“互联网+”背景下高校人事管理信息化建设探析

2021-03-07张丹

文化创新比较研究 2021年2期

张丹

（河北地质大学，河北石家庄 050031）

高校是重要的人才储备库，对其人事行政事业的建设，不仅是高校行政管理的重要工作，也是人才储备信息建设的重要活动。顺应“互联网+”大时代背景，实现高校人事管理信息化建设，是人事管理工作向前迈进的必经之路，应当作为高校建设的一部分被关注。反思我国当前高校人事管理制度现状，转变观念，逐步做出调整，成为当前高校教育管理工作的重要一环。

1 高校人事管理信息化建设的意义

1.1 顺应“互联网+”时代人事管理需求

随着“互联网+”时代的到来，人们的工作、生活都被深刻地影响了。各行业人事管理工作，也都通过网络信息平台实现了搜集，避免了故纸堆中找寻档案的种种弊端，提高行政管理效率。进入“互联网+”大时代环境，顺应这种变化，本身就是各行业、各机构应当及时关注并参与的[1]。同时高校作为高等人才集中的地方，作为国家人才储备库，没有理由不去顺应这种变化，积极做出响应及调整。

1.2 向现代化、智能化迈进

管理信息化的发展，能够有效借助信息化手段，最大程度地将各个环节关联起来，实现高效的信息收集、分类及处理。同样的，信息化处理下的信息，本身就是一种较为综合的关联性，通过技术处理数据，提升其数据管理效率，并且将其作为机构的一种资源加以运用，提升数据处理效率。在网络大环境背景下，可更多地搜集到相关信息，如人事、财务等，将这些信息纳入人才信息库，可完善个人信息，实现管理的现代化、智能化。

1.3 促进文档标准化

我国高校一般会有较悠久的历史和深远的传承，其人事管理信息错综复杂，关联深远，标准化文档意义不言而喻。人事管理信息化建设，以促进文档标准化建设，能有效提高教学管理效率，为专业人才建设人才库，也能在需要查找、调用时，快速完成工作，提高行政效率[2]。同时，信息化建设中，避免手写、纸张的运用，增强了信息识别和储备功能，减少了个人因素，如字迹潦草等导致信息失效等问题。电子存储形式，也将档案资料从故纸堆中解放出来，进行有条理的数据存储。

2 高校人事管理信息化建设阻力

2.1 缺乏专业人才

在我国高校，对行政管理、图书管理及档案管理等工作，很多都并没有聘请专门的人才，而是由在校教师兼任。这部分教师一边要完成日常教学、学术科研等工作，还要兼顾行政职责，往往顾此失彼，难以很好地将人事管理、图书档案等做精做细[3]。况且，档案管理本身具有一系列的专业要求，尤其是信息化建设，需要有专业的团队配合，如专门的管理运营人员、专业的硬件设施维护人员等，这些都是开始时各高校所不具备的。

2.2 软、硬件设施不到位

在高校人事管理信息化进程中，首先要建设相应的软、硬件设施建设，组建日后的维护团队，定期检修、维护等。事实上，随着“互联网+”时代的到来，很多高校早已开启了现代化进程，如数字化教学资源的大量引入及运用，普遍运用多媒体教学等。然而，在教育管理上，在行政管理中，信息化技术的运用仍然需要调整，做进一步设定，才能真正将高校行政管理与信息技术更好结合。

2.3 认识仍然不到位

工作制度建设，行为的调整，普遍受到认识的指导。但在当前高校校园管理工作本身就不占重要地位，而人事档案管理也多有缺失，这也客观反映于教育工作与档案管理工作中信息化进程不一致中。重视程度不高、关注重心不在此处等诸多问题，都影响档案管理工作开展，为教育教学工作的进程产生阻碍。认识不到位，往往导致进程缓慢，也都是当前高校教育教学工作中需要做出的调整。

