浅析财务公司软件外包管理

佟伟 香家赫

摘 要：随着全球应用软件外包和服务外包市场的规模迅速扩大，中国在该领域已取得骄人业绩，然而对于尚未具备自主开发能力的财务公司，软件外包项目的开展就成为了财务公司建立各项电子系统的基础。本文针对财务公司比较缺乏的软件外包项目经验，从项目管理的角度，提出了软件外包项目需要项目管理者考虑的问题。着重研究需求获取、软件开发、上线验收等三个阶段项目管理涉及的内容，主要包括时间管理、项目质量管理、项目沟通管理和项目风险管理等。文中最后针对财务公司如何更好的开展软件外包业务阐述了作者的观点。

关键词：财务公司;软件外包;项目管理

随着经济的不断发展，财务公司作为企业集团的内部集资企业，与企业集团之间的关系越来越密切，本着为本企业集团内部各企业筹资和融通资金的宗旨，正逐步成为企业集团经济活动不可缺少的一部分，作为数据处理核心的财务公司信息系统也随着经济活动的增加越来越复杂化，但是由于财务公司业务规模较小，对信息科技投入有限，通常会选择软件外包的形式进行系统平台建设。那么如何通过有效的软件外包管理，使系统在保证质量的条件下按时完成，成为当前需要研究的问题。

当前的软件外包经验多以商业银行等大型金融机构作为参考标准，但财务公司作为非银行金融机构，自身软件外包的经验和参考样本较少，所以在系统完成前有可能产生一系列问题。本文分析了财务公司在软件外包过程中可能遇到的问题，并提出了具体的解决方案，为如何更好的开展外包管理进行了积极有益的探索。

一、财务公司软件外包过程中遇到的问题及分析

（一）需求获取阶段遇到的问题及分析

无论是财务公司还是软件开发商，业务部门的需求是软件开发的基础。在项目初期，需求确定的过程中，由于软件开发人员与业务部门没有做好业务交流，会对需求理解不够全面，造成对开发过程中困难估计不足、缺少完善的项目实施计划等问题。

（二）软件开发阶段遇到的问题及分析

1、需求变更的问题：在软件开发过程中，由于财务公司本身业务在不断地发展，可能随时会有新的业务需求增加，或者由于业务需求上存在不明确的内容，造成在项目开发的过程中不断地变更需求，这就会产生财务公司与软件开发商如何沟通、协商解决需求变更的问题。

2、人员配备的问题：（1）财务公司与软件开发商的对接人员如果对业务系统不熟悉，一是会造成对开发进度的跟踪认识不足，二是不能准确判断开发的内容对整个系统的影响，这都不利于未来的二次开发或者后期系统维护;（2）在开发的过程中，软件开发商开发人员的流动是不可避免的。一方面软件开发商本身人员的流动性就比较大，而且为了培养后备人员，通常会在项目组中安排一些新人，这些新人业务比较生疏，经过培养后可能随时调入其他项目组，因此不稳定性较大;另一方面，软件开发商会同时开发多个项目，人员往往也会发生变化，而每次变动都会对项目造成一定的影响。（3）有些项目由于驻场开发人员少、驻场开发时间短等原因，造成面对面会议无法正常召开，也会降低开发效率。

（三）上线验收阶段的问题及分析

1、人员配合的问题：由于在开发的过程中，软件开发人员可能缺少与业务人员进行随时和充分的沟通，从而致使当需求上线时业务人员对新需求的操作不熟悉、新需求不完全符合业务需要等问题，这些也会造成系统功能的二次开发，增加开发费用。

2、需求验收的问题：在需求开发完成后，软件开发商的开发人员通常会以口头通知的方式告知对接人员，而没有以书面方式反馈需求开发的进度信息，更没有要求对接人员签字确认，这样会造成需求提出部门对开发进度和上线内容不了解，不能及时进行需求验收产生未知隐患。

