高校办公室行政管理精细化创新路径探究

张国艳

（中国矿业大学徐海学院，江苏 徐州 221008）

1.引言

我国高等教育事业的快速发展，为社会培养了大量优秀人才，是推动社会进步的重要力量。近年来，高校逐渐扩招，办公室工作面临新的挑战，只有不断提升办公室行政管理水平，才能在人才培养、科研项目与学术活动实施等环节保持规范性与系统性，提高高校的整体竞争实力，塑造良好的社会形象，赢得全校师生的认可。高校办公室行政管理工作涉及的内容十分繁杂，对于管理人员也提出了更高的要求，传统粗放式管理模式无法满足当前工作要求，限制了教育改革工作的推进。精细化管理模式的构建，符合当前高校办公室行政管理的特点，以提升自身的服务水平，与高校发展保持高度协同。然而，当前精细化管理工作中仍旧存在诸多问题，导致其作用发挥受限，必须在实践中予以创新。

2.高校办公室行政管理精细化的意义

精细化管理作为一种理念、文化，包含关注细节、科学量化、立足专业三方面内容，三个环节相互作用（如图1 所示）、缺一不可。将精细化管理用于高校办公室行政管理具有重要意义。首先，精细化管理有助于办公室职能的优化。我国高校数量逐年增长，在发展中面临的竞争压力也在不断加大，为了能够顺应时代发展的要求，为社会提供更好的教育服务，必须在办公室行政管理中实施精细化管理，为未来发展奠定基础。精细化管理理念的融合，能够使高校办公室在服务、管理、信息等职能上得到优化，满足全校教职工的多元化需求，促进各项工作的顺畅实施。其次，精细化管理也是实现信息化办公的关键前提。由于办公室行政工作较多，涉及学校各个部门及人员，因此必须以信息化办公为目标，减轻工作人员的负担【1】。针对大量的数据信息，应该实施精细化管理以确保其精确性、真实性与全面性，为高校领导人员的决策提供依据。最后，精细化管理也是增强高校办公室行政管理规范性的关键【2】。当前高校办公室行政工作任务较重，在管理中需要对各类资源进行有效利用，只有保障各个环节的规范性，才能使资源得到最大限度的利用。

图1 精细化管理

3.高校办公室行政管理的问题

首先，在办公室行政管理中存在目标模糊的问题。未能根据高校的发展现状及未来发展需求制定切实可行的管理目标，将会对日常工作的开展造成阻力，影响了行政管理工作效率的提升。缺乏对各项工作流程的优化，行政管理的条理性不足，资源浪费情况严重。对于精细化管理的认知程度不足，导致在管理中依靠个人经验，无法做到分工的明确性【3】。管理目标的缺失，会导致职工积极性不足，无法在工作中保持强大的责任心。其次，在办公室行政管理中缺乏完善的制度体系。虽然针对行政管理制定了相应的制度，但是呈现出一定的局限性，无法适应当前工作的要求【4】。在制度执行中存在形式化的现象，导致在行政管理中出现混乱，不利于办公室职能的发挥。最后，在办公室行政管理中存在人员素养不高的问题。工作人员缺乏专业性，在管理方法和理念上都较为落后，因此导致诸多漏洞的出现。缺乏团队意识，在工作中难以形成强大的合力。

4.高校办公室行政管理精细化的创新路径

4.1 明确管理目标

树立明确的管理目标，是在办公室行政工作中实施精细化管理的基础与前提，应该在同一目标的指引下，实现对各个工作流程的全面梳理，减少工作中的失误和疏漏。可以对办公室进行不同科室的划分，以落实精细化管理目标要求。材料起草和文字编辑等工作，应该由秘书科负责；员工会议和活动组织等，应该由行政科负责；决策监督及反馈等，应该由督办科负责；合同起草及审查等，应该由合同科负责。通过明确各个科室的工作目标及要求，能够确保行政管理工作有条不紊地实施，不同环节之间也能够实现全面联动，真正提高了高校行政管理的效率。在管理中应该遵循以人为本的基本原则，关注员工的实际需求，确保管理目标的可行性【5】。注重员工个体力量的发挥，以程序化管理融合精细化管理，达到事半功倍的效果。

