高校图书馆电子档案管理方法创新研究

翟 婧

（山东政法学院图书馆，山东 济南 250014）

1.引言

电子档案方式的产生，不仅提高了工作效率，而且节约了大量劳动力，从而被广泛采用，由此促进了社会的迅速发展。高校图书馆除了纸质藏书外，大量的电子资源有效补充了图书资源，为广大师生提供了方便。产生的海量电子文件需要科学归档，方便管理和使用，归档后的电子档案需要进行有效开发利用，最大限度满足师生需要。

《电子文件归档与管理规范》中将电子文件定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。

电子文件需要归档，形成电子档案。作为新兴的信息存储和管理方式，世界各国对电子文件及其归档后形成电子档案的管理高度重视，众多学者对此进行研究并提出了很多有益的对策，建立了相关标准。学者们期望未来社会上所有机构的档案都能以电子档案的形式存放、传输、使用。但是不论从技术上，还是从法律上，电子档案的开发利用还有许多难题有待解决，还需要一套完善的管理理论和方法。

我国的档案管理学的方法和理论在应用于电子档案的管理上还需要补充、完善、创新。电子档案有自己独特的特性，例如如何确定一份电子文件是否原件？虽然有数字签名、添加水印等技术，但实行起来如何保证电子文件具有法律凭证作用？现在的纸质档案都是经过规范的过程进行集中保管，但是网络的存在使得电子档案的保存可以无处不在。那么如何记录电子文件的流传途径以保证它的真实性和合法性？因此电子档案的收集策略、归档技术、管理方法以及规范标准等方面都需要进行创新研究，以适应科技的发展和管理的需要。

2.电子文件的认知

对电子文件的认知是有效管理电子档案的基础。首先要充分了解电子文件的特性，然后根据这些特性研究相应的收集、归档和管理方法。根据电子文件的生成，总结起来其特性如下：

一是电子文件传输、存储的透明性。电子文件是在数字设备中产生和处理的，以二进制的形式传播和存储，和纸质文件最大的区别就是人们无法感触它，它的变化对人们而言是透明的，在传输、存储过程中是否发生了变化也不易察觉，如果存在多个备份，则分辨哪个是原件就比较困难。

二是电子文件无论产生、使用还是保存都离不开数字设备。电子文件的形成和处理均是在以计算机为基础的数字设备上，在传输过程中还会涉及到数模或模数转换，因此电子文件的存在必须依靠数字设备，具体表现在：文件物理存储是以二进制编码形式存放在介质上；需要计算机等数字硬件；需要相关的软件支撑；硬件及相关技术更新换代迅速以及文件传输中为保证安全而进行的加密与解密操作。归档后的电子文件一般都需要长期保存，那么随着技术的进步和硬件的更新，数据的读取可能面临困难。要不了多久，可能会出现保管完好的电子文件却无法识别读取。就如现在已经找不到读取五寸磁盘、3.5 寸磁盘的驱动器了，读取光盘的设备也已经慢慢退出视野，那么光盘存储的电子文件怎么读取呢？

三是电子文件使用的间接阅读性。载体的非直读性则体现在很多方面。一是必须依靠相关设备才能识别读取文件，如果设备的兼容性不足则无法识别文件；二是载体上的信息记录密度很大，查找起来非常麻烦，即便有着自动查找功能，也需要懂一些专业知识；三是大量的电子文件需要越来越大容量的介质存储,同时有些文件需要保密,因此要采用压缩技术、加密处理，则读取的时候同样需要解压、解密，这都会对电子文件的使用产生影响。

四是电子文件的结构比较复杂。为了方便计算机处理，电子文件具有不同的物理结构与逻辑结构。物理结构主要涉及在存储介质的存储方式，而逻辑结构则描述信息的逻辑关系、运算规则，两者往往不同，具有相对独立性，由相关应用软件实现二者的映射关系。电子文件信息的处理过程，不同于纸质文件。纸质文件在人工办理过程中能够留下生成、运作的痕迹，比较容易判别真伪。而电子文件的办理主要在网络上进行的，存在一定的安全隐患。操作者并不能判断文件的真实来源，前提只是建立在对系统的信任上。如果系统存在安全隐患（不可避免），就可能给电子文件的运作和归档带来诸多问题。

