基于WEB和APP技术的医院人力资源管理信息系统优化设计

崔啸天,郑宇,闵强

(青岛市市立医院,青岛市 266011)

当今社会，随着经济全球化的不断深入和市场竞争的日益激烈，人力资源作为21世纪第一战略资源的重要性愈发显著，各企事业单位之间的竞争已逐渐变成人才竞争，要想在激烈的竞争中获得优势，必须把人力资源尤其是优秀人才资源作为发展的第一核心要素，不断提高人力资源管理水平。

在信息化时代背景下，现代人力资源管理先进理念与现代信息技术深度融合所产生的人力资源管理信息系统已成为提高人力资源管理水平的重要途径。人力资源管理信息系统也叫电子化人力资源管理(Electronic Human Resource，简称EHR)，是基于先进信息技术、先进软件以及高速大容量服务器硬件的人力资源管理新模式[1]。EHR最早出现于上世纪七十年代，由于当时技术不成熟和管理理念落后，早期EHR仅能进行简单数据查询和计算。随着信息技术发展和人力资源管理理念转变，最新一代EHR已经覆盖了包括决策支持在内的所有现代人力资源管理内容，实现了人力资源管理工作流程电子化；而且，新一代EHR融合了WEB和移动终端APP技术，克服了地域、时间、设备等诸多限制，使系统使用更加方便快捷[2]。

近年来，信息化管理已经成为医院未来管理的主要趋势，管理信息系统的开发应用受到各医院的普遍重视。目前，多数医院医疗子系统如医院信息系统、电子病历系统的开发应用相对比较成熟，而行政后勤子系统大多处于起步阶段[3]。作为行政后勤子系统的重要组成部分，多数医院EHR远不能满足现有的管理要求，在新医改、事业单位人事制度改革、医院规模扩大等内外因素的影响下，利用现代信息通讯技术构建先进的EHR系统已迫在眉睫。

1 医院传统EHR现存问题

随着医院管理者观念的改变，医院人力资源管理逐渐从传统手工作业向信息化管理转变，但由于我国医院人力资源信息化建设起步晚，医院EHR仍以单机版人事考勤系统为主。与目前最新的EHR相比，该系统存在诸多问题，具体如下。

1.1 系统架构设计不完善

目前，人事考勤系统架构多如图1所示，主要由人事信息库系统和考勤系统两部分构成，整体设计不够合理完善，未对人力资源规划、招聘培训、绩效考核、职称评审、薪酬管理、劳动关系管理等人力资源重要内容设立单独模块[4]。多数医院是分开对人事信息库系统和考勤系统进行设计，并未实现两者关联，人为割裂了人事系统的整体性，无法实现系统内部的互联互通。除此之外，无论是信息库系统还是考勤系统，合理性和完备性都有所欠缺。多数信息库系统并不能涵盖医院所有类型人员，即使能包含所有类型人员，存储内容也多局限于人事方面，科研、医疗等方面信息很少涉及，这些信息对于绩效考核和职称评审都至关重要。多数考勤系统包括科室管理模块和人事管理模块两部分，职工考勤先由各科室考勤员通过科室模块上报给人事科，人事科考勤业务员再通过人事模块汇总生成全院职工考勤；与传统的纸质填报相比，此种电子考勤模式虽然减轻了工作量，但由于并未设计人事异动、请假、排班等模块，考勤信息的滞后性和不准确性仍旧无法解决[5]。

图1 人事考勤系统架构

1.2 人事业务流程未实现电子化

人事考勤系统主要用于人事档案信息储存以及医院职工考勤统计，对于人力资源方面的日常工作业务(比如请假、职称晋升、年底考核、人事异动等)，无法实现电子化申办，还是以传统手工办理为主。传统手工办理不仅需要耗费人事工作者和医务人员大量的精力和时间，而且由于办事流程繁琐、不规范以及员工知晓度低，容易出现重复操作，导致业务办理效率低下、出错率高。

