会计凭证档案管理系统设计与实现

付晋 杨淑红

（南阳医学高等专科学校第一附属医院 河南省南阳市 473000）

针对于会计领域，为了确保会计领域能够对会计凭证档案进行系统性的管理，需要就会计凭证归档，接收，借阅统计等进行全方面的管理，满足现代化的管理需求，此外借助信息化技术对会计凭证档案，进行全过程的精益管理，可以确保会计档案能够实现档案管理系统的设计方向，利用全新的数据库开发管理系统，确保会计凭证档案能够符合现有的工作需求，实现会计凭证的查询以及统计全程全生命周期管理，因此本文将就会计凭证，档案管理系统设计与实现展开讨论。

1 会计凭证系统的设计

就现有的会计凭证系统进行设计分析，可以得知会计凭证系统与其他类别的档案系统具有明显不同。在常用的档案管理系统中，其自身的工作效率以及档案精准率呈现一定的不足。而在会计档案管理中，其借助档案管理系统，可以就自身的借阅管理实现并解决目前的三大主要问题：

（1）根据审核凭证号，确定所在案卷；

（2）按照案卷进行管理，根据凭证执行相关的管理措施；

（3）根据现有的凭证信息，实现全方位的管理需求。

因此，利用全新的信息技术，不仅可以省略在会计档案管理中会计查询目录以及检索等无关细节，同时还可以帮助工作人员更好的了解检索原理方法，找到借阅档案。其基于传统手工查询，工作效率大幅度提升，可以减少时间成本以及人力成本。且会计档案管理系统是一个检索工具，同时更是一个管理工具。其简化并提升了查询渠道，在后续的借阅利用以及归还、检查中，有效的降低了出错率。

2 会计凭证档案系统的基本设计

在档案管理中，其在建设时，必须遵循“简单”、“易用”的原则。同时，就软件功能进行全面设计，以保障软件管理能够符合管理需求，最大程度的满足目前的管理方案。例如，在档案管理的设计中，其功能设计包含了初始化、归档、审批、借阅等流程。而在初始化中，可以创建会计档案管理数据库，并导入会计档案管理数据库的信息内容以及其上下数据。

而在归档中，其可以检查以及接收全新的数据模式，更新现有的上下数据。

而在审批中，可以就审批流程获取审批单，得知整个档案的审批状态。

而在借阅中，可以生成借阅清单，有利于整个档案的利用以及归还。同时，记录整个档案的上架时间、记录借阅时间等。

而在归还中，可以按照整个查阅清单进行记录，分析整个归还的时间，并清除借阅记录。

而在查询中，其借阅查询系统可以完成档案催还以及批量归还，查询相关档案结束借阅的具体时间。

而在统计中，可以统计整个借阅以及借出，完成持续改进。在数据库设计中，数据库涵盖了案卷以及分类信息。其数据库的整体上架模式以及数据库信息密度、人员、部门等可以按照档案管理的特定关系以及管理系统之间的工作流程完成分析研究。

3 会计凭证档案管理系统的设计流程

3.1 数据流程

就整个会计档案管理系统而言，其需要确定目前在管理过程中主要的开发环境以及开发语言、数据库等。随后，就整个会计凭证清单，使用Excel表格完成查询、统计、筛选，并分析不同的会计凭证，使用正确的表达方案。在数据库建设管理中，其实可以建设全方面的馆藏资源数据库，究其类别、年度案卷、起始时间、凭证号、备注等建立密切的排列架数。就整个档案管理的行列数进行合理分类，确保其能够实现年度以及起止卷号的上架信息。而在档案数据中，就整个卷号将其标记为“1”。随后，将“1”作为自然数。根据案卷分类名称，可以完成起止凭证序号的查询。就整个起止日期，将其标记为最小以及最大凭证日期。在设计时，需要考虑如插卷，很有可能导致卷号非自然数。整个起始凭证号应是连续自然数段，因此在设计中，需要考虑基于不同情况。设置多个数段，在附件过多的情况下，可以确保附件以及凭证能够有效分离。附件还需包含多个对应凭证，能够实现对应凭证以及符号的连接。

3.2 借阅管理

在档案管理中，分析整个借阅流程。例如，就现有的档案管理凭证号以及年、月段。在间隔符中，其分有半角以及全角之分。例如，在基于数据管理中，日期分隔符包含了年、月、日、汉字以及其相关符号，存在混用情况。在单个凭证内部以及多个凭证号之间，其还拥有多个制表符空格以及标点符号等。因此，其根据不同的符号以及数据，需要进行智能处理，准确的提取出整个凭证号。在系统自动登录其办公网络后，可以获取审批数据单，以明确审核审批管理流程，并获取其中凭证号。在整个借阅表中，将其分类日期、凭证号可以转化为年卷号，方便借阅管理，完成利用以及归还，生成详细的借阅表。就整个凭证号完成获取规范，完成查询、合并重复卷号、查询主体信息等步骤。会计凭证档案管理系统如图1 和图2所示。