五是完整性、真实性、有效性值得关注。一份电子文件可能由多种元素构成，而每种元素的格式可能不同，存储的介质或位置也可能不同，则保证文件的完整性需要一系列的措施。由于电子文件很容易备份，有时候为了防止丢失也会备份，这些备份可能存在于各种介质上，如云盘、优盘、硬盘上，而各个备份又相互独立，如果有一个备份发生了变化，则如何区分这些文件中哪个是原件？其真实性需要验证。由于数字传输过程容易受到干扰或人为破坏，电子文件在传输中如果发生了变化，如果没有专业的处理是很难分辨出来的，如果失去了可识别性，那么电子文件就失去了有效性，没有了利用价值。电子文件的特性可总结为图1 所示。

图1 电子文件特性

3.电子档案管理方法研究

对电子档案的管理,主要着眼于维护电子文件的真实性、完整性和有效性,管理方法涉及人员责任、积累过程、文件检查、存储介质、使用管理以及记录管理等。需要从电子文件形成到电子档案的保管、利用进行全程管理。具体的管理方法如图2所示。

图2 电子档案的管理方法

电子文件的制作过程要责任分明：要加强组织领导，各个部门统一协调。首先要明确主管部门和负责人，责任具体到人，在电子文件的形成、使用到归档统一指挥；其次各个过程都需要档案管理人员参与，保证规范性和真实性；最后在电子文件的每个过程中，用到什么样的设备、参数等要及时登记，防止时间过长设备以及技术更新，无法识别读取电子文件。

电子文件的积累：积累过程要有规范的工作程序和步骤，要保证电子文件的特性完好，并遵循规范的分类方法加以分类，编制目录，方便后期的查找使用。存储方式可采用分布式或脱机集中存储，以防在分散状态下发生信息损失和变动，并根据需要做好备份。

电子文件的检查和鉴别：归档前要对电子文件进行检查和鉴别。检查是对归档的电子文件的完整性进行核实，鉴别是对电子文档的真实性和安全性作保障，同时与背景信息和元数据作好关联。如果有相应纸质文档要一同归档，如果没有纸质文档，应当做出标识。归档又分为逻辑归档和物理归档，要注意移交的内容和方式的不同。

归档电子文件应使用国际或国家标准的存储介质，并对未来的存储技术发展做出预测，记录当时的软、硬件环境，防止后期读取困难。归档是由文件管理向档案管理的转变，必须有质量控制措施。要对所有归档的电子文件作写保护处理，使之置于只读状态，有必要时需设置读取权限或加密。

电子文件使用的规范管理：要制定电子文件使用的规章制度，加强规范管理。例如电子文件一旦入库，存储介质一般情况下不得外借，即使在授权的情况下也只能自备载体，提供电子文件的备份，并做好登记工作，以保证文件的真实性和有效性。

电子文件管理的规范性：电子文件的管理应该留下痕迹，以证实电子文件内容的真实性。可以通过为电子文件建立管理记录的方式，记载文件的流转情况，做到有据可查。

4.电子档案的组织管理

所谓组织管理，就是要建立组织架构，在其中规定相关的职务、职责，明确管理、权责之间关系，实现有效的管理。组织架构的设计、建立、运行和保持是组织管理的基本保障。因此要规范电子档案的管理方法，建设电子档案的组织管理，可以在以下几个方面进行建设。

第一，为确保电子档案的有效管理，首先要进行分工负责。要有统一指挥的部门和主要领导人，设立相应管理岗位。因为从电子文件的形成到归档一般要经过多个部门，工作职责、范围界限不清，出现问题不易查找，因此要加强组织管理，形成规范的组织领导秩序。