1.3 信息资源无法互联互通和实时更新

医院人事工作与其他部门工作有着千丝万缕的联系，许多人事工作比如薪酬管理、职称晋升、年度考核等均需要科研、医务、质控、门诊等多部门协调配合才能完成。但是，目前各大医院的信息平台集成度低，EHR与医务、科研、财务、教育等部门的管理系统之间存在信息壁垒，无法实现互联互通[3]，不仅使得信息的准确性、一致性差，而且容易出现相同信息重复采集储存，极大阻碍了人力资源部门与其他部门的协调配合。

1.4 系统登录使用不方便

传统系统是基于客户端的软件系统，采用传统的“客户端/服务器”体系架构。客户端/服务器(Client/Server，简称C/S)架构，顾名思义是将系统架构分为客户端和服务器两部分，服务器主要用于数据储存、数据管理和系统维护等，而客户端则用于进行具体操作，用户运行系统必须要安装客户端程序；由于C/S系统是在特定局域网内部进行搭建的，因此客户端程序必须要在特定环境下才可运行。限内网使用极大降低了系统的灵活性，无法实现在任何时间、任何地点、任何设备上均可使用系统[6]。除此之外，程序安装和调试需要耗费大量人力物力，后期程序升级和维护也较为困难。

1.5 系统功能不完善，应用过少

1.5.1 信息更新维护缺乏灵活性、及时性。现有的人事考勤系统在信息更新维护上过于僵化单一，仅支持信息的逐条录入或修改，无法实现多条信息的批量更新维护，需要人事工作者花费大量的精力来维护信息[7]。除了信息维护不够灵活外，由于人事系统未实现流程电子化，导致信息无法通过关联业务流程来实时更新，事后维护一定程度上降低了信息的准确性和一致性。

1.5.2 许多辅助功能不完善。辅助功能不完善主要体现在以下几个方面：一是信息查询功能，现有系统仅能通过工号或姓名进行简单信息查询，无法根据年龄、性别等条件进行复杂查询，这样极大降低了信息查询的效率[7]；二是决策支持功能，主要是指一些辅助领导进行战略决策的功能(比如说统计分析功能)。传统系统仅能进行简单信息查询，并不具备决策支持等高级功能，从而无法为领导制定战略提供数据支持；三是数据提取、输出功能，多数单机版人事系统只能通过生成“人员花名册”的方式进行数据提取和输出，过于单一，无法就一些特定人事表格(例如医院主管部门要求填报的表格)进行在线设计，导致这些表格中的数据仍需手动填报，很大程度上降低了该功能的实用性。除此之外，花名册的数据提取模板、人员范围也相对固定，仅支持全部职工特定信息的提取和输出，无法根据查询条件对具体人员的指定信息进行展示，使得“人员花名册”功能的实用性和可操作性大打折扣。

1.5.3 缺少自助服务功能。人事系统的早期定位是仅供人事工作者使用，所以传统人事考勤系统并未针对不同人员开发自助服务功能。由于未开发自助服务功能，多数医院仅允许人事工作者通过唯一账号登录使用系统。虽然限制使用一定程度上避免了个人隐私泄露，但同时也降低了员工的参与度，使人力资源管理的成本和工作量并未获得显著降低[1]。

2 新一代医院EHR的优化设计

2.1 总体构想

系统的功能定位和构建方向需要从传统的人事管理转变为现代人力资源管理，其作用不能仅仅局限于普通的人事信息查询和考勤管理，而需要覆盖现代人力资源管理的所有模块，实现员工职业生涯的全周期电子化管理；同时，新一代EHR应成为医院信息化建设的重要抓手，对接医院各大信息系统，实现信息在线实时共享，打破地域、时间等诸多限制；最终，医院EHR将成为集人力资源全业务管理、办公自动化、决策支持、数据共享于一体的现代网络信息平台，为进一步提高医院人力资源管理的质量与效率、增强战略决策的科学性提供有力支持。

