关于产品质量监督抽查信息管理系统的改进建议

文/刘晓花

1 前言

产品质量监督抽查信息管理系统（以下简称“系统”）是中国电子质量监督（e-CQS）的重要应用，实现监督抽查业务全流程信息化管理。通过公共服务门户为参与产品质量监督抽查的检测机构提供抽查预算上报、检测方案上报、检测任务下发、收样登记、检测结果值上报、统计查询等功能。因为是全流程信息化管理，涉及工作过程中的所有部门，包括任务来源部门、牵头机构、抽样机构、检验机构，流水作业，环环相套，记录了监督抽查的每一个过程，包括任务分配、抽样单录入、收样、检验值录入、检验报告的寄送、异议处理、复检、汇总结果上报等，且每一过程都信息量巨大，可以说是监督抽查工作既完美又完整的复现。我们作为承担省监督抽查的抽样、检验机构，主要用到抽样单录入、收样、检验值录入部分，我们盛赞系统对监督抽查过程监管的严密性，却发现实际操作中有很多的不便。总体来说是信息量空前的大，但只是简单的信息录入，没有任何操作技巧可言，只是无谓地增加工作量，运行一年来尽管不断地升级，但仍旧存在很多不足。下面我从提高工作效率、提高录入准确率、降低劳动强度等方面对抽样单录入、收样、检测值录入的软件设计提出几点改进建议。

2 抽样单录入

2.1 增加临时保存功能

抽样单录入模块录入内容很多，包括基本信息、受检单位信息、生产单位信息、受检产品信息、抽样信息、抽样单位信息等，常规项多达四五十个字段。为确保必要的统计用信息的采集并保证不被遗漏，软件设计了必填项，只有必填项全部录入才能予以保存。目前存在问题是，由于录入内容比较多，全部录完需要较长时间，中途如遇断网，则会出现访问页面异常，前期录入内容全部清零，只能重新开始录入。

改进建议：设置临时保存功能，只要有录入，随时可以保存，只在提交时，进行必填项必须录入的限制。

2.2 增加部分字段下拉菜单输入或联想输入

尽量减少手工录入，可以降低录入的错误率。所以对于重复率比较高的字段可以将一次次的手工录入转化为选择录入。可以有两种方式，一种为下拉菜单输入法，一种为联想输入法。

2.2.1 下拉菜单输入法

关键是建立相应的数据库。

抽样人：对于一个抽样机构来说，抽样人是相对固定的，系统可以建立一个抽样人数据库，将本机构的抽样人员事先录入数据库，当录入新的抽样单时，抽样人直接从下拉菜单中选择即可。

产品等级：产品等级更是一个相对固定的字段，以纺织品、皮革、防护用品为例，有优等品、一等品、二等品、合格品、一级、二级、A级、B级等，系统可以建立一个产品等级数据库，将对应产品的等级划分事先录入数据库，当录入新的抽样单时，产品等级直接从下拉菜单中选择。

标注执行标准：与抽样人、产品等级相比，执行标准数据比较多。如果可能，执行标准库可以从标准信息服务网等网站直接调入，如果这种联网方式比较困难，系统同样可以建立一个标准数据库，将有可能用到的执行标准事先录入数据库。当录入新的抽样单时，在录入执行标准的关键字时，包含该关键字的标准就会都显示出来，只要选择即可。

2.2.2 联想输入法

关键是有记忆、模糊搜索功能。例如，在抽样人录入中，当录入姓时，会自动跳出曾录过的同姓人名，然后通过选择录入正确的人名；例如，在录入产品等级时，当录入“一”时，会自动跳出曾录过的“一等品”“一级”等包含“一”的等级，然后通过选择录入正确的产品等级；例如，在录入执行标准时，当录入“1002”，会自动跳出曾录过的“QB/T 1002—2015”，如正确，直接选定，如未出现需要的标准，则本次按全字符录入，在下一次时，则会出现在记忆库中。

2.3 增加抽样人单元格

现有系统的抽样人为一个单元格，两个抽样人的名字都录在这个单元格里，以空格隔开，有时会因录入人的粗心，只录一个人。鉴于抽样工作必须至少由两人完成，建议抽样人员的录入应设置成两个必填的单元格，以此杜绝录入人员因粗心只录入一个抽样人员的录入失误。

2.4 增加有效利用已录抽样单的功能

有些抽样单之间会有很多相同的部分，如受检单位信息（名称、地址、统一社会信用代码、法人代表、联系人、联系电话）、抽样单位联系人、联系电话等，但每次都必须一个个重新录入。为减少录入的错误，以及减少重复劳动，目前为止所能想到的最好办法只能是建一个Word文档，将这些有可能重复录入的信息保存起来 ，通过复制、粘贴录入下一个记录。

改进建议1：增加抽样复制功能，使得在录下一个抽样单时，可以先复制相同信息比较多的已有抽样单，然后修改不同的部分，形成新的抽样单，既能提高录入效率，又能降低录入错误率。

改进建议2：增加页面保留功能。当录完一个抽样单后，系统提示，此抽样单已保存完成，将录下一个抽样单，是否清空此页信息？如选择清空，则录入一个全新的抽样单，如选择不清空，则可以实现只修改不同的内容而完成另一抽样单的录入。

