事业单位档案信息化建设的影响因素及解决策略探讨

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信息技术的进步改变了诸多行业的生产及管理模式，信息化建设是现代企事业单位不可或缺的内容。对于事业单位来说，档案信息化建设对提高日常工作效率、加强资源储存共享等具有重要的意义。目前来看，不少事业单位档案信息化建设还存在诸多问题，严重阻碍了档案信息化建设进程。基于此，文章首先对事业单位档案信息化建设影响因素进行了分析，并提出了几点相应的解决策略，希望能够为事业单位档案信息化建设提供帮助，促进其档案信息化建设水平。

事业单位档案信息化建设影响因素

（一）部分事业单位对档案信息化建设认识不足

档案信息化建设是互联网时代档案管理的改革趋势，是事业单位进行档案管理的重要手段，但目前来看，部分事业单位依然采取传统的档案管理方式，工作效率相对低下。究其原因是在于事业单位对档案信息化建设认识不足，没有充分认识到信息化建设对档案管理的重要影响，对信息化建设存在质疑，同时对档案管理工作不够重视，认为档案管理在事业单位日常管理工作中没有太大作用，这种错误认知严重阻碍了事业单位档案信息化建设，也对其自身日常管理工作有一定的影响。

（二）档案信息化建设投入不足

档案信息化建设需要事业单位投入一定的资金、人力等进行必要的基础设施建设，尽管一些事业单位逐渐意识到了档案信息化管理的重要性，但是由于资金不足、专业技术人员不足等问题导致信息化建设难以全面开展。首先，资金投入不足。充足的资金投入是档案信息化建设的根本保障，信息化建设需要有快速的网络环境、必要的计算机设备、打印机扫描仪等现代办公设备。这些都是必备的，而事业单位缺乏充足的资金投入势必会影响档案信息化建设。其次，专业人员投入不足。事业单位中能够进行信息化建设的专业人员很少，很多工作需要依赖社会专业人员，这也造成事业单位对档案信息化建设了解很少，在进行信息化建设时往往无从下手，很大程度上阻碍了信息化建设的推进[1]。

（三）档案信息化管理缺乏统一的标准

事业单位经过长期发展积累了大量的档案资料，档案信息化管理需要对这些档案资料进行统一管理，但是目前事业单位缺乏统一的标准和规范，不同部门往往采用的是该部门独立的信息系统。档案信息化建设不仅仅是将传统的纸质档案资料等转化成数字档案，同时还需要将所有部门的信息数据整合到一起，采取统一的标准进行管理，方便信息的调取和利用，这就需要确保各个独立信息系统数据资源的共享性和不同技术标准的兼容性。这对事业单位庞大的档案信息资源来说，无疑是一项复杂的工程，还需要相关制度文件对此进行规范和引导。

（四）档案管理人员素质参差不齐

在事业单位中，档案管理一直被认为是一项简单的工作，从业人员无需具备太多的知识技能。而随着信息技术的不断发展，档案管理逐渐向着信息化建设方面发展，档案管理人员的素质水平对信息化建设也有重要的影响作用。一方面，事业单位缺乏对档案管理人员的专业技能培养，档案管理人员依然停留在传统的档案管理层面，档案信息化建设对他们来说似乎十分陌生，而信息化建设之后的档案管理工作该如何进行正是诸多事业单位需要面临的事情。另一方面，部分事业单位认为档案信息化管理工作可以由社会专业管理机构进行代管，或者外聘专业人员辅助档案管理人员进行档案信息化管理等。对于档案管理人员自身来说，这一方式依然没有从根本上提高其专业能力，其独立完成档案信息化管理的能力不足，对档案信息化管理效果也有很大的影响[2]。

