试论基层事业单位档案管理电子信息化及其重要性分析

张丽燕 滨州市沾化区泊头镇人民政府

引言：作为事业单位发展的重要基础之一，档案管理工作在很大程度上影响着单位自身能否快速发展、生产效益能否持续提升，并对各部门工作有着不可替代的指导意义。当前已进入信息时代，传统的事业单位档案管理办法面临着巨大的挑战，只有正确认识过去档案管理工作中的不足，并以规范化、制度化、科学化的措施进行调整与改进，才能切实提高档案的利用效率。

一、现阶段档案管理工作存在的问题

首先是对档案管理工作缺乏重视。很多企事业单位没有意识到档案对于企业或单位发展的重要性，忽视对其的管理工作，在实际管理过程中，不能有效落实国家相关法律法规，导致管理工作混乱；其次是基础性管理业务薄弱。具体表现为缺乏系统健全的档案管理制度和部门监督体系，导致基础性管理业务不符合行业规范甚至出现违法违规行为；最后是管理人员职业素养不过硬。具体表现在两个方面，一方面是很多档案管理人员没有经过专业化的业务培训，导致档案管理意识和能力没有达到岗位要求，另一方面是部分管理人员缺乏端正的工作态度及良好的岗位责任感，对待工作敷衍了事。首先是由于档案文件系统不兼容而引发的归档问题。目前，在我国很多企事业单位中普遍存在智能化办公系统与档案管理管理系统缺乏兼容性，甚至相互冲突的情况，导致电子档案归档困难；其次是由于档案管理平台缺乏而引发的信息利用率低下问题。由于缺少标准化、系统化、智能化、网络化的档案管理平台，现阶段，所谓的档案信息化管理仍主要停留于利用计算机技术对电子化档案进行简单编辑和录入的初级阶段，大部分管理工作仍以人工操作为主，显著降低了档案信息管理、调阅、传输的效率；最后是由于过度依赖信息技术而引发的电子档案安全问题。由于具有操作简便、储存方便、易于传输等技术优势，电子档案逐渐成为现阶段我国企事业单位主要的档案形式。但是，受到信息技术、硬件设备、网络安全等多种因素的影响，电子文档在使用过程中，经常出现文件损坏、数据丢失、感染病毒等问题，严重影响档案的保存状态和安全性。

二、基层事业单位档案管理电子信息化优化

（一）档案管理信息化平台建设

1.软件建设与保密工作。软件建设是事业单位档案管理信息化建设的重要内容和载体，因此，需要保障档案管理软件性能与功能，使软件具备完整性与先进性特征。在过程中，事业单位可以依照自身实际需要向第三方购买档案管理软件，还可以进行自主设计软件平台。在管理软件内部设置与自身实际情况相符的功能，着重体现出事业单位档案管理特征，针对模块设计与功能设计方面，应进行拓展，保障软件的运行速度与容量。档案管理软件建设需要从长远角度进行规划，同时随着单位实际发展情况来拓展各项功能，依照实际需要来进行战略性升级，以此来保障档案管理信息化建设的先进性与技术性。另外，在软件建设过程中，还需要保障信息内容的安全性，因为档案信息与单位发展机密规划有着密切的联系，所以，需要进一步做好档案信息防御工作，系统升级与漏洞修补等功能都需要升级到最优。在事业单位档案管理工作中，保密工作十分重要，但当前诸多事业单位没有认识和意识到档案保密工作的重要性，导致档案信息出现泄露问题。基于此，事业单位档案管理部门需要针对这一现象科学选择档案库房，切不可选择办公一楼，因为一楼的抗潮效果较差，同时还需要做好防盗工作。办公室与库房分离开来，库房与阅读区也要进行科学划分。委派专业人员来负责档案管理工作，无关人员不可进入到档案库房中。2.资源整合。资源整合可以借助事业单位的管理软件来实现，例如ERP/EDP等等，档案管理的信息化改革创新可以根据事业单位管理平台来进行资源整合，主要包含以下两个层面：其一是将档案管理工作融入事业单位管理平台中，这样不仅有利于管理，还能够进一步发挥出档案信息的内在价值。其二是借助事业单位管理平台发挥出档案信息化管理的最大效能。

（二）引入现代化档案管理模式

传统的依赖于手工操作的档案管理办法已经落后于时代发展，其不仅会由于操作失误影响档案资料的准确性，还会因档案检索不便而降低档案资料的利用效率。为此，事业单位档案管理人员要利用计算机技术优化档案资料的收集、录入、整理、打印、检索等各项步骤。

（三）加强档案管理的信息化建设

随着社会科技的飞速发展，现代信息技术被广泛应用到各个行业领域中，成为新时期推动行业发展的主要动力。因此在信息化时代背景下，企事业单位应积极加强档案管理工作的信息化建设水平。档案管理信息化建设主要考虑“安全性提升”和“网络化建设”两个内容。同时，要加强档案管理的网络化发展，一方面针对机要档案和非公开性档案，建立内部局域网络，在确保档案安全性的基础上，提升档案内部传输和调阅的便捷性，提升档案管理效率；另一方面，对于公开性档案，建立网络化管理平台，在提高管理效率的同时，提升档案的丰富性和利用率。

结语：综上所述，随着时代的持续发展，档案管理工作的重要性随之提升。在长期的社会发展过程中，云计算、云储存等新兴服务模式逐渐成熟，在档案管理工作中的应用越发普及。档案管理工作必然需要不断创新，同时在管理工作中突出信息化元素，并且在新形势环境下，需要持续创新与完善档案管理的工作理念，持续探索并在以往档案管理模式之下进行改革，从而推动档案管理工作持续发展。