房产档案管理中数字技术的运用解析

李安强

摘要：对于房产业而言，它是与人民生活息息相关的重要行业。因此对于房产档案管理工作而言，它有着十分重要的意义。数字化档案处理方式指的是通过照相或扫描技术，完成实物档案向数字化档案的转变。在房产档案数字化管理方面，可以利用现有的计算机网络平台，通过数字化管理模式，进行房产档案管理，以此提高档案管理效率和质量。通过数字化档案建设工作的开展进一步挖掘档案的价值，实现利用房产业来促进国家经济的发展。有效实现档案数字化建设，进一步提高管理职能的发挥，实现档案查询的快捷化，更好地为房产档案查询提供便利。

关键词：房产;档案管理;数字技术;运用;解析

引言

当前的房地产企业正处于转型的关键时刻，管理方式、发展趋势和之前相比发生了较大的变化。在新时代背景下，为了提高房地产档案管理效率，房地产行业的有关工作人员应注重提高房地产档案管理的全面性和机制性，为档案管理建立科学有效的工具和依托，利用培训、研讨等方式提高房地产行业档案管理人员的专业化、职业化，建立完整、高效的房地产档案管理制度。

1 新时期房地产档案管理特点和重要性

1.1 特点

房地产档案管理工作和普通的档案管理工作既有共性又有不同。房地产档案管理工作的特殊性在于综合性、关联性、来源性三个方面。（1）综合性。综合性是指房地产档案信息内容和范围非常广。比如，工程前期准备过程中产生的各种材料，设计方案、设计图、勘查结果等;建设过程中产生的各种信息资料，施工流程、材料购买信息、材料使用等;建设完成后产生的资料，竣工验收方案、交付使用合同等。这三个阶段所产生的文书档案、技术工作内容、财务核算数据都可以介入房地产档案信息管理工作中。（2）关联性。关联性是指房地产档案的归档时间非常长，这主要取决于建设工程的建设时间。众所周知，一个工程从施工到结束会经历前期决策、中期施工、后期验收等多个环节，通常是以年为单位进行结算的。如果施工面积扩大，工程的建设时间会同步增加。但只要是工程建设过程中产生的项目资料，都要划入房地产档案管理工作中，与具体是哪一年产生的资料无关。（3）来源性。来源性是指房地产档案信息的来源非常广，涵盖工程的各个方面。

1.2 重要性

房地产档案管理工作对于房地产管理而言有着很大的意义。①房地产档案管理能够帮助房地产行业建立有效的资信制度。当前，要想进行房屋产权、使用权和归属权的变更，必须凭借房地产档案信息管理人员所提供的资信证明进行房产的存储交易。交易双方的契约并不能作为房产变更的凭证。②房地产档案管理工作可以简化房产交易的流程。房地产行业的档案管理是组织化和信息化交叉管理的方式，如果有专业的房地产档案管理人员作为辅助，那么能够快速找到房产交易双方所需要的资料，从而提高双方交易的效率和速度。③房地產档案管理工作能够有效减少房产交易中的诈骗问题。

2房产档案数字化建设的途径

2.1做好数字化的基础建设

1. 有效实现完善电子房屋登记工作，能够进一步加快房产业的发展。在进行数字化建设过程中，针对房产交易而言，它的每一项业务都需要通过数字记录来实现对各项工作内容的记载，而且要通过对房屋登记簿的登记来实现对各项业务的表达。所以只有实现自动化处理，并通过数据应用来进行保存，才能确保各项工作的完整性。同时，通过登记业务与电子登记的融合，在构建基本业务过程中，通过一体化建设来实现各项工作的落实，这也使得在进行房产运作时，从初始的建房、预售、现房交易等流程都能通过一体化服务的供给来实现对信息的应用。针对房产业务的不同属性来源而言，在进行档案数据应用上，就需要通过不同属性方式来对每一项内容进行查询，这样才能有效加强一体化建设。除此以外，对于数字化房产登记簿的建设而言，它既是一种查询功能，也是一种非单一性的查询条件，这使它具有多元化的特点。在进行信息查询时，能够保证操作人员在操作时可以实现简便操作，这样就能有效提高业务开展的效率。

