医院后勤设备全生命周期管理系统设计与运行效果分析

2021-02-21任朋RENPeng闫石YANShi王金良WANGJinliang倪学勇NIXueyong张小旗ZHANGXiaoqi洪伟HONGWei

医院管理论坛 2021年12期

□ 任朋 REN Peng 闫石 YAN Shi 王金良 WANG Jin-liang 倪学勇 NI Xue-yong 张小旗 ZHANG Xiao-qi 洪伟 HONG Wei

医院后勤设备全生命周期管理是以设备运行管理为主线，以设备巡视、保洁、润滑、检修为抓手的一体化管理体系[1]，通过搭建后勤数字化管理平台，结合信息管理系统，实现后勤设备全方位管理，确保其能够更加安全、稳定、高效、持续地运行。同时，依据系统数据，对后勤设备展开360度全方位的分析和梳理，确保运行信息可视可控。

管理系统设计原则

1.满足医院业务需求。系统应适合医院的实际需要，满足主要业务需求及需求变化。

2.系统具有灵活性。系统在搭建和后续执行过程中以应用为基本，在满足医院实际业务需要的同时，考虑与医院原有系统整合，并能够适应业务、管理与流程变化，易于改进。

3.满足医院业务安全需要。考虑医院设备运行期间，数据连贯性，需要实时进行信息记录填写和任务下载。同时，根据采购管理规定，服务器类硬件设备报废期为6年，因此，对设备选型要求较高。

4.满足医院同类系统兼容性要求。设备全生命周期管理为设备管理的平台。目前，其他同类型的管理平台有能耗、楼宇自控、一站式服务等设备类管理系统。设备全生命周期管理系统搭建后，应便于与其他系统进行整合。硬件方面，应部署在医院信息中心指定服务器上，便于医院集中管理。

5.满足医院数据安全需求。设备全生命周期管理系统部署于互联网上，其所有数据记录及使用分析，都属于医院内部的隐私，因此存在数据泄漏风险。为此，医院为部署在公网的系统统一安装防火墙。应保障该系统与防火墙兼容。

业务流程与系统模块设计

设备全生命周期管理系统应用层采用云端部署的方式，便于用户在移动端或者客户端输入访问平台数据。平台具备足够的开放性和兼容性，在未来系统需要进一步扩展时，向上可以对接其他第三方信息化管理系统，输出特定格式参数文件；向下可以通过中转服务器对接其他新建的各类机电子系统，采集其关键性参数，纳入后勤数字化管理平台。后勤业务信息管理子系统——设备全生命周期管理流程见图1。

1.设备台账管理模块。(1)流程概述。围绕医院后勤设备建立基础台账，根据采购管理办法及医院后勤部门制定的维保指南明确设备使用起止时间、使用年限、其他重要指标数据，如可能或已出现过的故障原因、故障现象。这些数据将作为后期评估的重要引用参数，为管理层掌控设备运行状态、处理设备运行问题，提供高效、客观、直观的依据。建议此处以三维导图的形式呈现，便于新职工培训和对外介绍。(2)具体要求。设备基础信息：处室信息、科室架构、系统分类、系统类型(区域系统分类、规格型号、主要设备参数、折旧年限、摆放位置、使用日期、供应区域、保养单位、出厂编号、质保日期)、主用(备用)系统分类、设备组成部分、设备冗余率、故障部位、故障原因、技术文档图纸说明书等信息录入，以及具有根据不同字段名综合查询(支持模糊查询)的功能。同时，软件公司配合运行部门前期通过手持终端设备(或者电脑端)对系统各参数进行前期基础数据录入[2]。能够根据不同数据生成图形及报表。

2.设备巡视管理模块。(1)流程概述：围绕且不改变医院后勤现有的设备维护流程，结合系统实际特点，对每项任务设定标准，并明确完成任务具体周期，以此作为标准纳入执行率的监督和考核之中。同时，应设定线上后补打卡的备用方案，一旦系统故障、重要节假日网络管控，或者特殊情况无法按时完成任务执行时，及时通过网上打卡的方式保障执行率。针对维护周期大于统计周期的情况，如执行周期半年以上或者1年以上，而需要对月度或者季度进行分析时，该执行率的统计需考虑特殊实际情况因素。结合医院实际情况，医院现已建有巡检打卡系统，平台上线后巡检模块可兼容现有打卡系统，相互补足，独立运行。(2)具体要求：结合各运行班组的现行记录本，将巡检周期、日期、时间、巡视参数、巡视人、参考值等信息表格前期录入巡视移动端以及电脑端(具有修改功能)，便于班组今后进行日常巡视。具有根据不同字段名综合查询(支持模糊查询)的功能。同时，具有提醒巡视功能，根据参考值判断日常巡视数值的报警功能。能够根据不同数据生成图形及报表，支持横纵比。(3)移动端设备的要求：巡视管理需支持手机APP的方式进行移动巡视，手机APP需要同时支持安卓和IOS两种操作系统。移动巡视要求具备扫描、任务显示、任务情况维护、任务完工等功能，巡视人员可以在线下载巡视任务，并在离线的情况下也可以操作记录巡视结果，通过非二维码的扫描记录巡视人员所在地理位置和时间信息。