第二，制定规章制度，建立健全组织管理需要的各种关系，使得组织管理具有可操作性。制定电子文件归档的工作程序和步骤。一般来说，电子文件的归档工作程序应当包含下列步骤：一是确定电子文件归档的格式和版本，经过有关领导和部门的签署和审批；二是电子文件需要有积累的过程，期间要暂时保存在某处，需要特别的管理；三是对积累的电子文件要检查其有效性和一致性，经过鉴定和整理电子文件要记录在册；四是整理需归档的电子文件，对归档的流程和事项编制说明；五是确定存储地点、方法和介质，要考虑安全、保密、长效等机制；六是脱机备份；七是对存储介质进行标识并编制载体目录；八是要定期开展有效性检测，关注技术和设备的更新对存储介质可读性的影响。

第三，电子归档的质量控制。建立质量控制标准，分析质量数据，通过量化和图表的形式进行质量控制。只有归档工作做好了，才能进行有效的档案管理，档案部门要和产生电子文件的单位及时沟通协调，使电子文件从形成之初就按照规范进行，方便质量管控，也避免部门之间出现推诿扯皮现象。

第四，遵循国家的相关标准进行管理。2016 年8 月，国家质量监督检验检疫总局与国家标准化管理委员会联合发布了《电子文件归档与电子档案管理规范》替换了2002 年发布的规范，从内容上进行了大幅的增加和扩充，对电子文件产生的业务系统的归档功能进行了较为全面的规定，整合细化了内容，明确了相关部门的职责。2012 年，国家电子文件管理部际联席会议办公室发布了《电子文件管理系统通用功能要求》，2014 年，发布了《电子文件系统测试规范 第2 部分：归档管理系统功能符合性测试细则》，2016年发布了《文书类电子文件形成办理系统通用功能要求》和《电子文件管理系统建设指南》，2017 年国家电子文件管理部际联席会议办公室和工业和信息化部联合发布了《电子文件存储与交换格式 版式文档》等等，都对电子文档的管理提供了规范的参考。

第五，关注电子文件法律效力的问题。对电子文件的法律效力问题有许多学者在研究，但是电子文件在储存、传输、使用过程中容易发生变化且不留痕迹，使用者可以随意改变载体，电子文件最终失真，这就导致了人们对电子文件的不信任。虽然有电子签名等技术的保障，但是也难以有效防止电子文件的完整性、有效性不被破坏，另外网络信息传播的随意性，难以固定证据也加大了电子文件作为法律证据的难度。国际上也没有形成统一的认识，因此还需要管理者密切关注这个问题，在遇到相关法律问题时要及时跟进，避免损失。

第六，多交流、多学习。高校图书馆要有计划、有目标的增强管理人员的专业知识和自身素质。应该定期安排相关人员去其他高校图书馆或省、市的图书馆进行交流学习，参加相关会议，学习管理技术和经验，使得理论和实践相结合，才能紧跟技术更新的步伐，才能在管理工作中保持创新的势头。

5.结语

计算机及网络普及，使得电子文件的数量将呈几何级数增长，这就对相关管理、工作人员提出了更新更高的要求。特别是档案管理人员必须完成由传统的管理模式向现代的管理模式的转变，及时更新管理理念，学习和了解前沿的电子档案管理方法和相关技术。在电子文件的管理、归档工作上赶上时代步伐，适应社会现代化和办公自动化的时代需要，为社会提供更好更有效的服务，特别是高校图书馆，面对大量的学生、老师和社会上的使用者，不仅要提升服务态度，更要提升服务质量，使电子档案的运用发挥出应有的作用。

当前对电子文件和电子档案的管理问题依然需要研究、规范，许多专家学者正在逐步深入探讨，寻找更好、更先进的管理方法。同时电子文件管理系统正逐步开发并进入实用阶段，相信会有更多的方式方法产生和经验的积累，促进电子档案的顺利发展。