4.2 构建管理机制

管理机制是行政管理工作实施的基本保障，因此应该从高校发展的实际需求出发，落实精细化理念要求，使管理机制的运行更加顺畅和高效。从宏观角度和微观角度两个方面入手，增强行政管理的规范性，明确工作标准的同时，实现各部门的工作统一性。应该确保管理机制的长效性特点，能够在高校发展的全过程当中发挥作用。为了避免出现执行不力的情况，应该对管理机制的运行情况进行全面监督，保障良好的执行效果。对工作流程的规范性与科学性进行全面审查，确保岗位职责得到有效落实。建立完善的责任机制，明确不同岗位及人员职责，防止出现相互推诿的现象【6】。注重对行政管理工作的量化评价，通过明确评价指标与细则，加强对行政管理全过程的监督控制。

4.3 实施全面管理

TQM 即全面质量管理，将其应用于高校行政管理工作当中，也是实现精细化管理目标的有效途径，有助于控制管理成本，同时使组织职能得到全面体现，增强组织的整体竞争力。行政管理需要各个部门的协同配合，因此应该实现全面参与，为了使行政效能得到增强，应该在实践中采用PDCA 流程管理方法。PDCA 流程管理方法可以针对执行过程、核查过程等进行全面评估，以发现流程管理中存在的问题，并在后续工作当中予以针对性改进，提高行政管理综合水平。教育训练也是全面质量管理中的关键内容，应该提升教师及管理人员的综合水平，通过统计分析和品质管理等方式，营造良好的工作氛围。最后，在全面质量管理中应该注重持续改善【7】。全面质量管理是一个闭环管理的模式，需要对行政管理的影响因素进行总结与反思，以加强管理模式的持续改善。

4.4 完善制度体系

对当前规章制度体系予以完善，使精细化管理能够以制度为约束，真正确保在各项工作当中有章可循，防止出现不规范操作行为。由制度对行政管理的内容作出规定，通过责任体系对各个人员的职责予以明确。同时，应该明确新时期工作标准，保障权责一致性，防止权责混乱对行政管理工作效率和质量造成影响。将精细化管理理念融入到各个工作流程当中，为了确保制度的良好执行效果，应该加强监督制度的建设，使精细化管理的作用得到最大限度发挥。对当前奖惩制度加以完善，针对工作中表现优异的员工进行物质和精神奖励，为其他人员树立良好的榜样作用，增强办公室的整体工作积极性，形成良好的文化氛围【8】。同时，针对工作中态度懈怠的员工应该予以适当惩罚，使其在明确自身职责的基础上，能够恪尽职守，防止给学校造成损失。

4.5 加强信息化建设

现代化高校的建设，离不开信息技术的支持，因此在高校办公室行政管理中也应该以信息化建设为重点，推进精细化管理工作任务。学校应该加大在信息技术、先进办公设备当中的投入力度，加大对办公室信息化建设的财政支持，真正做到专款专用，对当前计算机及其相关配套设备加以更新。信息化办公系统的建设，不仅能够减轻人员的劳力负担，而且有助于对整个行政管理的流程予以优化。针对工作中的相关数据信息进行全面收集、整理、分析和保存，为决策人员提供可靠的依据，真正体现办公室在高校发展中的枢纽作用【9】。运用大数据技术、物联网技术和云计算技术等，实现对信息化管理系统的全面升级改造，使其更加符合行政管理的工作特点及需求。同时，信息化系统建设应该留出充足的空间，为后续升级改造奠定保障，促进高校的长远发展。

4.6 提升人员素养

管理人员的专业素养，也会对高校办公室行政管理工作成效产生影响，也决定着精细化管理模式的实施效果。为此，应该定期组织专业化培训教育活动，使其管理知识和技能得到更新，在深入学习当中提升综合素养。明确工作目标及工作内容的衔接关系，确保在行政管理中养成良好的行为习惯和操作方法【10】。注重对员工的职业道德教育，使其能够在工作中保持高度责任精神和奉献精神，能够以学校的利益为首要前提，促进精细化管理工作的顺利进行。改善工作人员的福利待遇，使他们在实现个人价值的同时，为学校的发展做出贡献。

5.结语

精细化管理应用于高校办公室行政管理中，能够在优化办公室职能的同时，加快信息化发展，增强管理工作的规范性。但是，也会由于管理目标模糊、制度体系缺失和人员素养不高等问题的存在，导致精细化理念的落实遇到阻力。为此，应该通过明确管理目标、构建管理机制、实施全面管理、完善制度体系、加强信息化建设和提升人员素养等方式，使精细化管理成为常态化，发挥办公室行政管理在高校改革中的作用。