全面质量管理下的干部人事档案内容建设

□乔才元

2018 年中办印发《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》），明确干部人事档案工作要聚焦功能发挥。做好内容建设，保证档案材料质量，是干部人事档案发挥功能的基础。档案材料是在组织人事工作中由不同人员和部门共同参与下完成，相关人员的工作直接影响档案材料的质量。全面质量管理以产品或服务的功能提升为目标，立足产生过程，强调全员参与，在企业和公共管理部门广泛应用。在内容建设中实施全面质量管理，是做好新时代干部人事档案工作的客观要求。

一、做好干部人事档案内容建设是干部工作科学化、制度化、规范化的必然要求

做好干部人事档案内容建设，是科学选任干部的必然要求。党的十九大提出，建设高素质专业化干部队伍。建设高素质专业化干部队伍，必须历史、全面、辩证地考察干部，才能实现科学选人用人目标。干部人事档案记录了干部的成长经历、政治觉悟、忠诚干净担当表现和专业技能等信息，能为考察和了解干部提供客观依据。做好内容建设能杜绝档案内容呆板空洞的痼疾，为队伍建设提供全面准确鲜活及时的信息。干部人事档案也是党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作的记录；运用大数据等信息技术开发档案资源，能为干部资源配置、领导班子建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务。

做好干部人事档案内容建设是落实干部管理相关规定，实现干部工作制度化、规范化的必然要求和结果。为全面提升干部工作制度化水平，中央围绕干部选拔任用、考核评价等方面出台了一系列制度。《党政领导干部考核工作条例》规定，干部考核以报告、评语、鉴定等形式确定结果的，应当明确具体肯定成绩和优点，指出问题和不足；考核结论存入干部人事档案。《党政领导干部选拔任用工作条例》对担任党政领导职务进行了规定，要求严格审核干部人事档案，并将审核情况记入考察材料。此外，《公务员平时考核办法（试行）》规定公务员平时考核结果记入年度考核登记表，《事业单位人事管理条例》明确事业单位实行岗位管理和合同管理，依据聘用合同规定开展考核；上述规定的执行情况能在干部人事档案中得到反映，可以督促干部管理工作制度化、规范化。

二、实施全面质量管理是聚焦功能发挥、做好档案内容建设的必由之路

《条例》的颁布标志着新时代干部人事档案工作焦点在于功能发挥。内容建设是干部人事档案功能发挥的基础。聚焦功能发挥开展内容建设，要求组织人事部门和相关工作人员在意识上由被动接受向主动管理转变。传统模式下的内容建设不重视功能发挥，工作焦点放在材料的被动接收上。全面质量管理模式下，内容建设要主动识别、细化档案应发挥功能，明确档案材料需要达到的质量标准，围绕质量目标实现开展工作。

聚焦功能发挥开展内容建设，要求对档案材料产生的全过程进行质量管理。《条例》要求干部人事档案内容应保证真实准确、全面规范、鲜活及时；档案材料的质量受产生过程的各个环节影响，因此必须立足全过程进行管理。传统模式下，档案管理聚焦于材料的接收、保存，对材料制作、填写、审核等环节关注较少。全面质量管理模式下的内容建设关注档案材料从产生到归档的全过程；在工作规划阶段应确定哪些材料归入档案，制定材料的印制规范和填写标准；在制作过程中要求按标准填写、审核和反馈；在保存阶段要求及时收集、移交、鉴定和归档；在组织人事监督指导过程中将档案材料是否规范作为监督项目，及时检查反馈；在利用过程中要对发现的问题及时反馈、整改。

聚焦功能发挥开展内容建设，要求涉及档案材料产生的人员全部参与质量控制。档案材料产生过程中相关人员工作是否达标，直接关系档案材料是否符合要求。传统管理模式下，参与档案材料产生相关人员责任划分不明确，工作标准不具体。全面质量管理模式下的内容建设，立足工作流程设定质量标准，明确岗位职责，制定问题反馈和责任追究机制，确保质量隐患及时排除。

三、实施内容建设、全面质量管理的基本流程

实施全面质量管理必须制定清晰的流程，明确全员参与、理清职责分工和质量标准，才能有效地开展。根据干部档案材料产生和利用实际，实施全面质量管理可依下列流程开展。

1.成立工作组。工作组负责分析档案内容建设现状、确立档案材料质量标准，根据档案材料产生、归档、使用等流程明确岗位职责和责任追究制度，制订实施方案并组织实施。在全面质量管理实施过程中，要求所有相关人员和单位均加入工作组既无必要也不现实，可由组织人事部门内部相关业务部门人员组成。工作组在各个工作环节，可以采取调研、座谈等形式听取干部代表和各单位意见。

2.确定内容建设目标。目标是指通过内容建设使档案材料应当具有的功能，是实施全面质量管理的目的和指引。根据《条例》精神，干部档案内容建设全面质量管理目标可分为三个层次：第一个层次是记录的信息应当真实准确、全面规范、鲜活及时，第二个层次是充分体现干部在忠诚干净担当等方面的表现，第三个层次是在干部队伍建设中发挥重要作用。

3.制定档案材料质量标准。质量标准是指档案材料的形式和内容应当达到的要求，是评价档案材料从产生到归档各环节是否规范的依据，也是实施全面质量管理的着眼点。在制定标准时，既要着眼干部档案材料中普遍存在的问题，还应对照新时代内容建设目标，查找档案材料在功能发挥中存在的其他质量问题；相关人员在产生和利用干部档案材料时，发现影响材料质量的因素也要一并汇总。工作组要针对上述问题，找出影响档案材料质量的关键点，制定标准。

4.开展质量检查和反馈。经常开展检查和反馈制度，是提升档案材料质量的保证。要设置档案质量审查标准，积极开展定期或不定期的抽查，全面分析问题，明确改进方向，制定整改措施，督促整改。

四、影响全面质量管理实施效果的关键因素

全面质量管理是适应新时代干部人事档案内容建设新要求开展的，各部门人员必须提高认识、加强配合，持续不断进行监督检查，才能保证取得实效。

1.对干部人事档案工作认识与重视程度。干部人事档案工作核心在于利用。做好新时代干部人事档案工作，要聚焦功能发挥，破除传统观念束缚。在内容建设工作中转变传统的被动接收模式，主动加强档案材料质量管理。

2.加强协同配合。档案材料质量受到填报人员、审核人员和保管部门共同影响。为确保档案材料质量，《条例》对干部本人、材料形成部门和组织人事业务工作人员的责任进行了明确规定。相关人员和部门要突破传统的业务工作—档案工作相互割裂的思维束缚，共同做好档案内容建设。

3.持续开展指导、监督。经常开展监督指导，是档案材料质量持续提升的保证。在全面质量管理实施过程中，要结合档案材料从形成到归档全过程进行指导检查。根据监督检查掌握的情况建立质量监控重点清单，分析制定预防和整改措施。