加强新形势下石油企业会计档案管理探究

罗光琼

摘 要：会计档案工作是石油企业一项重要的管理业务，也是档案管理中的一个“亮点”，越来越受到重视。文章结合石油企业实际，分析会计档案管理存在的重视程度不足、信息反映存在缺位等问题，提出充分认识和提高会计档案在促进企业发展中的地位和作用、对会计档案实施科学管理、开展会计档案人才培训和会计档案应注意的信息数据口径和可持续管理的基本思路。

关键词：石油企业;会计;档案;管理

石油企业会计档案是反映其生产经营活动的“百科全书”，因其涵盖内容丰富、纪实性强等因素引起了企业管理层的重视，具有帮助企业优化管理并不断创新的功效。从这个意义上说，会计档案自然成为了石油企业档案管理的一个“亮点”。但从近年会计档案管理的情况看，编写不规范、条目不准确、数据有矛盾等问题不同程度地存在，给石油企业会计档案的运用造成了困惑。因此，把被马克思称为“对过程的控制和观念的总结”的企业会计档案作为推动企业改革发展的重要手段是当前企业档案工作的重要课题。

一、石油企业会计档案管理存在的主要问题

由于石油企业属于多工种、多专业的联合大型国有央企，具有点多、线长、面广的生产经营特点，专业化的分工管理成为了石油企业的特殊模式，反映到会计档案方面，由会计部门对会计档案进行编撰、建档、使用、归档等工作，档案部门协助指导的办法，虽然有一定的积极作用，但也存在问题。

1. 对会计档案的重视程度不足。企业会计部门虽然是产生会计档案和使用会计档案的专业部门，但对于会计档案的管理和重要性的认识存在不足，主要表现在：没有培养专业化的会计档案管理人才。会计部门的人才培养，大都放在了资金、成本、资产管理方面，对于会计档案管理人才没有进行专业培养，而且对于会计档案的撰写人员采取的是兼职方式，而且每年撰写的人员都在变化，造成会计档案前后期内容不对称、文法不对应、思路不一致，影响了会计档案的整体效果。

2. 会计档案的信息反映存在缺位。一是会计信息反映的图表格式过于专业化，基本注解也不够清晰，出现了经济信息群众读不懂、管理信息非专业人士不明白的情况，给非会计专业方面的管理人员运用会计档案带来了困难。二是会计信息反映的经济内容不连续，一些经濟业务在这本期会计档案中有详尽的记载，但到下一个会计年度就直接“蒸发”了，使会计档案前后期对同一问题的反映失去了可持续性。三是会计信息反映的内容不精练，把会计档案当成了工作报告来写，不仅加上背景、论述，还增加了原则、意义等等，成为了档案管理中典型的不必要的“锦上添花”。

二、石油企业会计档案管理的基本思路

1. 充分认识和提高会计档案在促进企业发展中的地位和作用。会计档案在石油企业经营管理中占有特别作用，这不是人的主观意志，而是由会计档案所反映的经营信息所决定的。据统计，石油企业所需的经营管理信息，90%来源于企业的会计部门。从这个意义上说，会计档案管理的好与坏，直接影响管理的水平。因此，对于会计档案管理，必须要站在战略的高度，借助石油企业档案管理体系的平台，不断地通过会计档案把企业的生产经营活动如实地反映出来，促进企业的改革发展。

2. 对会计档案实施科学管理。会计档案信息量大，涉及的范围、内容和专业也比较多，必须根据石油企业会计的特点和档案管理的要求，对会计档案进行科学分类管理。

（1）基础信息类。主要借助财务报表，采取定量化方式，据实反映石油企业一年来或一个生产经营周期内的生产经营活动数据。重点是企业的收入、支出、盈亏三部分。收入项目反映的是企业在一年来或一个经营周期内经营活动总收入，由主营业务收入、其他业务收入、投资收益、营业外收入和补贴收入五项构成。与此相对应，支出项目由主营业务成本、其他业务成本、营业税金及附加、期间费用、营业外支出和资产减值损失六项构成。盈亏指的是收入与成本相减后的差额。如果有盈余，还应如实反映出税后利润所提取的各项公积金、公益金和下一个年度可供分配的利润。

（2）重大活动类。主要借助财务报告，采取定量与定性相结合方式，对每年会计部门为了配合生产经营其他管理部门，同时结合本专业的管理实际，开展了强化资金运营、推行成本管控、优化应收款项管理、加速资产运作效率等挖潜增效活动。这些活动既是会计部门的大事，也是企业一年中经营活动的重要反映，作为对基础信息类的有效补充。

3. 开展会计档案人才培训。抓好会计档案管理，人才培养是关键。根据石油企业管理的需要，对会计档案人才培养可从三个方面同时开展。一是基础型会计档案人才，由会计部门与档案部门办班培训，掌握基本的档案学知识，能够规范地开展会计档案工作。二是中层会计档案人才，由组织部门按照选拔“赛马”的方式，对脱颖而出的人才直接送入大学，进行专业化的系统学习。三是对于高端的管理人才，采取社会公开招聘的方式，用人才带动管理。

三、石油企业会计档案管理应注意的问题

1. 符合档案管理的一般原则。会计档案虽然站在会计专业的角度反映企业经济活动，但必须按照档案撰写规定，做到规范、准确、严谨和通俗易懂。如在反映“效益指标完成情况”时，其数字的用法应遵照中华人民共和国国家标准《出版物上数字用法的规定》，如重大会计管理活动应采取史书的写法，精确选材，把工作中的项目在材料中如实反映出来。也就是说，要反映什么项目、多少项目、关键技术、创造效益等核心问题，用平铺直叙，不夸张和评论的方式，彰显会计档案存史、便检的特性。

2. 信息数据口径问题。信息数据“打架”是档案管理常遇到的现象。会计信息方面也是如此。主要是没有规范数据的出台口径和专业部门间沟通不足。正确的方法是根据各专业部门在管理中的职责确定数据口径：涉及成果类的数据，以会计部门提供的数据为准，涉及年度工作量、企业增加值等数据等以规划计划部门提供的数据为准，涉及到薪酬收入、劳动生产率等以人力资源部门提供的数据为准。确保数据间保持一致。

四、结语

总地来说，石油企业要想持续稳定取得进展，档案管理工作不容忽视。我们需要将关注点放在企业的档案管理工作上，不断改进和完善管理形式，利用多种方式方法使档案管理工作更具成效，从而促使石油企业拥有更美好的发展前景。

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