3.设备保洁管理模块。管理人员可通过系统建立周期性的保洁计划，通过计划的合理安排和有效执行，借助移动应用实现保洁的移动化和实时化，协助工作人员提高工作效率，改善工作质量，协助管理人员管理所有保洁事务，确保事无巨细，无所遗漏。具体要求：结合各运行班组的现状制定保洁计划，将保洁周期、日期、清扫时间、清扫完成时间、卫生状况、清扫人、检查人等信息表格前期录入巡视移动端以及电脑端(具有修改功能)，便于班组今后进行日常保洁工作。具有根据不同字段名综合查询(支持模糊查询)的功能。同时具有提醒保洁功能。能够根据不同数据生成图形及报表，支持横纵比，对保洁事件量、周期量进行分析。

4.设备润滑管理模块。管理人员可通过系统建立周期性的润滑计划，通过计划的合理安排和有效执行，借助移动应用实现设备润滑工作的移动化和实时化，协助工作人员提高工作效率，改善工作质量，协助管理人员管理所有设备润滑事务，确保事无巨细，无所遗漏。具体要求：结合各运行班组的实际情况以及润滑5定标的原则，将润滑周期、日期、时间、油脂类型、注油量、废油排量、操作人、监护人、操作流程(写入知识库)等信息表格前期录入巡视移动端以及电脑端(具有修改功能)，便于班组今后进行设备润滑。具有根据不同字段名综合查询(支持模糊查询)的功能。同时，具有提醒润滑功能，预留油量油脂检测报告功能(油脂含水量、油脂含酸量、各元素含量、下次软化油检测时间等)。能够根据不同数据生成图形及报表，支持横纵比。班组可采用移动端或电脑端定期录入。

5.设备检修管理。以设备的检查维修为主线，以设备检修、事后维修、技术改造为抓手，围绕保障设备检修工作按时、按质、按量完成为目标，确保检修工作高质高效，保质保量完成。具体要求：(1)计划性检查维修保养：结合各运行班组的实际情况制定检修保养维护的内容，将计划性检修周期、检修内容、日期、设备名称、设备编号、检测项目、操作人、监督人、操作流程(写入知识库)等信息表格前期录入巡视移动端以及电脑端(具有修改功能)，便于班组今后进行计划性检修。具有根据不同字段名综合查询(支持模糊查询)的功能。同时，具有提醒检修保养功能。能够根据不同数据生成图形及报表，支持横纵比。班组可采用移动端或电脑端定期录入。(2)事后维修：结合故障实际发生进行记录，将日期、发现时间、维修完成时间、故障成因、故障描述、操作人、监督人经验总结(写入知识库)等信息表格前期录入巡视移动端以及电脑端(具有修改功能)，便于班组今后进行记录。具有根据不同字段名综合查询(支持模糊查询)的功能。能够根据不同数据生成图形及报表，支持横纵比。班组可采用移动端或电脑端定期录入。(3)技术改造：结合政策、新技术引入，将时间、设备数量、新设备名称、新设备数量、操作人、监督人、相关介绍(新技术索引文献、相关三甲医院推广、效果评估写入知识库)等信息表格前期录入巡视移动端以及电脑端(具有修改功能)，便于班组今后进行技改记录。具有根据不同字段名综合查询(支持模糊查询)的功能。能够根据不同数据生成图形及报表，支持横纵比。班组可采用移动端或电脑端定期录入。

设备评估考核

至此，设备全生命周期管理系统已经有了基本的雏形。但我们认为该系统不应仅限于全面的记录，更需要构建一套科学的管理指标来对设备运行状况进行全面评估，以此来实现设备精细化管理。经过查阅文献和实地走访，在各类医疗机构没有成功案例的情况下，广泛应用于工况企业的全面规范化生产维护体系(TNPM)[3]引起了我们的重视，经分析研究，系统采用设备综合效率(OEE)作为评估设备运行的指标：包括设备开动率、性能开动率、良品率等。我们将上述指标结合医院后勤设备的实际情况，构建了医院后勤设备综合效率评估指标，并在此基础上开发了后勤设备全生命周期的驾驶舱管理看板，能够对设备的使用年限、巡检、保养等五个维度的信息进行直观展示。同时，借助TNPM评估体系[4]，实现了设备故障率预测及综合使用率的考评，成为科室管理人员决策的重要参考依据。至此生命周期从执行到评价为一体的系统功能已全部实现。

设备全生命周期管理系统应用效果

为验证设备全生命周期管理系统的应用效果，研究人员以北京某大型综合类医院氧气站为例，结合职业健康安全管理体系(occupation health safety management system，OHSMS)的一级、二级指标，并参考其流程，拟定脆弱指标及指标的参数区间及范围(表1)，应用矩阵模型分析，将风险进行等级量化，最后采用专家打分法进行评价。