干部人事档案功能完善的重要性

王卫丽

摘要：干部个人的基本情况、工作业绩和工作经历是以干部人事档案为重要凭证，真实反映出来的。干部人事档案功能的完善，能够使人事档案管理工作走上现代化发展轨道，如何更加科学化、制度化、规范化，是目前干部人事档案管理工作急需解决的问题。本论文详细介绍了在干部人事档案审核过程中出现的问题，干部人事档案有哪些功能、解释了干部人事档案无法完全发挥功能的原因，介绍完善干部人事档案的办法流程。

关键词：干部人事档案;审核档案;功能

在报纸上曾经有这样两则消息报道，一是某市电力局局长赵某某被给予党纪处分，处分的原因是因为在他的个人档案中记载的出生日期、学历学位均有造假的情况。二是某县副县长刘某将其个人档案中的出生日期改成了1966年，因为档案中记载的参加工作时间是1979年，这就出现了“13岁”参加工作的怪相，使得整个档案记载出现明显的前后矛盾。目前，组织部门越来越重视干部人事档案中有关三龄两历一身份（即年龄、工龄、党龄和学历）的问题。

2006年，中组织部署在全国开展干部人事档案审核工作，并下发了《关于进一步开展干部人事档案审核工作通知》，通知中明确了干部人事档案审核工作目标，健全建立审核工作组，单位领导要加强对审核工作组的领导啊，制订审核工作方案。在审核干部人事档案的过程中，关于档案中各项材料记载的内容和反映出的相关信息，每页每项核对，确保档案材料的真实性、齐全性、完整性，确保记载的内容都真实准确没有错误。这些年以来，随着审核干部人事档案工作的逐步进行，出现了许多各种各样的问题，尤其是干部人事档案材料出现了记载信息造假、内容有缺失等问题，使得弱化了人事档案作为记载经历内容基本依据的重要功能。使人事档案管理工作走上现代化发展轨道，发挥人事干部档案的重要作用，更加科学化、制度化、规范化，是目前干部人事档案管理工作急需解决的问题。

一、人事档案的基本定义

干部个人的基本情况、工作业绩和工作经历是以干部人事档案为重要凭证，真实反映出来的。组织部门选人用人、考察干部等都是以审核干部个人人事档案为主要依据。要干部人事档案的作用和功能，则第一步需要弄清楚人事档案包括哪些内容以及这些内容的基本属性。依据中央组织部发布的 “干部档案整理工作细则”、“干部档案工作条例”，干部人事档案中的内容主要包括10类：⑴履历材料、 ⑵自传材料、⑶考察、考核、鉴定材料、⑷学历学位、评聘专业技术职务、培训等材料、⑸政审材料;⑹参加中国共产党、共青团及民主党派的材料、⑺表彰奖励材料;⑻涉纪涉法材料;⑼工资待遇、任免、出国（境）、各种代表会议登记表等材料、⑽其他材料，主要指以上⑴-⑼类分类中没有包括的内容，但是组织认为有一定参考意义和保存价值。人事档案的根本作用是历史记录干部个人的基本情况，人事档案中的十类材料包括了干部工作成长整个记录过程。

二、人事档案基本功能

功能的定义是对价值工程对象用简单明确的语言表述它的作用或效用。 通过功能定义，可以准确地掌握用户的功能要求，抓住问题的本质，扩大思考范围，开拓设计思路，深化对功能的理解，为功能评价和创造改进方案奠定基础。干部档案功能即为个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映，是做好干部工作不可缺少的基础材料。

干部人事档案有一般作用和特别作用，一般作用主要是指记载信息、过程记录、材料依据。特别作用包括：发展性地查看被记载人学习工作的整个过程;结构性反应出被记载人的工作成绩、职业素养、性格状态发展情况;反应组织部门对被记载人考察评价的情况;協助人事部门、组织部门了解被记载人个体相对能力;客观反应被记载人政治思想发展轨迹。