3 高校人事管理信息化建设的策略

3.1 转变人事管理观念

长期以来，我国高校建设中，教育教学工作是主体，而教育管理工作是辅助，无论在人力还是硬件设施等的资源投入上，都十分有限。但实际上，人才是发展的动力，是高校的宝贵资源。高校作为人才聚集地，来自五湖四海的学生、教职人员等聚集于此，是一个大的社区，若是不能加强人事档案建设，自然会为工作带来不便之处。转变人事管理观念，先从认识到重要性开始[4]。人事资源的信息化管理，实际上也节约了空间、优化了工作，为各项工作的有序开展做出铺垫。从高校管理层加强观念的转变，逐渐到各项具体行动的转变与指导，做出系统规划。转变人事的管理观念，也是一项需要多方参与的任务，除了管理层及相关工作者，还需要全校教师等需关注与互动的，这些都是当前教育教学工作的展开，完善知识点，达成发展。由此，需要关注到普及与宣传，使信息化进程成为一个全校聚焦点，最终促成人事管理工作的规范化、信息化等。

3.2 加强软、硬件设施建设

对人事管理进行信息化建设，还需要建构相应的软、硬件设备，做好设备保障。人事档案管理需要专业的操作平台，不仅能做信息的搜集、整理，还在此基础上做系统的分类、便捷的筛选等，这些都需要专业的技术作支撑。作为高校，积极开展建设电子人事资源档案室，引入专业设备。这些设备本身不是一步到位的，要不断调试、维护，定期检修等，才能保证长久运用，尤其是涉及人事档案的内容，需持久保存，注意保密等，这些都需专业维护以实现。由此，高校在确定开展信息化建设后，还需每年预留出指定资金，进行设备检修、维护、技术更新及人员技能培训等。相较于硬件设施建设，软件的设备，软件的辅助与购买维护，同样十分重要。人事档案信息化，也属于一项涉及校园安全的工作，由此，软、硬件设施的安全，对这项工作有积极意义，硬件安全、软件加密，也是对校园的负责。

3.3 聘请专业人才团队

在当前的高校人事管理信息化进程中，需要关注到对专业人才团队的聘请。一支高校人事专职的团队组建，应当是具备人事组、档案组、维护组等几个小组的：人事组，是维护高校基本的人事事务，与一般企业内人事专员工作相似；档案组，是具备专业的档案管理人员，这部分人员应当是具备专业的档案电子化、整理、综合运用能力的人才，这部分人才需要专业人员，能帮助指导高校人事档案信息化步入正轨的[5]。技术组，则是负责相关技术的维护及运用，应当是具备一定的计算机运用及相关技术检修的工作人员。在组建了基本队伍后，还可以做进一步的分工，如技术组和校园技术组是可以与校园信息化教育的相关技术工作人员合并的；聘请档案管理人员之后，也可结合该校的档案管理学、历史系的史料学等相关学科师生结合，共同完成资料整理、建档等工作。除此之外，在组织教学中，也要关注到人员的培训及优化。信息化时代，各项工作更新发展快，信息传递速度快等，应当加强对相关工作人员的培训，定期组织培训工作，建立规范的制度和培训体系。

3.4 做好旧有档案归档

人事管理信息化进程，是一个周期性、系统性的工作，在此基础上，应当做好持续性工作。其中，有一些旧有人事档案，包括原在校生、教师等，这些内容需要入档案，以备日后查询使用；而现有的人事档案，也应当被及时的整理在册，用以规范。由此，作为一个系统工程，应加以规划。对旧有档案存档的问题，是将纸张内容转变为一些现有的资源，可先做以整理，再分批归档，归档内容应按照年份、性质展开，必要时可邀请历史系、文献学等相关专业师生加以辅助，以加速完成。旧有档案的保护也十分有意义，可规范年份，将部分珍贵的纸质档案收入学校的档案室、史料馆等加以收藏，其余部分，可做销毁处理。将原有档案归档后，能实现基于高校的档案体系的完整建构。

3.5 形成档案管理意识

江山易改，本性难移，在改革过程中，在实现人事管理信息化进程中，除了要解决软硬件设施的具体问题，还要注重观念的调整。前文已述，当前我国各高校对于人事管理的方式仍然是纸质文档等形式，既没有迈向信息化，也没有迈向信息化的意识。既然档案信息化步伐已经迈开，就要关注到对人们意识的培养，注重对相关教职人员的组织培训，及时做好人事信息化管理的动员工作，使信息化不再是一种教学理念，更是一种教育管理的意识。同时，形成档案管理意识，也要关注到在校园的普及。信息化进程一旦迈开，要相应做好基本制度的建设，帮助规范管理，完成日常的维护与管理，并且要求学生进行自主的交流与互动。形成档案管理意识，也要加强对校园的宣传，如入职入档案，逐渐实现网上档案填写等，自觉入档管理。对人事工作人员，也要养成定期的整理规范档案的习惯。在教学中，也要关注到如何展开教育教学工作，积极实现日常教育教学工作。人事档案信息化管理，应当是一个全校参与的活动，而非单纯地由一个企业来完成的。由此，在组织开展信息化进程中，应当是不断推进，完善的，全面促成展开。

