浅谈企业档案数字化管理的应用研讨

马雪

关键词：企业;档案管理;数字化;意义;应用措施

档案管理是企业管理中一项重要的内容，不容忽视，企业应该要结合时代发展的特征，不断的去优化数字化档案管理的工作，将现代化信息技术的价值和作用充分的凸显出来，以此才能满足社会发展的需求，促进企业向着更好的方向发展。

1企业实施档案数字化管理的意义

在新形势下，企业应该要意识到档案数字化管理的重要性，要将其优势充分的凸显出来，以此才能从整体上提升企业档案管理的水平。档案数字化管理传统的档案管理方式相比具有很明显的优势，首先，提高了档案资源的利用效率[1]。數字化管理能够将企业内部所有的档案资源进行集中管理，这样就能够在第一时间获取想要的档案。同时，还能够及时的更新档案资源，提高档案资源的时效性。其次，完善了档案管理的保管方式。数据化档案管理在一定程度上完善了档案的保管方式，更为重要的是将档案管理的服务职能提升了，充分的将档案管理的价值体现了出来。并且，打破了传统纸质管理的弊端和局限性，电子版的档案管理能够更便捷的进行保管。第三，能够优化企业各个部门的归档职责和权限，建立档案管理网络并在各部门配备兼职档案人员。数字化管理的方式加强了各个部门之间归档的交流、合作，在一定程度上能够提高办事的效率。各个部门能够更加清楚自身的归档职责，并配合好档案管理部门做好相应的工作，确保档案信息数据的准确性和有效性。

2优化档案数字化管理的措施

2.1强化数字化管理的意识

企业从事档案管理的人员应该要从思想上进行转变，要不断学习新的管理理论和管理方法，以此才能确保档案数字化管理的工作能够顺利、高效的开展。企业的领导干部应该要重视档案数据化管理的建设，并依据企业发展的实际情况来制定出合理的管理方案，将不同类别的档案资料进行收集和整合，更要及时更新档案信息资源[2]。企业内部应该要营造出良好的数字化管理的氛围，要将数字化管理理念渗透在企业文化中。要将档案数字化管理的基础知识纳入到日常培训中，不断的强化数字化管理的意识[3]。同时，应该要对智能管理系统进行完善。档案管理工作应该要将各种先进的技术引入进来，不断的强化计算机设备的使用，智能化技术的应用能够提高档案数据整合的效果，提高档案管理的效率和水平。并且，在智能化系统构建的过程中，应该要及时的对硬件设施进行改进和维护，确保信息化平台能够正常运转。还需要注意的是，应该要不断优化管理软件的应用，以此才能构建出一套完善的档案资料管理体系，保证档案管理的各项工作都能够实现无缝衔接。

2.2重视基础管理的工作

石化工程项目一般都规模比较大，涉及到的事项比较多，且重要资料信息多。如可行性研究报告、工程设计基础文件、工程勘察报告、项目经理部综合管理的资料文件、日常业务实施和经营管理生成的资料文件、生产技术和安全管理、监督检查方面的资料文件等。为了确保档案信息的稳定性，就有必要重视并做好数字化管理的基础工作，在具体实施的过程中应该要依据档案资源的实际情况，对档案数字化管理的类别进行完善，特别是对于价值比较高的档案信息，如工程文件、项目部综合管理文件、经营管理资料等，一定要对数字化管理的方式进行优化，这样才能提高档案资源的整体利用效果[4]。首先，应该要完善档案数字化管理的制度。应该要明确各个部门兼职档案员的职责，同时，对管理的流程和标准应该要明确，以此才能体现出档案信息管理的规范性和标准化。各个部门兼职档案员都能够各司其职，按照相关的操作规范和流程执行，依照石化行业档案管理规章制度办事，减少操作失误事件的发生。特别是要对基建档案、生产技术档案的规范进行完善。企业在生产运营的过程中会生产大量的信息资料，为了确保档案资料信息的完整性和准确性，应该要开展细化的生产技术工作，要检查移交的技术月报内容是否正确，有无出现遗漏的现象。并且，应该要仔细的基建档案的图纸，查看图纸是否清晰，版面是否整洁，一定要保证档案的准确、完整[5]。其次，做好资源整合的工作。应该要先对所有移交文件进行分类，之后再进行分类归档。第三，应该要做好数字影像处理的工作。为了保证扫描影像的清晰，应该要重视数字化扫描的质量。要选用扫描分辨率较高的设备，并且在扫描的过程中应该要适当的延长扫描的时间。这样还能够拓宽资源的储存空间。需要注意的是，需要对档案的全过程进行管理和控制，不仅要监测档案的扫描环节，对归档环节也需要加强监测。

2.3重视档案资源的安全工作

在档案数字化建设的过程中会受到各方面因素的影响，对档案数据的安全性造成了威胁，企业应该要重视数据信息安全建设的工作。要对不同类型的文件进行加密处理，管理人员需要输入密码才能浏览档案信息，并设定一定期限进行密码更换。同时，为了避免遭受到黑客的入侵，应该要及时设置防火墙，以此才有效的阻挡外界的威胁，避免出现窃取档案信息的现象，这也在一定程度上提升了档案资料的安全性。最关键的是，应该要定期对信息系统进行维护和更新，确保系统运行的正常。同时，对于档案信息应该要留有备份，避免出现档案资料损毁或是丢失的情况。需要注意的是，管理人员一定要熟练掌握各种先进技术的应用，并按照规范操作执行，以此才能发挥出信息技术的优势，全面的落实好档案数字化管理的建设工作。企业在数字化建设的过程中，必然会遇到各种困难，要积极的去探索各种解决办法，提升档案数字化管理的整体效果。

结束语

企业应该要重视档案数字化管理的建设，结合自身发展的实际情况，不断的优化管理的措施，首先，应该要强化数字化建设的意识，从思想上引起重视;其次，做好数字化建设的基础工作;最后，加强数字化管理建设的安全性，更好的来保护企业档案资料的安全，确保数字化管理工作能够有效的开展。

参考文献：

[1]刘鑫. 大数据时代国有企业档案数字化管理研究[J]. 现代企业文化，2021（2）：17-18.

[2]林靖霏. 企业档案数字化管理的应用[J]. 科学与财富，2021，13（13）：254.

[3]杨靖. 企业档案数字化管理的探索与研究[J]. 魅力中国，2021（22）：31-32.

[4]张胜磊. 如何做好企业档案数字化管理工作[J]. 数字化用户，2017，23（32）：172.

[5]何惠云. 企业档案数字化转型的理论框架与实践探索[J]. 城建档案，2021（8）：16-17.