医院会计电子档案管理与应用探讨

□ 冯敏 FENG Min 高养利 Gao Yang-li

近年来，国家加快了对企事业单位财务电子化、智能化转型。2015 年，财政部和国家档案局发布了《会计档案管理办法》，明确企业可以通过计算机等电子设备形成、传输和存储会计档案。随着电子发票应用的逐渐普及，财政部和国家档案局颁布实施《关于规范电子会计凭证报销入账的通知》，明确了符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。新的会计档案管理办法，为档案信息化的加速发展提供了政策支持。电子会计档案管理系统的应用契合信息时代财务智能化管理的发展趋势[1]。

医院档案管理现状

1.医院财务部门在日常工作中比较重视会计业务相关的工作，而对会计档案信息不能及时收集和完善，会计档案管理工作效率低下。医院会计纸质档案虽然能更直观地展现业务环节各个方面，但因医院各科室票据使用量巨大，会计凭证、账簿、报表等数量大，涉及材料众多，整理复杂、录入困难，应当进行归档的会计资料没有归档[2]。纸质档案保管还需要足够大的空间保管原始票据，物理要求比较多，可能会遗失或毁损，不能够避免自然灾害、意外事故以及人为破坏的影响，实体管理已不满足国家要求。

2.医院会计信息化管理专业人员匮乏，影响了会计档案管理工作的发展，大多数医院目前还没有电子档案专用管理系统和完善的电子会计档案备份制度。有些医院电子会计档案专用管理系统虽已上线，但不符合《中华人民共和国电子签名法》规定，不能防止电子会计记录被篡改，不满足安全性要求，无法保证其真实和安全。一旦发生技术变革、应用软件淘汰等情况导致数据坏死，并不符合电子档案的长期保管要求[3-4]。而且内外部借阅资料时尚未建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系，管理成本攀升。

3.当前的医院会计信息管理机制依旧是根据“规定”来实施，并不具备强制性，一定程度上加剧了档案管理的惰性[5]，加之医院档案资料管理的作业量和复杂性，与之配套的会计档案管理机制并未有效建立与健全，导致会计档案管理工作无法高效运行。

为规范会计电子档案管理，解决传统纸质档案管理中存在打印工作量大、查阅不便、占用存储空间大等弊端，引进会计电子档案系统进行会计凭证、数据的规范化管理，提高会计档案的利用价值，减轻档案财务工作负担，是实现会计档案电子化的重要保证。

医院电子会计档案智能管理系统搭建

1.电子会计档案业务范围。公立医院需要留存大量会计档案资料，会计电子档案智能管理平台可以有效管理医院会计核算中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料，系统应涵盖医院会计凭证全口径、全流程的电子化归集、接收、入账和归档（图1）。

图1 会计电子档案业务内容

2.平台的实现目标

2.1 实现原始凭证的电子化和数字化。通过影像系统平台的建设，实现支持对来自医院内各业务系统、外部系统、线下业务产生的各类电子或纸质的文档等各类数据的采集和预处理。通过人工智能进行识别和语义理解，形成结构化数据，通过各种人工智能的技术手段真正实现全面的数字化

2.2 实现多应用下的影像数据共享管理。建立统一的影像版本管理，实现影像数据存储和关联。通过数据的统一集中和处理，实现电子票据影像的查看、调用和共享，通过影像系统平台建立清晰的协调机制和统一的票据影像数据管理流程与数据库。

2.3 实现影像的标准业务流程对接。实现所有业务系统的标准化对接及应用。协助实现业务流程的规范和标准，为共享中心服务的标准化及规范化建立基础。

3.平台业务处理设计。平台通过与医院多业务系统、会计系统的集成接口后获取会计档案，医院内财务人员、报销人和各个往来单位只需完成电子发票的提交和接收，即可由系统自动完成票据的采集整理、归档保存、档案利用、档案移交环节的规范管理，实现了电子档案采集、管理和利用等基础功能应用，大大减轻了人员工作量和管理成本（业务处理如图2 所示）。

4.主要系统功能

4.1 影像采集功能。影像扫描是会计档案无纸化的关键环节。该系统支持多场景下的影像采集及各种图像格式。影像扫描系统支持纸式扫描仪、高拍仪、手机移动设备等多种采集设备，还支持PDF、BMP、JPG 等多种图像格式。影像采集功能还具有多票切割采集技术，能智能分割理票。扫描客户端票据时，对于票据的切割、归类、识别可以全流程智能机器人一体化运行，快速扫描自动分组，无需人工干预或手动进行切割，实时高效。影像采集功能拥有强大的图像优化能力，全面提升影像凭证质量。拍照采集票据时，利用四点定位、图像转正以及增强、黑白、锐化、灰度等图像处理技术对拍照图片进行处理。图像预处理功能，则通过投影、边缘检测等图像处理技术，自动判断碎片位置，对于少切、多切的碎片能够自动重定位，目前对于定位错误的碎片经过重定位后识别正确率提高50%；通过膨胀、腐蚀等图像形态学技术，剔除印章干扰、部分线条干扰、背景噪点干扰，以提高OCR 识别率；图像归一化，运用模板图像与待处理图片特征信息的匹配，把待处理的图像与模板图像能对应起来（特征点对应及大小对应）；还能去除边缘、黑边，呈现完整的影像。此外，采集功能还支持发票验真服务，支持对异常发票进行预警，例如发票重复报销等现象。

