科研试验基地工程建设档案收集与管理

2021-03-04于金柱李佳凝

兰台内外 2021年36期

于金柱　李佳凝

摘要：科研部门需要提高对试验基地建设档案的重视，对基地工程档案类别、范围、管理等进行分析讨论。本文提出了基地建设档案管理常见问题，应对措施，旨在加强科研试验基地档案建设，更好地为科研工作做好服务。

关键词：科研;基地;工程档案;收集;管理

科研试验基地是科研部门开展科技创新、技术示范与推广的重要平台。试验基地建设档案作为建设过程档案，不仅是试验基地整体规划和管理的重要组成部分，更是保证基地建成后的正常运转和日后改建、扩建的重要凭证和依据。做好试验基地建设档案管理工作的目的，就是为了更好地为科研项目服务。

1 科研试验基地建设工程档案类别及归档分工

科研试验基地的建设档案不同于一般单体建筑工程的档案，它涉及的范围更为广泛，内容更为复杂。科研试验基地归档材料包括：工程建设前期文件，由项目法人负责立卷;工程建设管理文件，由项目法人负责立卷;施工文件，由施工单位负责立卷;监理文件，由监理单位负责立卷;科研项目文件，由项目法人负责立卷;财务、器材管理文件，由项目法人负责立卷;竣工验收文件，由项目法人负责立卷。按照“谁形成，谁编制”的原则各司其职，规范装订整理案卷，对于不符合规范的案卷抓紧时间整改。

2 目前科研试验基地建设档案管理的基本情况

2.1 档案管理意识落后

一些科研院所对试验基地建设档案管理的认识存在着误区，始终认为只要实验基地工程竣工后把施工图纸和竣工资料存档就可以了，忽略前期项目准备阶段和日常文字资料的收集归档，致使许多归档材料遗落散失，日后无法查询项目开始实施到结束的过程材料，给后期的维护和更新改造工作带来不必要的麻烦和损失。

2.2 档案收集整理不规范

基地建设每个工程都是独立的项目。由于没有及时制订档案管理办法和归档范围，参建单位各自负责归档工作，经常出现档案收集内容和整理方式不统一的问题。造成项目归档材料不齐全，严重影响了基地档案的完整性、准确性、原始性。一是归档材料收集不及时，资料散乱在个人手中，有的已经遗失或破损。二是形成的归档材料不规范，内容记录不够完整，有的缺张少页，有的缺少签字盖章等。这些因素也导致档案案卷质量不高。

3 做好科研试验基地建设档案管理工作的对策

3.1 建立基地建设档案管理体系

试验基地建设有别于其他建设工程项目，工程建设规模大、参建单位多、建设周期长，档案资料数量大，传递过程复杂，牵涉管理、设计、施工和监理等不同资质的单位。

3.1.1 实行项目法人责任制。设立专门的档案机构，明确岗位职责，实施规范化管理。项目法人单位依据国家工程档案管理的有关标准，在监理和施工单位的协作下制定出适合本工程的档案管理办法，并发放工程参建单位，督促其做好基地工程建设资料的归档工作。

3.1.2 设立专兼职档案人员。基地建设办公室要设立专职档案员，负责基地建设的档案管理工作，对每个项目或过程进行全程跟踪。专职档案员了解和掌握试验基地整体规划、工作计划和工程进度等情况，对基地不同阶段产生的档案有更清晰认识，掌握整个基地档案形成规律，能制订出更符合基地建设实际情况的档案管理办法。设立专职档案员等同于在试验基地建立了档案存放点，解决了各类档案、工程项目资料临时存放的安全问题。为配合基地专职档案员的工作，每个建设工程都要配备兼职档案员，听从专职档案人员的指导，形成基地建设档案管理的网络体系。专职档案员不要随意调换，若必须调动则需提前报负责人同意并全面交接，避免对档案工作造成不利影响。

3.2 完善试验基地档案制度建设

3.2.1 建立健全档案管理制度。包含形成、收集、整理、归档、保管、借阅等内容的档案管理办法，在项目伊始便要形成，在新项目进场时便印发并及时追踪。所有參建单位要高度重视，严格执行。档案人员要高度负责，使各项制度付诸实践。