3.6 完善人事管理系统

在“互联网+”背景下，高校想要实现长远发展目标，就要坚持从全面分析入手，制定出完善的人事管理系统，确保经费、人员等方面投入的合理性，为后期运营与维护等工作开展提供支持。就人事管理系统来讲，能够提升日常业务办事效率，同时也可获取相关的数据与信息。但是也应当要明确，在日常工作中要面对许多的问题，如人事管理系统功能仅限于信息记录、上传等方面，针对数据的统计与分析并不合理。所以在发展中就要从做好人事管理系统完善与创新入手，在展现其功能与优势的基础上做好线上与线下的融合，确保信息获取的便捷性。首先，在相关技术的引入下，还可满足教职工办事需求，在简化业务流程的基础上实现对业务的快速审批。其次，完善人事管理制度。由于人事信息与普通信息之间有着明显的差距，对保密性与安全性等方面有着严格的要求。所以在“互联网+”背景下，就要清楚认识到对高校人事管理所产生的影响，在健全人事管理制度的基础上确保各项工作的规范化开展，保证认识管理信息化的安全性。通过落实相关措施能够提高信息安全性，在完善管理系统的同时组织专业热源参与数据化建设与维护等工作，落实细则要求，在保证权限与职责合理的基础上为人事管理工作开展提供支持。

3.7 做好维护与推进工作

就高校人事管理信息化建设来讲，就要从展现“互联网+”优势出发，结合当前发展形势，发挥专业化信息管理团队作用，及时进行系统维护与创新。在高校中进行人事信息化建设有着系统性较强的特点，是难以在短时间内就完成的。且在建设中很容易出现许多的问题，所以高校在发展中就要从成本与专业化发展角度出发，确保信息化建设团队的专业性，及时针对信息化系统进行维护，满足高校人事信息化建设与发展需求[6]。在信息技术快速发展下，许多高校已认识到了进行人事管理信息化建设的重要性，在工作中主动进行了信息化建设尝试与创新。所以在高校人事管理信息化发展中就可以从主动借鉴先进管理理念与方法入手，在学习其他高校成功经验的基础上进行创新，结合自身特点，确保建设的本土化与可操作性。

3.8 完善各个环节保证建设合理性

首先，传统的办公方式已经难以满足当前业务量发展需求了，所以在这一背景下就要发挥出“互联网+”优势，确保各个环节建设的合理性。随着高校办学规模的不断增加，人事部门信息量有了明显增加，所以在发展中就要从信息化建设入手，在减少管理工作成本的基础上降低操作中的问题，确保管理工作的高效性。其次，要做好管理资源整合工作，确保管理的高效性。就人事管理信息化来讲，就要从网络信息技术平台出发，做好完善与创新工作。通过实现人力资源共享，在简化流程的基础上缩小各个部门之间信息反馈的时间，确保沟通与交流的及时性，提高工作快捷性。如通过开发管理系统，在整合现有资源的基础上确保资源配置、员工状况、成本分析等工作的全面开展。在人事信息系统的使用下，还可以提升服务质量，借助管理平台及时针对数据与信息进行收集，确保后续工作的顺利开展。最后，在信息化发展下能够实现开放化发展目标。随着人本管理理念的不断提升，在工作中就要从全面化发展入手，提升人事管理部门在高校中的地位，转变教职工的被动地位，调动参与认识管理工作积极性。所以说在“互联网+”背景下，就要从加大信息化建设力度入手，坚持从开放性发展入手，在做好功能完善与组织设立等工作的基础上逐渐形成完整的人力资源管理理念，督促人力资源管理工作的顺利开展。同时增加自助服务、外协与服务共享等功能，确保人事管理工作的先进性，发挥人事管理应有的作用与价值。