2.2 具体设计

2.2.1 建立覆盖全院职工的全面、便捷式员工信息管理平台。(1)完整记录全院职工“全职业生命周期”所有信息。员工信息是EHR系统的基础，是构建其他功能模块的重要依托，先进的EHR系统必然具有全面、完备的员工信息平台。为克服目前信息平台不全面的通病，本研究从公立医院实际出发，结合现代医院管理的人员信息要求，不仅拓宽了信息平台的广度，实现了医院各类人员的全覆盖，而且也提升了员工信息的深度，完整记录了员工从招聘录用到离职退休的“全职业生命周期”信息[3]，真正实现了全员全周期信息管理，具体指标构成见图2。

(2)优化信息查询和维护功能，实现信息查询维护便捷化、多样化。信息查询、维护更新不方便是现有员工信息平台的另一通病，本研究结合各类先进信息系统成功经验，从便捷性和多样性角度对信息查询、维护功能进行了优化设计。对于信息维护功能，除传统的单一指标单一员工信息维护外，新系统还支持信息批量导入、批量修改，这样就能够节省大量的工作时间和精力。对于信息查询功能，新系统克服了某一固化字段(比如仅限姓名或工号)的查询限制，不仅可以提供全字段的查询服务，而且支持多字段的复杂条件查询，并且查询结果可以导出自定义的数据表格，这样既增强了日常工作的便捷性，同时也使工作个性化要求得到了满足。

2.2.2 建立涵盖医院人力资源管理所有工作的业务系统。为实现系统与实际工作有效整合，新系统打破了旧系统仅用于员工信息管理的局限性，不仅涵盖了人力资源规划、招聘与配置、培训和开发、绩效管理、薪酬福利管理、员工关系六大现代人力资源管理模块，而且还依据医院人事工作现有内容设置了一些独特模块(比如竞聘评审)，全面覆盖了医院人力资源管理的所有工作业务，具体功能模块组成见图2。

2.2.3 创新功能设计，实现各模块互联互通。医院作为事业单位的一员，其人力资源管理与企业有所不同，照搬企业各模块的功能设计思路并不能解决医院人力资源管理的实际问题。鉴于此，本研究基于医院工作特点对具体模块进行了创新性设计，比如考勤模块，引入医院特有的排班管理方式，使医院考勤管理更加合理高效。在功能拓展创新的基础上，新系统还实现了各个模块之间的互联互通，使数据能够在系统内部进行实时共享，避免了信息重复录入，提高了工作效率，保证了信息准确性。以员工信息管理、薪酬管理为例，员工信息管理模块以组织机构为基础完成构建，其他模块以员工信息为依托进行正常运转，同时其他模块运转结果也会更新完善员工信息；薪酬管理模块会自动调取考勤以及绩效模块的数据，并以数据为基础进行工资奖金核算，具体模块设计及关联结构见图2。

2.2.4 推动人力资源管理流程的优化与规范。新系统依据现代人力资源管理理念建立了标准化的人事业务电子流程体系，进一步规范和优化了人事业务流程，将员工全职业生命周期的人事活动都纳入到系统中，实现了人事业务电子化办理，极大提高了工作效率。新系统以流程驱动员工信息实时更新，流程结束后，系统会自动根据结果完成相关信息更新，实现了员工信息动态管理，确保了信息的准确性和及时性[6]。新系统还具有“实时监控”和“预警提醒”两项功能，实现了电子流程实时监控，确保了电子流程发起的及时性和运转的流畅性。

2.2.5 完善信息系统的各项辅助功能。(1)建立形象直观、操作简便的决策支持平台。为帮助医院管理层更好地进行战略决策，新系统借助图形化、图表化手段来展示医院的人力资源数量、成本等状况，既形象又直观；系统以员工信息库最新数据为基础生成图表，准确性和及时性能够得到有效保证。完善的决策支持功能为医院加强人才队伍建设和制定战略提供了强有力的数据支撑，体现了人力资源管理工作的价值。以人员配置为例，新系统通过生成年龄、性别、学历、职称等信息的统计图(柱状图等)来实时反映科室乃至医院人员分布情况(具体展示见图3)，为医院管理层制定人员招聘、调配决策提供依据。

