机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策

武晋梅 国家广播电视总局七二五台 山西 灵石 031308

随着社会的发展，机关事业单位改革工作也在不断推进。档案管理作为其重要组成部分，对单位工作的开展有着重要影响。档案记录的是机关事业单位每个人的信息，这样有助于单位人才资源的优化配置。在信息技术快速发展的大背景下，档案管理部门需要在各个方面做的与时俱进，不断创新，才能有效提高档案管理成果。

一、机关事业单位档案管理工作的意义

（一）为后期管理提供参考依据

档案管理中所记录的，不只是职工的各项信息，还有机关事业单位在发展过程中所取得的成就、对各项工作的总结分析，以及单位的发展历程，是集中管理的重要体现。单位在后期管理过程中不仅可以参考档案信息，通过对信息资料查询熟知单位过往，找到之前地相同案例有效地处理问题；还可以对信息资料加以利用，完成人事调动，实现单位人力资源的优化配置。档案管理对信息资料的汇总和梳理，对企业的发展有着至关重要的作用，所以机关事业单位必须做好档案管理工作。

（二）有助于机关事业单位发展

档案管理是机关事业单位重要的组成部分，并不只是简单记录职工信息的资料，还是单位发展的业务基础。高效的档案管理方式是单位管理能力的重要表现之一，科学开展档案管理工作能够让领导层充分了解单位的运行状况，有助于领导层做出的决策更加正确。所以必须对档案管理工作给予足够的重视，使档案管理更加规范化。此外，加强档案管理工作，从管理理念和工作方式上进行创新，顺应新时代探索新的管理途径，高效反映本单位情况，既有助于社会经济稳健发展，也能够提升单位的综合实力，有助于机关事业单位发展。

二、机关事业单位档案管理工作的难点

（一）档案管理人员综合素质有待提高

少数机关事业单位在档案管理方面，并没有配备专业人员，而是调用其他岗位的职工兼职档案管理，或是聘用临时工作人员来管理档案。由于专业人员的欠缺，管理工作者身兼数职，容易导致其面对繁杂的档案管理工作时出现纰漏；对于细节问题的疏忽或者错误，容易导致档案管理混乱不堪。虽然有些单位配备了专职档案管理人员，但大多工作态度消极应付，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，也会让档案管理工作的效果不如人意。诸如此类问题还有对本职工作没有责任心和认同感；档案归类不够整齐合理；对信息资料的更新不够及时，导致档案资料难以最大限度发挥作用。此外，单位人员流动时，没有做好档案管理工作的交接，也会导致信息资料缺失。

（二）缺乏科学的档案管理和利用机制

机关事业单位能有序开展档案管理工作，离不开完善的规章制度和规范的工作流程。目前少数机关事业单位的档案管理工作，仍是让各部门自行管理，使得档案资料分散在各个科室，没有统一管理会大大降低档案的使用性。同时，部分单位还沿用“信袋式”档案管理，纸质管理手段增加了工作难度；不科学、不专业的管理方式，使信息提取难度加大，使用起来比较麻烦，难以充分发挥档案的作用。

（三）档案管理工作信息化程度比较低

随着现信息科学技术的迅猛发展,互联网信息技术的广泛运用，已经深度到我国人民群众日常生活和事业中的,所以，单位的档案管理工作也必须要顺应这一形势,不断改革创新,利用现代科学技术更好地对档案进行管理。电子档案相对于传统的纸质档案,存储范围大,保存方便，而且能高效收集、整理、分析信息资料，便于提取和利用信息资料。虽然有些单位已经采取了信息化档案管理，但在保密方面还有待进一步加强。

三、机关事业单位档案管理工作难点解决对策

（一）提高档案管理人员的综合素质

档案管理工作具有专业性、复杂性和综合性的特点，这要求工作人员要有较高的素质，不只是较强的专业素质，还要有较高的道德素养，和对本职工作的认同感和责任心。档案管理人员的素质对档案管理工作有着重要影响，所以单位必须注重对人员的培养。首先，要选用专职人员负责档案管理工作，避免管理人员频繁变动，加强人员的稳定性。其次，要定期对档案管理人员进行培训，学习先进的档案管理知识，提高工作人员的综合素质。档案管理工作也要与时俱进，对档案管理工作人员进行考核，敦促工作人员对过往工作进行总结分析。进而提高其道德品质和工作能力，更好地做好本职工作。

（二）不断完善档案管理和利用机制

机关事业单位需要认识到档案管理的重要性，根据实际情况完善档案管理和使用机制；明确各岗位工作人员的职责，严格按照档案管理制度和流程开展具体工作，杜绝违法违规行为的出现。同时，要对档案管理人员进行统一领导，分级管理。根据制度要求分类管理档案信息，确保档案管理工作更加科学。各单位应当成立专门的档案管理工作小组，对档案管理工作制定详细计划；并以此做为重要依据，保证档案管理工作的有序开展。

（三）提高档案管理信息化建设程度

为提高档案管理工作的效率，单位不仅要在思想上的重视，还应做好物质投入工作。充分运用现代化设施管理档案，提高档案信息化程度。随着科学技术的快速发展，互联网信息技术也不断普及，加强档案信息化建设，能够有效提高工作的效率。有助于档案资料的分类，为机关事业单位发展提供更全面、更专业的信息资料。信息化档案能够更全面搜集资料信息；管理档案工作人员应当加强对图像与影音等资料的记录。同时，还可以建立档案信息资料共享平台，便于信息资料的登记与查询，提高信息资料的使用率。提高档案管理工作信息化程度，工作人员也应当学习相关知识，激发自身积极性，掌握相关安全知识，做好部分档案的保密工作，使档案管理工作更加科学安全。

（四）提升管理工作的创新服务意识

档案管理工作要跟随时代脚步，在新形势下提升创新服务管理意识。对此，机关事业单位档案管理工作，可以利用互联网平台便捷的优点，开通自主查询和分类查询信息的功能，及时补充更新档案资料，使档案资料更为准确有效，为单位发展和领导决策提供重要依据。档案管理工作者只有转变保守思想，将单位实际发展情况与档案管理机制相融合，进行创新管理，才能有效提高档案管理工作的质量和效率，使档案管理工作取得进步。

各单位要对档案管理工作给予重视，制定符合单位发展的档案管理机制，找准工作重难点，并积极解决档案管理工作存在的问题，提高档案管理者的素质，引入信息化技术，培养员工的创新服务意识，使档案管理工作更加科学化和规范化，为单位发展提供保障。