3.2.2 制定档案管理岗位责任制。基地建设立项开始，就组织制订《试验基地档案管理岗位职责》，明确建设单位、监理单位、施工单位工程项目管理人员以及专兼职档案员在试验基地建设档案形成过程中各自所应承担的职责，明确责任人。明确档案员对基地建设中生成的总体规划、设计、勘察材料和有关行政主管部门批准的文件加强收集归档和单项工程建设项目档案管理的责任。

3.3 基地建设档案实行动态化管理

3.3.1 定期报送基地建设档案数量。项目法人要求参建单位一个季度报送一次基地建设档案目录，并不定期实地检查档案管理情况，对档案分类、编目、完整性等项提出建议。平时加强联系、沟通，跟踪基地建设情况，及时调整建设档案管理模式，从而能够和专职档案员协同跟踪管理整个基地的档案形成情况。

3.3.2 跟踪收集档案工作反馈信息。随着工程建设进度的推进，项目法人单位专职档案员要加强与各个单项工程兼职档案员的沟通联系，跟踪了解各工程档案的进展情况，形成多方有效的信息反馈机制，以适应工程建设对档案管理的要求。

3.3.3 及时接收已经竣工项目档案的验收档案。要求单体工程兼职档案员及时移交已经竣工验收的单体工程建设档案，验收一批项目，移交一批档案。要同时移交纸质档案、电子档案和音像档案，以防时间过长，档案因各种原因丢失。接收档案时要严格检查，包括归档范围、案卷质量与数量，纸质档案和电子档案是否配套。对不达标者拒绝接收，并责令整改，缺失项目尽快补齐，以免错过完善档案的最适时期。

3.4 做好建设过程中档案收集整理工作

基地项目启动之初，要依据国家相关档案标准和规定，制定《基地工程档案归档范围和保管期限表》和《基地工程档案整理规则》。结合基地建设工程进展情况，做到“抓住主体，把握细节”，纸质档案和电子档案的同步归档，纸质档案要保证一式三套，形成目录，装盒保管。电子档案的收集整理要在档案管理系统内，按照“收到纸质材料—编目—扫描—录入信息”的步骤进行，使得纸质档案转为电子档案，并对档案扫描的分辨率、格式作出要求。同时收集整理基地建设过程中所产生的录音、摄像、照片档案。

3.4.1 准备阶段档案的收集整理工作。项目法人单位档案人员重点收集整理基地立项申报的请示与批复、建设项目可行性研究与批复、规划设计等材料。兼职档案员则注重收集整理各单项工程的施工招投标等相关资料。

3.4.2 施工阶段档案的收集整理工作。兼职档案员重点针对设计变更、工程签证、检测报告以及隐蔽工程验收记录等技术资料进行收集整理。

3.4.3 竣工验收阶段档案的收集整理。各单位兼职档案员负责本单项工程的竣工验收材料收集整理。

3.4.4 运行阶段档案的收集整理。试验基地正常运转之后，建设单位专职档案员负责收集整个基地建筑维护和更新改造的文件。

3.5 做好基地運行过程中档案管理工作

3.5.1 设立专门档案库房。档案库房要具备档案管理“八防”的要求，安装足够的档案装具以及安全防盗报警设施。档案存放符合要求。档案人员定期打扫库房卫生，视天气情况进行通风、除湿、降温。无关人员不可随意进出档案库房，避免出现档案破损、遗失等现象。

3.5.2 配备档案管理设施设备。科研院所要投入专项资金，配备档案管理专用软件，配置必要的硬件设施，如打印机、扫描仪、电脑等，提高档案信息化管理水平。

3.5.3 档案实施信息化管理。科研院所要开展以局域网为平台的网络化建设，实现档案存储和检索的网络化、自动化，从而更准确、快捷、有效地提供服务。项目专职档案员根据移交档案进行核对整理，并将目录上传到档案管理系统，基本实现建设档案资源数字化和服务网络化。

科研试验基地建设是一个庞大而复杂的工程，建设档案的收集、整理、管理工作也显得庞大而复杂。项目建设单位应随时了解基地建设的进度，及时了解基地所反馈的信息，将档案管理工作落到实处，确保基地建设档案资料的齐全与完整，切实为基地后续研究项目做好服务工作。

参考文献：

[1]档案行业标准《建设项目档案管理规范》（DA/T28—2018），北京：国家档案局，2018.

[2]陈霞.工程项目档案管理工作探讨[J].办公室业务，2015（15）.