新时代干部人事档案工作刍议

2021-02-28乔才元

人才资源开发 2021年5期

□乔才元

早在1991年，为更好选拔培养干部，政府就出台了《干部档案工作条例》，以便加强对干部的管理，保障干部信息的真实有效。而随着社会发展的加快，计算机的普及与信息技术的迅速发展，档案管理工作变得更加重要。因此，根据新时期对经济发展的需要，应加强党的人事组织管理工作。2018年11月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》），明确了干部人事档案的概念、定位和工作目标，完善了管理体制，标志着干部人事档案工作进入新时代。认真学习领会《条例》规定，及时研究工作中遇到的问题，对推进新时代干部人事档案工作具有重要意义。但目前来看，虽然很多行政事业单位已经认识到《条例》的重要意义，但是干部档案工作方面还存在一些问题，应当予以改善，以此推动干部管理机制的完善，确保档案工作做得更好。

一、《条例》对干部人事档案工作的重要意义

1.干部人事档案的定义更加准确、科学。长期以来，我国国有单位按照身份进行人员管理，人事档案也相应分为干部档案、工人档案等。随着《劳动法》《关于在事业单位试行人员聘用制度的意见》《公务员法》的实施，人事管理由身份管理向岗位管理转变，按照身份进行档案管理失去了存在的基础。《条例》立足组织人事工作实际，阐明了干部人事档案的形成主体、过程、内容和最终形式，其中，形成过程确立了档案材料的凭证性，材料内容明确了干部人事档案的内容，最终形式（历史记录材料）则限定了档案材料的原始性。新定义在论述模式上与《档案法》中对档案的定义一致，实现了与《党章》《公务员法》《档案法》等法规法律有序对接。

2.新的人事档案分类体系全面建立。人事档案产生并服务于人力资源管理，其分类必然受人力资源管理模式的制约。新中国成立后，人事档案以个人身份为依据划分为干部档案、工人档案、学生档案、军人档案四大类型。改革开放后，我国人事制度发生了巨大变化，人员身份日益多元化，为做好人员管理，现代化的人员管理机制不断完善，人力管理逐步规范化。在这样的背景下，人力资源管理制度逐步完善，传统的人事档案分类体系与人力资源管理实际脱节的情况日益凸显。人力资源工作呈现出的新特点，要求人事档案管理进行相应变革。为此，中共中央组织部等五部门于2014年12月印发了《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》，对流动人员人事档案管理进行明确。而为加强对行政干部的管理，《条例》明确了事业单位的干部人事档案管理，并要求中央军事委员会对职业军人人事档案管理进行明确。至此，我国建成了以流动人员、干部和职业军人为主体的人事档案分类体系。在新分类体系下，学习和服役期间的档案材料由于对劳动者入职后的作用较小，可合并到前述三类档案之中。

3.《条例》为干部人事档案工作指明了方向。在定位和作用方面，《条例》第一、第三条明确干部人事档案是政府管理与党的建设的重要凭证，在构建高素质高能力的干部队伍中起到了重要作用；第三十条则说明了干部人事档案的作用。在内容建设方面，第十八条要求档案内容应达到真实准确、全面规范、鲜活及时的标准，第二十条明确了各有关单位、部门和人员的职责及其应当承担的责任。第三十八条则特别强调干部人事档案工作可以利用现代化技术，为其工作服务。

二、当前工作中存在的问题

1.理论研究不足。《条例》是在吸收以往工作经验的基础上，对干部人事档案范围和管理模式进行了明确和重塑，以往大多数研究成果因背景改变而失去参考价值。同时，从完善体制、内容规划、管理机制、监管力度及责任机制等方面规范干部人事档案工作；如何使这些部署在具体工作环境下落实好，需要广大学者和相关工作人员认真研究。

2.相关人员对干部人事档案工作认识不全面。现代人力资源管理制度建成之前，干部人事档案在我国组织人事工作中主要用于政治审查。功能发挥的局限造成人们普遍对干部人事档案作用认识不全面，没有充分认识到其重要执政资源的意义和在组织人事工作中的凭证作用。在实际工作中注重安全保存、忽视内容建设和信息开发，在工作部署中不能将人事档案与干部工作统筹规划；专职工作人员档案业务和组织人事工作知识不足，档案功能发挥不充分；其他相关部门的指导和监督功能发挥不到位，档案材料填写不规范、内容不全面的问题普遍存在。

3.干部人事档案工作目标需细化。《条例》在明确干部人事档案的功能和定位的同时，也为我们指明了最终工作目标。以往工作经验表明，内容建设目标和措施的不完善，造成档案材料内容重复、空洞；队伍建设目标不具体，无法建设高水平、稳定的档案管理队伍。《条例》落实涉及组织人事的方方面面，且各地工作基础情况不一，在具体工作过程中需结合实际细化目标、完善措施、健全制度。

三、新时代干部人事档案工作优化路径

1.加强学术研究。做好新时代干部人事档案管理工作，要求我们及时研究新管理模式下可能遇到的问题，提前做好应对准备。在内容建设方面，需确保体现干部忠诚干净担当等方面材料及时归档，特别是干部工作中考核、考评、考察材料。在实体管理方面，需探索干部管理权限与档案管理权限分离情况下集中管理如何实施。在协作和队伍建设方面，需研究不同集中管理方式和组织人事工作模式下，干部人事档案工作机构及相关部门的职责分配、岗位设置，确定岗位的职责任务、工作标准和任职条件。

2.进一步提升干部人事档案工作意识。首先，牢固树立干部人事档案是重要执政资源的意识。各级党委（党组）及其组织人事部门要高度重视实体管理、内容建设以及信息资源的开发和利用，要清醒地认识到干部人事档案工作没做好就是组织人事工作不到位。其次，进一步加强档案管理人员的认识，意识到档案管理的重要性。对于干部来说，档案是其工作经历、工作业绩及奖惩记录的最好履历，能够充分说明干部的工作情况与态度，具有证明的作用。而做好干部人事档案工作能够充分证明组织人事工作链条的完整合规性，有利于干部群众监督，有利于人尽其才，有利于创造人才脱颖而出的环境。最后，提高档案管理人员的创新思维与意识。在数据化时代中，要想保证人事档案的便捷性，做好干部人事档案工作，相关管理人员需要充分利用网络，掌握信息技术，汇总干部人事档案中包含的各种信息，建设覆盖全面的人才资源信息库；建立健全干部人事档案科学利用机制，及时开展信息数据的统计和分析研究，探索干部人事队伍的总体变化情况及规律，为组织人事工作提供有力的依据。

3.以目标管理推进干部人事档案工作。目标管理是一种重要的行政管理手段，可以调动各级各部门积极主动开展工作，在世界各国公共服务领域广泛应用。按照目标管理理论，最终目标确定后需要层层分解制定出下级各部门及相关人员的分目标，并将目标完成情况作为考评的依据，将干部人事档案工作列为党建工作目标考核内容。为确保《条例》设定目标的实现，制定分目标时要从制度建设、内容建设、队伍建设、监督指导和功能发挥等方面加以明确。