电力企业档案数字化建设及安全保障措施分析

张凤娇

摘 要：我国经济建设最近几年之所以发展如此迅速，离不开国家经济的支持和政策的扶持，才有今天的成就和成果，随着经济社会的发展，人们对用电的需求量越来越大，对供电的要求也越来越多样化，电力部门面临着更大的挑战，因而对电力企业档案开展数字化建设也愈发受到重视。科学合理的档案数字化建设是电力部门稳定可持续发展的关键。当供电出现应急事件时，通过数字化档案及时地查阅有效信息，可为制定科学有效的应急方案提供支撑。

关键词：电力企业;档案数字化建设;安全保障措施

引言

我国电力行业发展至今已经取得了非常不错的成就，其成果已经遥遥领先其他发展中国家。对于电力企业管理而言，数字化档案有着传统纸质档案不能比拟的优势，它便捷且高效，能够快速准确地将电力企业中出现的问题进行统计和分析，管理人员可以更加直观地认识到问题的原因，并且及时制定优化措施。

1档案数字化建设的优势

1.提升办公自动化水平，传统的档案管理方式较为粗放，电力企业需增设档案人员，定期进行软件与硬件设备更新。若一直采用传统档案管理方式，电力企业不仅需增加管理成本，还难以提升档案管理效率。通过数字化档案管理模式，档案无需采用纸质载体形式，利用数字化方式存储于电脑内，相关人员能够随时调取并使用，既能节约空间，减少成本，还可提升工作效率。2.确保档案得到充分利用，凭借先进的信息技术，数字化档案可及时进行归档、存储。电力企业的许多部门对于档案资料的应用较为普遍，需查询、调用相关档案资料以指导工作。档案中包含着丰富的信息资源，数字化档案可为相关人员提供可靠信息，当相关人员进行决策时，可将档案作为重要的参考依据。

2电力企业档案数字化建设及安全保障措施

2.1存量档案的数字化

对于存量档案进行数字化的加工，是一项十分烦琐的内容，但也是十分重要的内容。尤其是一些建立时间较长的电力企业，存量档案内容众多，对于存量档案的数字化加工费时费力。不过电力企业的档案管理数字化转型，对于存量档案的加工是必要的基础工作。在存量档案的数字化加工中，要给予一定的支持，配置较为高端的扫描仪、刻录机等设备，尽可能地降低人工劳动。同时，在存放数字存量档案中，要注意进行科学合理的编号收录，保证档案检索和浏览的方便和快捷。存量档案数字化属于管理对象数字化的转型范围，是档案管理过程数字化能否发挥作用的关键。

2.2利用新技术加强档案数字化管理工作

首先，应加强对档案数据的更新，防止信息资源的质量和传播价值减少，造成质量恶化的现象。相关部门应该注重对档案管理防火技术以及病毒入侵技术的掌握，加强数字化技术在档案管理工作中的应用，保障档案信息资源在数字化平台上得到相应的管理和保护;除此之外，技术、资金和人力都有优势，并且IT文件的构建正在迅速增长，能够为档案数字化管理工作的实践以及开展定期检查和技术维护工作创造条件。

2.3加强数据网络的安全管理

优化电力企业档案管理最重要的措施就是加强数据网络的安全管理。虽然电子档案比纸质档案方便很多，但也存在一定的安全隐患，其只有在网络环境良好的情况下才具备安全性。因此，在相关人员要浏览电子档案时，档案管理人员要及时做好登记，并且要在保证网络安全的前提下才能让其查看档案。另外，在相关人员查看传统纸质档案时也要严格检查，必须按流程做好相关登记才能允许其借阅档案。与此同时，在收集数据的过程中档案管理人员要和各部门工作人员仔细核对所采集的数据是否正确，是否可以入档，是否是按照标准流程进行采集的。為了确保电子档案安全，档案管理人员应在计算机上安装防火墙和防病毒软件，防止有黑客入侵电脑盗取档案信息，还应规定在浏览电子档案时只能使用电力企业内部网络，防止外网进入企业内部网络破坏电子档案。

2.4以严格的规章制度筑牢档案数字化建设底线

确保档案安全性的关键就是从严做好保密措施，首要的就是制定一系列的档案管理保密制度，规范档案的保密等级、保密目录、保密方式以及保密档案借阅流程等。对保密档案的管理人员和技术人员要签订保密协议，在访问数字化平台时，要设置身份验证等环节，确保保密档案不泄漏。规章制度的执行情况会直接影响到档案管理的安全性，电力企业部门要经常性地宣传档案管理的重要意义以及档案使用的方式方法，让企业营造一种保护档案的良好氛围。

2.5组建专业团队

电力企业应吸引更多的高素质专业人才开展档案管理工作的数字化建设，通过定期培训等方式提升档案管理人员的综合素养，补齐档案管理业务的现有短板。在开展专业技能培训工作的同时，电力企业可采用合理的奖惩机制对档案管理人员进行考核、监督，努力调动档案管理人员的学习自主性与工作积极性。在招聘时，电力企业要结合岗位性质与具体内容制定并调整招聘标准，严格审查应聘人员的业务水平、从业经验等方面，坚持择优录取。电力企业还要合理控制招聘的人员数量，不可为减少费用支持缩减档案管理人员的数量，也不可为追求效率而随意增加档案管理人员的数量，努力组建专业的档案管理团队。

2.6建立完善的数字化档案管理责任制度

建立完善的档案数字化建设责任制度是顺利开展工作的重要步骤。首先要对档案数字化建设的步骤有一定的了解，并聘请有专业技能的人才。另外，档案数字化建设的根本离不开档案的收集、整理、管理等工作，所以传统的档案建设步骤及要求是可以参考的。应按照传统的档案建设工作将人员进行大概的分组，然后将人员进行具体的划分，使得每一项工作都有专门的人员进行监督和管理，以此为依据制定出科学严谨的档案数字化建设责任制度。

2.7档案管理电子化与人工智能化的建设

人工智能是未来社会管理的一个主要的趋势，对于电力企业档案管理来说，其本质上也是信息资源的管理。档案管理的数字化转型，其主要目的也是对档案进行更加高效的利用。因此，在档案管理的电子化与人工智能化建设，是档案管理数字化转型以及未来发展的主要目标。在中共中央、国务院下发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出：加快推进对重要档案数字化成果进行文字识别和语音识别。因此，在电力企业的档案管理数字化建设中，要广泛利用先进的科学技术，来加强档案信息资源的信息智能化建设。同时，由于人工智能技术正处在不断发展和完善的阶段，在档案管理的数字化建设中，要随时进行新的技术和设备更新，来不断提升人工智能的应用效果。

2.8坚持制度化推进，使档案信息化建设更加有力有效

档案信息化建设是一项系统化、综合性工程，非朝夕之功，必须立足实际、转变观念、提高认识，做好长远规划、顶层设计。档案管理部门应当加强制度设计，因地制宜制定发展计划，分步实施、量力而为，建立档案信息化建设统筹协调工作机制，健全电子文件归档、电子档案移交相关制度，完善档案信息化发展保障等机制，确保档案信息化事业在制度化的轨道上与时俱进、逐步升级。

结语

总而言之，电力企业档案数字化建设是大势所趋，要在优化完善规章制度、构建数字化档案、提高工作效率的同时，确保数字化档案的安全性，从而有效发挥数字化档案独特的优势，让电力企业的档案资源获得最大化地开发与利用。

参考文献：

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