3、项目记录的问题：当系统bug或需求开发完成并上线后缺少明确的记录，到半年期、年底结算时，会产生对开发结果的争论，可能会导致财务公司无法按开发商期望的金额进行付款、增加财务公司与软件开发商之间的矛盾事件发生概率。

二、财务公司软件外包过程中遇到问题的解决方案

（一）需求获取阶段问题解决方案

1、确定项目负责人 在项目初期确定项目负责人，一般由财务公司一方指定一名在技术和业务方面都比较突出的人作为项目负责人。

2、制定详细完整的项目计划 项目负责人要负责与各方面配合做出一个详细的、完整的项目计划，并在计划中清楚详细地列出每一件工作需要哪方面的哪些人员来共同执行。在计划中的每一个进度都需要进行确认才能继续推进。例如软件开发商在完成系统分析后，需要把分析的结果让财务公司理解，以便财务公司能够确认软件开发商对整个系统的理解和分析与财务公司本身对项目的需求和分析达成一致，这样才能让软件开发商进行其后的模块设计。否则设计出来的模块组合很可能与业务部门的需求不一致，存在质量和结果的差异。这些差异也可能会引发业务部门在后续的系统维护、更新、增加功能模块、升级、集成等各方面出现严重障碍。因此，制定详细完善的项目计划有助于解决需求分析不彻底、项目理解不全面等问题。

3、采用各种方式加强项目交流 建立包括软件开发人员、对接人员的微信群，加强交流，在交流中增强软件开发人员对需求的理解，财务公司一旦选定软件开发商并签署了外包开发合同，就意味着将与软件开发商为同一个目标共同努力，因此要建立与软件开发商同样的流程意识，时刻关注项目进度，帮助软件开发商克服工作困难，解决对工期估计偏差等问题。

（二）软件开发阶段遇到问题的解决方案

1、需求变更问题的解决方案：完善的业务需求是软件项目开发的关键所在。在需求确定的过程中，软件开发人员首先要做好与相关业务人员的沟通交流，特别是要与需求提出部门的业务人员进行充分的需求讨论，并组织相关部门进行全面需求评审，确定业务需求的详细内容，明确需求中的具体要求。财务公司信息部门还要与软件开发商做好沟通交流，并负责协调软件开发商与业务部门进行及时的沟通。对于所有项目需求，都要根据业务发展的要求，在与业务部门充分沟通后，形成可行的项目实施计划。信息部门特别是项目负责人在后续的项目管理中要按照实施计划控制好项目进度，把握好项目研发主体。这样可以从源头上减少需求变更的次数，减少工作量。如果一定需要进行系统变更，也要遵守规范性和嚴密性的要求，填写相应的系统变更表（表一），由相关部门的业务人员提出，相关部门领导和公司有关部门领导签字后方可进行需求变更。发生需求变更后要组织重新评估工作量和项目上线进度计划，得到需求提出部门认可后进入开发阶段。

2、人员配备问题的解决方案：（1）对于开发人员对业务需求不熟悉，理解不到位的问题，项目负责人应定期召集相关人员进行项目例会，沟通项目外包过程中遇到的问题，不断明确业务需求和系统功能需求确定解决方案，形成会议记录，必要时，可以要求更高层级管理人员参与协调各方关系，确保项目按计划完成。（2）对于开发人员流动性大的问题，可以实行“AB岗”制度，即有意识的培养其他能够胜任的员工实现互备，这样可以有效降低项目进度因为意外事件的发生而受到影响的可能性，保证项目按计划顺利推进。（3）对于面对面会议经常无法正常召开的问题，可以建立社交软件群将平日出现的小问题在社交软件平台上交流解决，当社交软件交流无法解决时，应当召开电话会议或者与软件开发商约定时间召开面对面会议，及时解决问题，提高开发效率。