三、最大程度上发挥人事档案应有的功能

1、干部人事档案记载的相关信息和数据，可以帮助组织部门全方位了解各干部的真实情况，有助于发挥组织部门的管理作用，对干部管理工作具有重要的意义。干部人事档案真实地记录历史情况，记载的内容是经过组织人事部门审查鉴定的，具备一定法律效力，有助于用人单位根据实际情况制订选人用人方案。

2、不断详细全面记录人事档案中的各项内容，发挥信息、数据的支撑作用。信息内容记载是干部人事档案的重要基本功能，同时也是考察干部的凭证、依据。

3、干部人事档案记载内容比例不一致，记载个人工作业绩特长方面的内容比较少，记载个人履历信息、思想汇报、社会关系等情况较多。所以人事部门要着重收集反映个人近期工作业绩，做出的贡献，个人经济社会活动的动态记录等等。建议增加信用资料等，把信用情况的档案作为一项内容予以留存，提升干部人事档案的信息数据支撑作用。

4、加强干部人事档案法律法规建设，对档案管理工作予以法律监管。干部人事档案是被记载人的真实写照，能否真实客观反应被记载人全方位的情况，是干部人事档案的基本使命。

四、在审核干部人事档案过程中发现的问题

1、干部人事档案审核中发现的问题

中央组织部通过部署这次全国干部人事档案审核工作，发现了许多问题，发布了一揽子管理文件，对干部人事档案管理予以高度重视。

（1）三龄两历一身份材料审核入档不严格。这次全国干部人事档案

审核工作的重点是三龄两历一身份，确保信息准确真实。“三龄一历”干部人事档是以三龄两历一身份为主线，同时也是出现频率、使用频最高的内容，差不多涉及到档案中的各项材料。在一些干部人事档案中，三龄两历一身份的记载前后有所差异，日期记录方式有的是公历版本，有的是农历版本，;时间上前后差异有几个月的，也有的前后相差有一年的，有的甚至前后相差几年的;关于学历学位，有的材料不齐全，有的填写不规范，有的学历学位名实不符。

（2）进档案材料不规范。进入档案的材料填写不够规范，不够准确，干部履历表中未贴照片、填写有涂改，没有人事组织部门盖章;考核表没有人事组织部门盖章，没有本人签字确认，没有与本人沟通确认考核结果。

（3）档案记载内容比例不平衡。在干部人事档案中，重抽象、轻具体。记载工作能力、专业特长等方面的信息比较少，记载个人思想政治品德、家庭历史、社会关系等方面的内容比较多。

（4）档案材料收集不够全面，不够不完整，多是老旧材料，后续材料补充不及时，无法真实映个人实际情况。

（5）伪造、篡改档案的违法行为时有发生，例如文章前面涉及到的两个真实案例，年龄造假、学历造假、工龄造假、职称造假等现象逐渐增多。

2、干部人事档案作用发挥不出来的的原因

（1）管理单位不统一，有些档案管理机构从业人员业务水平较差，漏洞百出，使档案造假情况时有发生。干部人事档案管理单位不统一，有事业单位研究院所、企业、人才市场，也有个人档案管理机构，管理水平有高有低。这样影响了干部人事档案管理工作质量的提高，短期内无法实现干部人事档案的社会化管理，同时不利于国家对干部人事档案的宏观管理。管理漏洞百出，给造假者可乘之机。

（2）管理方式老旧，极大影响了档案记载内容的完整性及准确性。档案材料在整理，归档，收集过程中，多为手工操作，这就有可能发生错误。

（3）造成干部人事档案内容有失真实，档案材料有丢失、损坏、破旧等问题的原因诸多是在档案材料转递，加工，收集和利用环节。

综上所述加强干部人事档案的管理，完善档案功能，是目前档案工作中急需解决的问题。文中讲述的问题会使组织人事部门在选人用人方面受到干扰，使干部人事档案的作用不能正常发挥。加强完善干部人事档案，为流动人员的优化配置提供有利保障，推进我国干部人事档案管理工作不断发展进步。