自觉以“三不”“三严”原则抓好干部人事档案管理工作，即审核不合格的不接收、不符合要求的不归档、不符合查阅规定的不提供；严防丢失毁损、严防涂改造假、严防失密泄密。各事业单位应加强沟通交流，学习先进经验，做到收集材料“齐全”且“规范”、审核整理“严格”且“精准”、日常工作“耐心”且“细心”、查询利用“合规”且“民主”，不断建立完善长效管理机制，规范干部人事档案工作全过程管理。

（3）保障人、财、物投入，建立健全干部人事档案工作网络

干部人事档案工作是组织人事工作中的重要组成部分，是组织人事工作的基础和保障。因此，各事业单位不仅应为干部人事档案工作配置专业且专职的工作人员，保障干部人事档案工作开展的经费需求，而且应提供完备的档案管理配套系统。在此基础上，建立健全单位档案工作网络，为各部门配备兼职档案员，建立整个单位上下联通、层次分明的干部人事档案管理工作网络，进而为干部档案工作的有效开展提供队伍保障。

综上，干部人事档案工作事关党和国家人才强国战略的顺利实施，完善干部人事档案管理迫在眉睫。当前，各事业单位要以干部人事档案的改革创新为核心，坚持依法“治档”，切实加强干部人事档案管理，不断提高干部人事档案工作质量和服务水平，不断提升干部人事档案管理的整体管理水平，促进干部人事档案工作走上更加科学化、制度化、规范化管理的轨道。

参考文献：

[1]方德生.干部人事档案工作“三化”建设辩证关系浅析[J].经济研究导刊，2013（24）.

[2][3]黄霄羽.国外人事档案管理的特点及启示[J].北京档案，2006（1）.

[4]张亚玲，胡元潮.对人事档案制度改革的几点思考[J].浙江档案，2012（12）.

[5]李国民.浅谈我国人事档案管理工作改革的新设想[J].北京档案，2011（7）.

[6]安莹莹.新形势下地方高校人事档案改革浅析[J].档案管理，2016（4）.

责任编辑：马程