那是个繁星的夜，李青山发着疯了！他的哑喉咙，使他讲话带着神秘而紧张的声色。这是第一次他们大型的集会。在赵三家里，他们像在举行什么盛大的典礼，庄严与静肃。人们感到缺乏空气一般，人们连鼻子也没有一个作响。屋子不燃灯，人们的眼睛和夜里的猫眼一般，闪闪有磷光而发绿。

图2 新系统各大模块及关联结构图

图3 人员配置展示图(以学历分布为例)

(2)灵活生成报表，减轻人事数据统计工作压力。基于国家各级主管部门的数据上报要求，新系统可以个性化设置各种常用人事统计报表，平时仅需导出就可使用，避免了繁琐筛选、更改格式等操作，减轻了人事统计工作量，提高了办事效率。同时，在常用基础上也可根据情况生成自定义报表，从而快速满足医院其他业务部门的统计需求，提高其对人事部门的满意度。

2.2.6 建立全员参与的便捷化自助服务平台。新系统通过建立员工自助服务平台，实现医院全员参与人力资源管理。就医院普通职工而言，登录系统可以查询个人信息和各种人力资源管理制度，在线进行各种业务办理，这样既提高职工参与度、满意度以及个 人信息透明度，又降低了人力资源管理工作量和成本，提高了工作效率，节省了临床一线职工的时间，使他们有更多时间治疗病患。

医院各级领导可根据相应权限查询所管辖人员的信息，在线进行各项部门业务办理，及时了解和掌握科室或医院的人力资源数量、分布、成本等状况，为科学合理决策提供帮助。

新系统为各职能业务科室创新性设置功能账号，用于各职能科室根据权限查询、维护相关信息。通过多科室协同共建人员信息数据库，既实现各部门信息共享互通，又使员工信息的准确性得到实时保证[8]。

2.2.7 WEB+APP技术，提升员工体验。为提升员工体验，本研究设计的系统采用(B + A)/S结构(Browser+Application)/Server，(浏览器+移动应用)/服务器)，该结构是移动互联网兴起后的一种全新系统结构模式[2]。与C/S和B/S结构(Browser/Server，浏览器/服务器)相比，员工可以通过PC终端(台式机和笔记本)WEB浏览器或移动终端(智能手机和平板电脑)APP登录使用EHR系统，克服了C/S和B/S结构在客户端、局域网以及终端设备方面的限制，使员工在任何时间、任何地点借助任何终端设备均可上网使用系统，极大提高了系统使用的便利性和灵活性(具体架构见图4)；零客户端设计不仅减少系统安装的成本和工作量，而且也使系统的开发和维护更加便捷，系统开发维护工作均能够在服务器完成，员工仅需登录运行系统即可升级，极大节省了系统开发维护成本[9]；APP技术的运用使员工通过移动设备即可完成人事业务流转办理，极大提升了业务办理的流畅性和效率，真正意义上实现了医院人力资源移动办公。

图4 新系统架构图

2.2.8 实现人力资源与医院其他业务系统的集成对接，避免信息孤岛。为提高系统集成度和信息共享性，构想的新系统将与OA、HIS、电子病历、科教、财务、后勤、绩效等业务系统对接(具体对接结构见图2)，各系统通过对接可以提取、更新维护关联系统的对应信息，实现数据同步共享，避免信息孤岛和重复工作，减少各系统由于人为失误、口径不一致等原因造成的数据不一致现象，提升工作效率。

3 结语

随着移动互联网、大数据等现代信息技术的发展，以及智能终端的开发普及，移动化、智能化将是未来医院EHR系统发展的主要趋势[3]。虽然日益智能化的EHR系统能够进一步降低医院人力资源成本，提高人力资源管理工作效率，但是数据共享也增加了数据泄露的风险。因此，在系统开发过程中，需要综合考虑医院实际和现代信息技术发展水平，设计出科学规范、安全高效的医院人力资源管理信息系统，使医院人力资源管理水平不断提升，最终促进医院科学快速发展。