图1：会计凭证档案管理系统

图2：会计凭证档案管理系统

4 会计凭证档案管理系统的实现

4.1 系统层次

在系统管理中，如图1所示，在首次登录后，会提示管理者进入系统管理界面。在管理界面中，点击建立数据库可以建立全新的空白数据库，随后就现有的数据信息点完成归档、接收。并就现有的数据选择导入，随后完成更新上架。在归档过程中，准备好凭证以及相关的商家信息，并依次点击归档接收以及更新上架，可以就整个凭证信息进行分析，实现有效的融合。

而在借阅管理中，借阅管理是整个系统管理的主要功能之一。其包含了归档、接收、导入、馆藏信息等，因此点击更新上架，可以连接整个借阅系统，实现重要功能。例如，包含借阅、归还，业务查询、修改等（如图2所示）。根据整个凭证窗口、借阅窗口、修改窗口，可以对会计凭证进行全面且精准管理。在分析整个系统流程中，可以得知第一行标记为业务栏，可以完成档案的借阅、管理、归还、查询、统计等功能。而第二行，其包含查询管理以及工具栏，相关人员按照部门查询，可以查询相关的档案以及为借阅档案。而第三行则是凭证窗口栏，显示出了接单的所有会计信息，可以及时进行归还、查阅。而在第四行状态栏中，可依次显示用户名，完成借阅借出以及借单分析情况，包含整个次数、凭证数以及卷数，并完成借阅归还。方便查看整体借阅以及技术情况，系统会根据接触状态，允许其凭证显示办理情况。如未借出，可以分析整个档案的的序号、单号状态，并就其整个借款日期凭证数的有效管理。

4.2 借单、借出管理

在整个借单借出、管理中，其实可以点击系统的取借阅单按钮，系统则可以自动获取网络。随后，将取借调介质切换端口，可以查看查看全新的借单状态完成审批。在借单管理中，对档案信息进行提前预览。在技术管理中，其选择未办理借单，则可以显示整个凭证输入窗口以及智能化提取借单。凭证信息就手工审核附件中进行粘贴，随后点击凭证管理按钮，可以完成借阅。在系统智能管理中，其可以分析整个过滤筛选模式，完成状态以及卷数的更新。在后续的应用中，就内置的Excel 表格清单对整个清单实现类别、凭证号、卷号等排序。例如，整表按照依次排序，按照类别进行合并。就临近相同的单元格进行自动归纳，当某卷出借时，其借阅以及归还表进行状态更新。而当其再次借阅时，则进行二次更新，以此类推。借助全新的清单，可以节约打印纸张，提高整个排版效率。仅需按照排序好的分类进行依次归档，可以避免档案管理人员进行反复调阅，极大提升档案管理效率。

4.3 归还管理、形式管理

在归还管理中，其归还凭证窗口清点无误后，点击凭证归还即可以完成档案的归还。同时，系统将自动记录整个归还时间以及归还完成状态，完成批量处理。在借阅查询中，为了方便催还以及完成多次合并规范，整体可以完成查询三种解决方法：

（1）为类型查阅。查询全部以及未还借单，在默认情况下其完成全部查阅。在查阅时，可以分析查阅的具体情况，完成查阅催还以及管理。

（2）在人员查阅中。查阅人员、查阅清单并区分不同部门以及同名借阅人，方便查阅整个情况，以便完成多次合并、归还，只需打开人员查询下拉列表，选择借阅人即可，无需手工输入。就软件自动记录中，提取整个借阅人信息。

（3）在部门查询中。按照查询的所有接单，可以查询同一部门的所有人借单，以便完成同一部门的合并归还。打开部门查询下拉列表，选择部门即可，无需手工输入软件，可自动提取部门信息。

而在形式管理中，借单由借阅退还账簿、归纳办理等审批流程，其默认为为统一借阅，增加账簿借阅功能。其考虑到凭证在财务账目临时保管的项目，其契约人可以办理契约审批手续，就整个位置项而言，其可以增加整个会计档案借阅流程情况。

5 模拟运行效果

经过集中调整，整体可以投入运行使用。经过分析，以一年时间为例，企业新系统在大批量审计机构中发挥了良好的作用，极大缩短了借阅人等待以及查询时间。此外，就档案管理人员归档以及上架时间更新中，其提升了工作效率以及服务质量，更好的确保了大量重复凭证以及安全号，减少了大量凭证的工作量。及时为这些人提供出借信息，减少档案管理人员的查询时间。

6 结束语

综上所述，在会计凭证档案系统设计与实现中，需要根据单位的实际运行情况，确保整个管理流程的科学、有效。在整个会计档案管理系统中，其存在多个亟待改进方面，例如可以优化SQL 数据库，以确保实现网络对接完成镶嵌。此外，也可以更加细致优化各环节，以便更加智能化的完成工作内容。因此，在后续的会计凭证档案管理系统设计以及实践中，可以分析会计凭证档案的基本运作情况，融合全新的工作体系，可以实现自动审批流程，以增加整个会计档案管理系统的应用效果。