4.2 图像识别功能。全票种识别能力，奠定智能化财务共享中心基础。系统基于深度学习和图像处理的票据识别服务，具有强大的自动模版识别分类能力。采用人工智能技术，运用深度学习算法和全版面识别算法，集成版面识别、定位切割以及OCR 识别引擎技术。运用人工智能的深度学习算法自动进行切割，精准切割准确率高达100%。通过OCR 技术和定位信息将图片信息转化为文本信息。强大的二维码识别能力，能针对针式打印机打印的二维码进行优化，采用快速定位、缺损重构、模糊还原和畸变校正等图像处理技术，能够适应大部分的二维码缺损、污损、畸变、模糊等应用场景。全票种识别能力，对文本、表格等各类文件均能支持（影像识别流程见图3）。

图3 影像存储识别流程

4.3 影像检索和管理功能。检索功能支持快速检索影像文档，支持业务系统通过API、单点登录等方式进行调阅查询，对关键字段信息精准查询、模糊搜索和查询，还支持影像相关业务数据展示。影像管理功能支持针对影像的编辑功能，包括影像图片的增、删、改、批注等。支持业务信息索引，基于相关票据档案的结构化数据及归档信息，实现相关票据档案的业务透视地图。影像管理实行严格的会计信息系统准入授权，采用“用户—角色—功能”的权限配置流程，可以更灵活方便地对用户权限进行配置和管理；支持用户组的管理，支持按菜单、数据、报表等权限来统一管控。依影像档案功能或用户类型设置支持用户是否添加水印，用户能自定义水印内容，防止盗用，确保档案借阅和打印安全；还支持依影像或档案类型设置电子签章，有效防止篡改。依影像档案功能或用户类型设置功能不仅实现是否添加水印，实行脱敏遮挡打印管理，还能对用户敏感信息提供部分遮挡，以确保电子化会计信息的安全性、完整性。

4.4 影像归档功能。影像类型分为固定类型和自定义类型，档案类型可设置为自定义档案类型、多级档案目录和档案自动分类规则。影像归档功能支持根据影像信息自动归档及分类。根据系统预先设置的归档规则，将影像文件自动归档到目标目录里。在影像不满足自动归档规则的情况下，用户还可手动将该影像归档到指定档案目录。影像归档功能菜单下的日常操作日志栏目对影像档案的新增、修改、删除、查阅、功能配置等内容进行记录，而完整日志记录栏目则可根据操作用户、记录时间、操作描述的内容进行详细记录。

4.5 数据归档功能。对于电子会计凭证，数据归档功能使电子票据系统直接获取，版式文件定时自动下载，电子发票自动查验接收，实现专业归档存储。对于账簿数据，平台内的归档适配器，可以对任意账务软件采集，用户无需二次开发软件。

4.6 数据查询功能。该功能可以跨系统、跨版本历史财务数据查询，不用维护老旧系统，不用登录多系统查询，提供档案阅读器和定制式摘录电子账本，可脱离实际业务系统，进行记账凭证、账簿、报表、合同等电子档案管理，支持文件完整导出至移动存储设备，使用户打开即可查询，有效解决财务软件更新换代后历史财务查询不便的问题，便捷高效。

4.7 借阅和移交功能。档案借阅功能，可以按借阅申请人要求，精准提供查阅资料，提供授权查阅密码和借阅期限限定，支持在线或离线电子文件查阅，免归还，便捷、高效、留痕。不仅方便医院内外部借阅，还可为财务审计、检查等提供资料。对于档案移交，归档文件可以下载备份独立存储，文件可实现移交、备份，并自动保存移交接收处理记录，便于档案长期保存，节省空间。

小结

医院会计电子档案智能管理平台的上线，提高了会计电子档案流程效率和管理能级，适应社会大数据时代的快速发展。原先需占据大量物理空间的会计档案通过数字化呈现，通过加密功能保障信息安全，也可以随时调阅，有利于信息共享，提高了在审计、纪检、内控工作中的利用率。电子会计档案处理流程，引入医院风险控制制度，有利于医院进行多层次、全方位的风险管控。会计档案电子化依托信息技术，将档案信息存储在专业设备中，降低了成本，提高了效率[6-7]。在档案管理的有效性和规范性上显著提质增效。医院电子会计档案管理工作的上线，将更快地提升财务管理工作效率、更优地提升患者就医体验、更好地提升院内外财务信息相关使用者的感受度，同时也为公立医院财务数字化转型，为有效提升医院整体管理水平与质量，提升医院整体精细化管理能力，助力医院持续健康的高质量发展提供实践探索借鉴。