事业单位档案信息化建设解决策略

（一）转变传统观念，提高对档案信息化建设的认识

在信息技术快速发展的新时期，事业单位需要紧跟时代发展，顺应新时期要求，积极主动进行管理模式的创新变革，转变传统观念，提高对信息化建设的认识。首先，事业单位领导需要提高对档案信息化建设的重视，在日常管理中，可以通过其他工作对比信息化管理与传统管理模式的工作效率、工作质量，明白信息化建设的重要性。其次，事业单位要加强对档案信息化建设的宣传引导，使档案管理人员充分意识到信息化建设不仅是时代发展的需求，同时也是事业单位档案管理的实际需要。随着信息化建设在各个领域的广泛应用，信息化建设正在成为各行各业发展的重要趋势。对于事业单位来说，档案信息化建设有利于管理人员对数量庞大的各类档案进行资源整合和有效管理，提高档案管理的工作效率和工作质量，对事业单位日常工作的顺利开展有十分积极的作用，同时也能够大大减轻档案管理人员工作负担，档案管理人员可以将更多的精力用于日常工作的管理优化和能力提升方面。事业单位档案信息化建设符合时代发展需求、符合事业单位工作实际需要、有利于档案管理人员工作效率的提升，因此，档案信息化建设是事业单位未来发展必须要进行的重要工程。

（二）加大档案信息化建设人力、物力、财力的投资

档案信息化建设离不开大量的人力、物力和财力，因此事业单位需要投入充足的资金支持，切实保障档案信息化建设的顺利进行。首先，事业单位相关领导需要对档案信息化建设进行科学评估，对档案工作转型进行分析，设置合理的资金投入，并且加大资金使用监督力度，确保专款专用，为档案信息化建设提供充足的资金支持。其次，加强基础设施建设，信息化建设需要基础设施的支持，需要对目前单位内所用网络设备、办公设备等进行检查，对于老旧设备及时升级或换新，同时还需要购置档案信息化管理所需的数码相机、图文扫描仪等相关设备，为档案信息化管理提供符合要求的存储场所，确保硬件设施能够符合档案信息化管理需求，为信息化建设提供必要的硬件支撑。最后，邀请专业信息化建设技术团队参与到档案信息化建设工作中来，可以通过聘请社会专业技术人员进行软件的开发安装，建立档案信息化管理所需数据库等，全面保障档案信息化建设的顺利进行[3]。

（三）建立健全档案管理标准

建立健全档案管理标准是保障事业单位档案信息化建设的重要前提条件，事业单位需要采取先进的管理手段，结合目前档案管理工作中的实际问题，制定行之有效的档案管理标准。首先，档案目录的统一性，档案目录是档案管理人员后期进行档案检索、档案整理的重要参考依据，因此，事业单位需要对档案目录进行规范，采用统一的标准进行管理。其次，完善档案管理制度，事业单位档案资料涉及众多部门，不同部门在进行档案整理及调取时的流程并不一致，有必要对档案管理制度进行规范，建立统一的档案信息资源管理体系，实现不同部门、不同信息化资源系统之间信息的共享性和同步性，为事业单位日常工作开展提供有利的帮助。最后，建立健全档案管理考评机制，加强对档案信息化管理人员的工作监管，确保信息化管理工作责任到人，提高档案管理人员工作积极性，保障档案信息化管理的有序进行。

（四）加强档案管理人员培训

档案信息化建设是为了提高档案管理工作效率和质量，为事业单位其他工作的更好开展提供支持，而信息化建设之后的档案管理工作显得尤为重要。档案管理人员素质水平也需要提升，以适应档案管理工作的转型升级。首先，加强档案管理人员信息技术知识的培训，档案信息化建设需要档案管理人员具备一定的信息技术知识。其次，事业单位可以引入适量的专业人才优化现有档案管理人员队伍，通过引入信息技术专业人才带动全体人员信息技术水平的提升，引入档案信息化管理人才促进其档案管理人员、档案管理水平的快速提升。最后，加强档案管理人员网络安全培训。

信息技术的发展与普及，改变了传统行业的工作管理模式，对于事业单位来说，档案信息化建设是信息时代发展的必然需求，是事业单位迟早需要面对的问题。因此，事业单位需要提高对档案管理信息化建设的重视，对影响信息化建设的因素进行全面分析，采取行之有效的措施进行解决。同时参考其他事业单位档案信息化建设的成功案例，尽早完成档案管理工作转型，促进事业单位各项工作的高效开展。