2.5 增加受检单位调入功能

目前，系统是以生产领域抽样为模式设计的，当基本信息中输入企业名称时，受检单位和生产单位名称都将变成该企业名称，如果之前库里曾经有过该企业的基本信息，则在受检单位和生产单位信息栏，该企业的地址、统一社会信用代码、法人代表、联系人、联系电话等都会自动调出，省去了一个个重新录入的麻烦。但对于流通领域，受检单位与生产单位是不同的，所以受检单位信息必须一一修改。

改进建议：增加流通领域的企业库建立，将企业信息调出的功能扩展延伸到受检单位，实现受检单位和生产单位的信息分别调入。

2.6 企业管理库由源头单位录入

系统有企业库管理，可以实现一次输入，永久使用，省去重复录入的繁琐。但企业库的建立都是录入人员一个个录进去的，一是工作量大，二是难免发生录入错误。

改进建议：既然生产单位的信息来源于营业执照，建议企业库的建立应由营业执照发放单位（市场监督管理部门）直接导入，录入人员通过模糊搜索直接使用即可。

2.7 历次抽查情况直接导入

在抽样信息一栏，要求输入历次抽查情况，具体操作为复制生产企业名称，点开“企业抽查历史查询”模块，粘贴该企业名称，即可查得结果，再跳转回“抽样单录入”模块，输入抽查结果。

改进建议：将人工查询、填写改为自动查询、导入。

2.8 增加EXCEL批量导入功能

抽样单的录入是一个一个进行的，而且必须在网络环境下运行，建议增加批量录入的功能，可以在非网络环境录入所有抽样单信息，然后再批量上传到该系统。具体为：建立一个EXCEL抽样单录入模板，表头如表1所示（只列出了部分字段）。

表1 抽样单录入模板

续表1 抽样单录入模板

对于重复性的信息，如计划名称、产品名称、质量等级、抽样单位联系人、联系电话等，EXCEL表可以很方便地操作，而无需重复输入，省时省力。表格全部填好后，进入系统，执行导入功能，完成抽样单的保存、提交。

3 收样

3.1 减少重复性录入

收样模块需要录入收样日期、承检机构负责人及联系电话、收样联系人姓名及联系电话、样品接收情况，而其中的承检机构负责人和收样联系人姓名、联系电话是基本固定的，但每批收样都要录一遍，重复性录入太多。

改进建议1：采取同2.2的方式，承检机构负责人和收样联系人姓名、联系电话字段采用下拉菜单输入或联想输入。

改进建议2：采取同2.8的方式，增加EXCEL批量导入功能。具体为：建立一个EXCEL收样录入模板，表头如表2所示（只列出了部分字段）。

表2 收样模板

对于重复性的信息，如承检机构负责人和收样联系人姓名、联系电话等，EXCEL表可以很方便地操作，而无需重复输入，省时省力。表格全部填好后，进入系统，执行导入功能，完成收样信息的保存或提交。

3.2 增加唯一关键词搜索

目前所列搜索关键词有抽查计划名称、产品名称、受检单位、生产企业、抽样单位、收样状态，都不具有唯一性，常常会列出好几行同样的内容，无法快速找到所需的抽样单号，只能一个个点开查看，费时费神。

改进建议：增加唯一搜索关键词——抽样单号。

4 检测值录入

4.1 增加唯一关键词搜索

收样后，进入检测值录入模块，录入页面列出了全部已收样的样品，我们需要从列表中选择我们所需要的，进行检测值的录入。选择的方式是通过搜索，目前该页面所列搜索关键词有抽查计划名称、批号、产品名称、受检单位、生产企业、审核状态，都不具有唯一性，查询结果有可能列出多行，我们只能再通过列表中显示的抽样单号找到我们所需要的，然后录入检测值。如果在搜索关键词中增加抽样单号，则一步就可找到。

改进建议：增加唯一搜索关键词——抽样单号。

4.2 增加检验报告生成功能

该模块要求录入样品的检验数据，包括检验项目、标准要求、检验结果、判定结果。因为每个检验机构都有自己的报告生成系统，所以该模块实际就是将检验机构报告系统录过的数据再录一遍，又是重复的劳动。

改进建议：增加检验报告生成功能，即，结合已录的抽样信息和检验结果，直接生成检验报告并打印。这样就可省去检验机构报告系统的录入，省时、省力。

5 结束语

产品质量监督抽查信息管理系统涉及任务来源有国家，有各省份，抽查类型有季度抽查、专项抽查、联动抽查、电商抽查等，用户遍及全国各地，我作为广大用户中的一员，针对现有系统框架下使用中的诸多不便提出修改意见，希望系统能有所改进，惠及所有用户。我更希望系统能够彻底改变框架结构，如受检单位信息通过扫描营业执照直接导入、抽样现场直接生成抽样单、 直接完成检验报告的三级审核、自动生成各类报表等，这样抽查工作的全部流程都能在系统里直接完成，大大提高工作质量与效率。我更期待这个质的飞跃！