电子发票与电子会计档案对高校财务工作的影响

田闯 赵丹 韩颖 孙立华

近年来，在互联网、区块链、大数据等手段带动下，在国家相关政策的支持下，财政电子票据在全国范围全面推行，给传统的会计档案管理带来革命性的挑战，高校作为财政电子票据的重要使用者，，必须未雨绸缪，提前应对电子发票和电子会计档案对财务管理工作带来新的变化。根据近年来国家发布的电子发票、电子会计档案管理办法，从政策上、实际应用上存在问题进行分析，提出了电子发票和电子会计档案在推广和应用方面的可以有效降低社会成本、节约资源等优势，也得出了电子发票管理和使用没有实现闭环、与高校财务管理系统没有实现闭环、系统安全性没有得到有效解决，电子会计档案应用难和会计从业人员素质等方面存在的暂时不能有效解决的挑战，对此提出建议。

随着网络与通讯技术发展水平越来越高，在政策上、技术上为财政电子票据广泛推广应用，逐步替代传统纸质发票做好了准备。高等教育支出作为国家经济支出的重要组成，电子票据在高等院校财务工作中应用也是符合国家政策和发展趋势的。

发票在我国的经济活动中，完成了交易凭证、财务凭证、计税凭证三个重要功能，随着的新技术的发展，电子发票作为储存在信息系统中的电子信息记录，从发票的开具，流转、保管、查验、报销、记账和归档等都有别于纸质发票，电子发票和电子会计档案在高校财务工作的应用越来越多，笔者所在的黑龙江省M学院每年开具的电子发票就有2万张，如何利用这些电子信息降低财务管理成本，提高工作效率，防范经济风险，提高电子档案的利用率，作为高校财务工作者必须对这些变化做好预判，提出解决方案。

一、我国电子发票和电子会计档案的背景

（一）电子发票的背景

2012 年12月28日，财政部下发了《关于推进财政票据电子化改革的方案》，提出了结合当前政府非税收入和财政票据管理实际，完善和推广运用财政票据电子化管理系统的要求。2013年4月在《关于中央部门和单位开展财政票据电子化改革试点工作的通知》，提出在北京大学、清华大学等高校开展电子发票应用试点工作。2015年7月，国务院发布《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》对增值税电子发票的开具、用途、报销等制定了明确规定，从税收政策上明确了电子发票作为交易发生的凭证、财务记账的凭证、税务完税的凭证的合法性。2015年12月国家档案局发布了修订的《会计档案管理办法》，明确允许符合条件的凭证仅以电子形式保存。2018年11月，财政部《关于全面推广财政电子票据管理改革通知》，明确要求在电子票据试点单位应用的基础上，各地区必须在2019年1月31日前完成相关财政电子票据管理改革工作，高校非税收入类票据全部使用电子票据。由此分析，在国家发展的需要、税收政策、会计档案管理和财政管理的要求等相关政策依据，高等院校全面使用电子票据已经具备条件。京东和中国人保公司的成功案例，也说明，电子票据的广泛应用在技术上也不存在实质的障碍。

（二）电子档案的背景

2015 年12 月修订后的《会计档案管理办法》，规定满足一定条件的电子发票可仅以电子形式归档保存。2016年8月，国家档案局出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》、2018年4月出台的《文书类电子档案检测一般要求》等与电子发票归档保存有关的标准规范。经过近年来的不断实践，电子发票“单套制”归档保存的政策条件已基本具备，电子发票从开具、报销、入账到归档、保存的各个环节已基本打通，在高等院校推广应用已不存在实质性障碍。

二、电子发票和电子档案在高校财务工作中推广应用的优势

（一）降低高校财务管理成本

1.降低开具发票的财务管理成本

高校收取学费、住宿费及国有资产有偿使用等非税收入项目，均需开具合法票据，以黑龙江省M学院为例，每年开具票据2万余张，如采取电子发票可以节省纸质发票的购置成本，减少开具发票的时间成本、人工成本和管理成本，还可以有效减少发票的流转时间，提高工作效率。

2.降低管理报销发票的财务管理成本

仅以2019年M学院会计档案使用情况为例，2019年学校外部查阅会计档案21次，涉及会计凭证1205笔;学校内部审计部门及其他部门查阅会计档案18次，涉及会计凭证3102笔;财务处内部因核实凭证等业务查阅会计档案125次，涉及会计凭证958笔，这些会计档案最终都需要装订复印以供管理需要，实际需要消耗14000张A4复印纸，按HPCF230X正品硒鼓每只可以极限复印3500张纸计算，消耗硒鼓4只，以上消耗性成本需要近4000元。专职的会计档案管理员人工成本需要8万元。

以上工作如果可以通过电子发票和电子档案解决，可以极大的降低高校财务管理成本。

（二）提高高校财务管理效率

隨着国家对高等院校投入政策的倾斜，高校经济支出在国民经济的经济支出中所占比例越来越大，以M学院为例，每年收入涉及开具票据2万余张，支出涉及到报销的发票近2万余张，如果这么大量的业务通过电子发票完成，可以彻底改变传统纸质发票的报销的流程，通过网上申报电子发票报销，使用电子签章实现网上审批，通过网络、移动通信等技术手段，利用电子票据唯一性和不可抵赖性，师生员工可以足不出户申请报销，会计人员不必与经办人当面争论，即可完成审核和记账业务，在实质上实现网上报销。通过让网络和电子数据传送与保存发票内容，实现让电子信息替代人跑腿，降低社会成本和人员成本，提高工作效率。