2.2对房产档案内容的有效区分

毕竟，房产档案关系到房产业未来的发展，也决定着我国国民经济的发展，所以在进行信息分类时，必须要实现对高、中、低收入人群住房档案的有效建立，这样才能进一步加快各项工作的运转。首先，在进行档案数据库建立时，必须与民政部门、社区街道等其相关部门做好交接工作，在进行系统模块打造上，确保系统应用的完整性与合理性，针对每一户家庭的实际情况来进行信息内容的收入，确保在低收入和低保家庭信息录取上，实现对其档案进行有效管理。其次，对于模块打造而言，必须要保证通过对内部内容的调整来进一步优化住房销售工作的开展，而且要将保障性措施应用其中，这样才能根据不同层次人群进行划分，来实现对信息的有效发布，以此才能确保在认购工作开展中，确认公民购房的认购资格，并通过以电脑随机抽号的形式来进行网络预售，这样就能有效提高销售的公平性。

2.3加强信息化档案建设

房产档案建设还需运用 GIS 地理信息系统设想，运用三维虚拟档案库房管理系统，以此提高信息化档案管理的效率。前者指的是以图管档、以图查房的档案管理新模式，它将现有的房产档案与楼盘信息及房屋测绘数据进行有机关联，真正实现房地产平面图、房屋档案数据与房产业务数据三者之间形成图档一体化管理模式。后者指的是建立三维虚拟档案库房管理体系，实现实物档案与数字档案的相对应管理，提高管理效率，节约管理成本。同时，还可以对档案数据与业务数据的关联性进行有效运用，以 GIS 系统为依托，实行多样化的房产档案查询。包括查询各项房屋的基本信息，例如，在 GIS 电子地图上指出某一幢房屋，就可以体现出房屋的包括建筑年限、结构、层次、面积等所有信息。商品房还可以根据预售许可证号或商品房备案合同编号，查询楼盘的所在位置、预销售信息等。同时，在大数据背景下，还可以利用 GIS 技术整合房屋数据，在一个系统中可查询和统计房屋的备案、登记、抵押、查封等各类信息和房屋交易状态，减少工作环节，提高效率。为拆迁、住房保障等提供强大的基础数据。通过 GIS 与房产档案信息数据的结合，实现查询和统计的一体化便捷操作，以此提高信息技术的房产档案管理效率。

2.4加快房地产档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员综合素质

房地产档案人员需要不断加强学习，提高档案专业知识、房地产开发程序及计算机操作技能，借以提高自己的综合素质。既要具备档案专业知识，熟悉房地产企业管理流程，同时还要掌握计算机网络技术，熟悉档案管理软件模块的应用及开发等。同时，房地产企业应提高档案人员待遇，支持档案人员职称评定，工资与职称、能力挂钩，充分发挥档案人员主动工作的积极性。采用培训学习、加大宣传力度等各种形式，提高档案人员的责任意识。采取切实可行的措施提高档案人员的业务水平。鼓励档案人员通过自学、参加岗位培训、继续再教育、邀请专家指导、组织人员外出观摩交流等形式不同的学习方式，掌握档案工作的各个环节和基本要求，熟悉房地产企业档案类型，特别是项目建设档案的归档流程。提高工作效率。针对项目建设过程中容易出现问题的前期资料、竣工验收资料进行重点培训和指导，快速提高档案人员的理论水平和实际工作能力。

结束语

房产业关系到国家发展与社会运行的稳定性，所以在进行档案管理工作上，就必须要落实数字化建设工作的开展，这样才能满足当前社会运转的需求，并加快房产业的发展，以此才能进一步促进我国经济的发展。

参考文献

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[3]严红.数字技术在房产档案管理中的应用[J].城建档案，2008（01）：41-42.

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