（三）上线验收阶段遇到问题的解决方案

1、人员配合问题的解决方案：实际工作中对业务最熟悉的是直接负责业务的业务人员，如果能够安排熟悉业务的骨干业务人员全程参与整个需求讨论过程，将能够有效提升开发人员对需求的理解程度，提高开发效率。在上线前的测试阶段，业务骨干直接参与则更为重要，一方面业务骨干对需求的理解最准确最深刻，能够真正起到把关的作用，另一方面业务骨干能基于对整体业务和系统的熟悉，有可能发现新功能对其他业务或系统功能可能产生的未知影响。

2、需求验收问题的解决方案：在需求上线前，软件开发人员应提交程序变更验收报告（表二），标明开发项目的基本信息之后，由相关业务部门人员进行测试验证，验证无误后，由相关部门负责人签字方可上线。

3、项目记录的问题解决方案：制定需求确认表，将每个阶段遇到的bug和需求列入表内，按时间排序，将问题详细描述，写出业务部门期待的完成时间，再由信息部门在相应的变更申请表上编号，完成以上流程后提交软件开发商进行修改或开发。当软件开发商完成修改或开发时在表中标明。这样，问题和需求的处理情况就会一目了然，避免了关于问题描述和最后结算时需求完成情况的争论，同时也会提高软件开发实施团队的工作效率。

需求确认表的具体形式以表三方式展现，该表内容应包括需求和bug两方面，具体内容可按sheet分别列示。最后形成覆盖整个公司各部门的需求确认表。汇总表中的详细信息会使每个看到它的人对项目情况有了整体了解。

三、如何更好的开展软件外包业务

1、提升财务公司项目对接人员的综合实力，为未来更大类型更多样的项目外包管理打下基础。项目管理不同于具体的开发工作，对财务公司信息部的人员来说，软件项目外包开发后，部门人员更要学习相关的计算机和业务相关知识以满足日常工作需要。

2、项目管理人员接受系统的项目管理知识培训是非常必要的。加强项目管理方面的培训，并通过对考核指标的合理设定，引导项目经理更好地做好项目管理工作。技术骨干在担任项目经理之前，最好能经过系统的项目管理培训，特别是其中的人力资源管理、沟通管理方面的学习，并且在实际工作中不断提高自己的管理素质，丰富项目管理经验，提高项目管理意识。有了专业领域的知识与实践，再加上项目管理知识与实践和一般管理的知识和经验的有机结合，将能够大大提高项目管理人员的项目管理水平。

3、在后续运维的过程中形成软件开发商考核机制，有效控制项目外包风险。财务公司应在有限的人员配置情况下，根据自身实际情况，制定项目外包管理办法，并在此基础上实施有效的软件开发商和软件开发人员的考核，在所有流程都完成后，组织财务公司相关人员对该项目中软件开发人员进行评分并记录在案，年终总结时项目最终评分结果可影响项目年終款的支付，如果评分过低，会适当减少付款表示惩罚。

四、总结

软件项目的外包对于财务公司来说能够推动业务系统的更新和技术进步，但是对项目管理提出了更高的要求，同时管理难度也会随着不同的项目不断增加，因此财务公司的软件外包管理方法要在不断地学习和不断地实践中进行经验总结，并不断提升管理部门的管理水平，只有这样才能使需求上线时更加契合业务部门的需要，让财务公司在软件外包的道路上长久掌握主动权。

参考文献：

[1] 李子潇.软件项目管理常见问题及解决方案[J].吕梁高等专科学校学报，2009.

[2] 温小珍，谢龙泉.银行软件项目外包管理分析[J]. 中国金融电脑，2003.

[3] 张文娟，岳志鹏.浅谈软件项目管理[J]. 科技风，2009.

[4] 路远.中小银行的软件外包管理 [J]. 企业改革与管理，2015.

作者简介：

佟伟（1982.9-），男，北京，硕士，主要从事财务公司信息管理研究;

香家赫（1995.7-），男，北京，学士，主要从事财务公司信息系统运行管理