（三）防范高校财务管理风险

在电子发票流转实现闭环后，所有的电子发票都可以通过系统自动判断发票的真实性、合法性和合理性，会计人员可减少对纸质发票进行的人工审核、比对、整理、入账等人工成本，减少发票遗失或取得虚假发票给报销人带来损失。

（四）提高高校会计档案的利用率

高校经常会为教育主管部门、财政主管部门、审计、税务、纪检以及巡视等相关机构提供数年的会计数据，传统会计档案以纸质形式存储，无论是查阅会计凭证还是原始凭证，都需要现场实施。电子会计档案广泛应用后，无论是查阅会计记录，还是形成会计记录的各种电子票据，都很方便;数据的对比也不在像以往通过人脑或者人工做表完成，极大的提高了档案的利用率。

三、会计资料电子化对高校财务工作的影响

电子发票和电子档案在政策和技术上的可行性已经非常高，但是这是涉及到全国各个行业、不同经济业务实体共同实施才可以充分发挥效率的一项工作，而高校经济业务的规模和种类越来越大，所以在实际使用中还存在许多问题，高校需要结合办学的情况，充分利用电子票据的优势，提前预判应对电子票据给财务管理带来诸多影响。

（一）管理制度不健全

由于电子发票还属于新生事物，目前绝大多数高校里的会计制度仍然是与纸质发票相匹配的，而电子发票具有无纸化的特征，所以，高校既需要规范发票的开具，也需要在电子发票的审核、归档、报销、入账、电子档案管理等方面制定管理制度，提高高校电子发票的使用规范化。

（二）电子发票与现有高校财务管理系统不兼容

目前大多数高校的财务管理系统往往都是根据实际需要自行购买或者开发，电子发票不能直接接入高校的办公自动化系统（OA）、财务管理系统和电子档案管理系统中，造成重复报销、通过软件修改发票内容出现的可能性，使得高校会计人员在审核电子票据时不但没有提高工作效率，反而增加了审核的难度和人员成本，一个不能被直接使用的数据，即使再先进，只要不能提高工作效率，就是不成功的。目前高等院校都是执行统一的政府会计制度，有利于高校财务管理可以使用统一的财务管理系统和电子档案管理系统，有了制度保障，有了手段保障，有关管理部门如果可以借此开发一套统一的电子发票接入高校财务管理系统的

电子发票系统，使电子发票闭环完整，提高工作效率。

（三）电子发票和电子会计档案的安全性还有待加强

为了保证财务数据的安全性，以往高校财务管理系统，都是在财务内网环境下运行，财务数据安全性比较高。近年来，各种为了提高财务管理和服务效率的互联网信息系统不断应用在财务工作中，尤其是电子发票要在“发票的开具，流转、保存、查验、报销、记账、归档”实质性上建立闭环，高校财务管理系统的都需要通过互联网从其他的外部信息系统中取得和提供数据，这就要求不同系统的数据库标准一致，而高校各部门信息系统主要的功能就是提供和取得数据，当各系统数据一致的情况下，就为不法分子恶意攻击系统提供了可行性。互联网信息系统的安全性防控工作，不仅仅是一个高校、一个行业独立就可能解决的问题，需要从法律、法规、信用体系、技术手段等层面加以解决。

实行会计电子档案后，不可排除档案信息被随意访问、复制篡改，或因操作不当、人为破坏、病毒感染、天灾人祸造成档案资料损毁、丢失等情况。笔者建议在数据存储上应当结合目前云存储的技术，利用政府在法律、执行力和技术方面的优势，统一管理电子会计档案。

（四） 高校财务人员尚未适应无纸化财务管理

对已经使用多年的纸质发票和档案管理的高校财务人员来说，电子发票和电子档案是财务管理工作的一项重大变革。由于教育和财政主管部门对这两项变革一直没有出台具体实施意见，高校财务部门也未出台学校相应制度，造成会计人員对电子发票和电子档案管理的重视和适应程度还比较弱，对财务人员的综合能力提出了新的要求。所以，为做好高校财务管理工作的无纸化的准备工作，高校财务部门将财务资料无纸化相关的理论和实操纳入会计从业人员的培训内容。需要教育和财政主管部门组织会计人员对此进行培训，更新知识、提高技能，使管理者和财务人员普遍接受电子发票和电子档案。

四、结语

我国政治、经济、文化、技术发展迅猛，国家政策相继出台，在全国范围内实施电子发票和电子会计档案趋势势不可挡，高等院校作为社会前进的排头兵，必须要肩负起这一使命，加快高校财务财务管理智能化的步伐，不断地提高财务管理人员专业能力，尽快适应新事物的，开拓创新，敢于变革工作方法，改造工作流程，提高高校财务管理能力，为高等教育更快更好的发展提供资金保障。

（作者单位：1.牡丹江师范学院;2.哈尔滨师范大学）