科技企业中的档案管理问题与创新思考

王卫缨

摘要：近年来，随着科学技术的进一步发展，制造领域迎来了一轮又一轮变革。档案工作开始倾向于资源的整合、利用，越来越多的企业开始重视档案工作。制造企业有别于其他企业，在制造企业中档案部门兼具了更多的职能，管理及技术的变化对制造企业档案工作的影响就愈发明显。这些影响重点表现在亟待调整的管理思路、管理模式和亟待提高的管理水平。

关键词：科技型企业;档案管理;问题创造分析研究

1科技档案管理的作用和价值

技术是企业发展的基础，计量仪表制造需要运用各种技术，过程中会产生科技档案。收集、整理与计量仪表制造有关的数据信息和资料，建立档案，妥善保管。这不仅可以记录计量仪表制造过程以及技术的发展，而且具有很高的参考价值，有利于计量仪表制造技术的发展。科技档案是企业最有价值的东西。当发生仪表使用纠纷或者损害自身利益时，可以查阅科技档案，利用记录的数据和技术保护自身权益。也就是说，科技档案可以帮助企业规避风险，是计量仪表事业发展的重要基础，有助于将技术资源转化为生产力，促进计量仪表制造技术的发展。一般情况下，科技档案涉及保密内容，企业需要对此类档案进行保护，避免泄露，同时提高利用率，确保相关人员能够快速访问科技档案，找到所需信息，以便更好地指导计量仪表制造工作。目前，我国科技档案管理还不够完善，不能达到预期的档案管理效果，导致科技资源的有效利用，存在不完整和泄露风险。一旦出现上述问题，对企业非常不利。科技档案将难以发挥作用，影响企业的发展和计量仪表制造技术的提高。科技档案如此重要，企业必须加强管理，促进计量仪表制造业更好的发展。

2目前制造企业档案管理存在的主要问题

2.1档案管理工作在企业中难以得到重视，质量意识模糊

企业发展过程中，不少人对企业档案管理的认识存在误区，认为企业档案管理不能给企业创造经济价值，不是企业的主要工作，处于边缘地带。传统的企业档案管理，做到了档案不泄密、不丢失，能保证档案外借、查档，其他的很少考虑。随着时代的发展，制造企业的档案管理水平跟不上企业的前进步伐，导致归档文件不够完善，资料缺乏。以笔者服务的制造企业为例，在专业技术领域档案移交过程中，一些专业技术人员的质量意识模糊，档案意识不强，没有正确认识到档案对于制造企业的意义所在，移交的档案中往往缺少关键材料，造成归档文件不完整，档案质量无法得到保障。

2.2机制不健全，管理人员综合素质有待提高

对于制造企业文件和资料的要求非常严格，同时也有对相关技术人员和部门职责的划分准则，这需要由专业的档案管理人员来完成。然而，在笔者服务的制造企业中，领导对档案管理工作不够重视，日常培训也少有涉及档案管理。档案管理人员都为兼职且非专业出身，没有经过理论知识培训，对实际操作也不太熟练，不利于制造企业档案的规范管理。

2.3档案管理流程不规范，档案工作质量无法保证

目前，制造企业仍然着重于产品质量，企业的关注点在前方的生产等环节，对作为后方支持的档案管理工作关注少，档案管理制度体系化尚不不完善。同时，由于档案管理人员大多为兼职人员且没有专业背景，所收集的档案又涉及企业的方方面面，对不同种类档案的归档时间、归档范围、归档要求等都不是特别明确，对不同种类档案的收集、整理等环节也不是特别了解，导致企业的档案管理水平不高，档案工作质量无法得到保证。

3科技型企业档案管理创新思考

3.1培养高素质人才，提高档案管理水平

人才是企业发展的动力，也是企业的第一生产力，人才是科学的载体，所以企业之间的竞争，集中体现在科技的竞争。科技的竞争，以人为本，所以人才的竞争对企业档案人员提出了更高的要求。随着电子档案国际化的发展，涉外档案、外文档案、专业技术档案的数量和内容显著增加，而科技型企业档案管理需要一批综合素质高、综合能力强的复合型人才，即既具备外语能力和计算机知识，又熟悉企业档案管理知识。

因此，企业必须加强档案人员的科技教育培训，提高档案人员的综合素质。面对信息技术的飞速发展的几天，档案人员应不断学习信息技术专业知识，创新科技企业档案管理手段。同时，在共建全球命运共同体的时代背影下，档案人员应将具备相应的外语能力作为顺应技术发展的必要手段。

3.2 以流程为基础，建立有效的管理体系

“过程方法”原则强调企业档案管理是一项系统工程。企业档案管理过程中，一方面需要具备科学性、有效性;另一方面，为了保障档案管理的规范性，可以在档案管理部门和对应机构之间建立联动机制。档案管理工作由不同类别档案的归档、整理、保管、检索和利用等业务组成，这些业务活动通过与“人”（档案管理人员）“、机”（设施设备）、“料”（各类档案）、“法”（管理方法和标准）“、环”（与其他部门和人员的联系）等管理要素的融合构建了档案工作的各个过程。每个过程都环环相扣，相辅相成，都在不同程度地制约着档案工作效能的发挥。这就要求企业内部具备建立健全的档案管理标准及规章制度，完善的档案管理机制应包括档案行政管理部门颁布执行的档案管理规范、企业根据经营管理实际制定的档案管理制度。档案管理过程中，从收集、分类、归档到借阅利用等不同环节，都需要设立落地的可操作的标准流程并对相关人员进行相应的培训和考核，达到整个档案管理过程的系统化和标准化。因此，企业制定以公司级程序文件为基准，形成跨部门的业务流程的过程和责任的约定、机制;并根据不同档案类别制定档案管理规定;各部门基于内部管理自行制定，主要指导本部门内工作的规定，环环相扣，形成一套相对完善的管理联动机制。

3.3 提高管理水平

管理水平在一定程度上体现了企业档案工作管控模式的优劣。它是多方面的体现，涉及到管理平台、制度建设、人才培养等多方面。要想切实调高管理水平，需从多方面努力。

完善并优化制度建设。制度是工作的相关依据，有了制度，工作人员办事才能有所循。制度可以包括多方面，如平台构建、人才培养、考核机制、工作流程。通過对制度的构建，有序地推动档案工作的开展。而制度不是一成不变的，当出现改革或流程优化时，制度要随之发生变化。对于“现行文件的开放利用”这一服务，开展前就要做好相关制度建设，否则将会影响用户的使用，甚至造成严重的后果。

构建信息资源平台，运用信息化技术来管理档案。对于制造企业而言，构建信息资源平台不是一蹴而就的事，要有选择有针对性地进行构建。“数字化档案管理系统”也是一个信息资源平台，但是对于制造企业而言，生产数据、质量数据等更为关键，档案工作人员在对资源进行管控时，要结合具体实际，在构建其他信息资源平台时，要有预见性地提出相关要求，为后续资源整合做好准备工作。加强人才队伍的建设。管理模式和工作模式的转变，会给档案工作人员带来很大的影响。档案管理部门要及时加强对人员的培养，同时宣贯新制度、新标准，定期组织人员进行交流，传递新知识。

4结论

综上所述，科技档案管理是企业经营的重要基础之一。如何合理、高效地进行科技档案管理，是每个企业必须解决的问题。科技档案管理不仅涉及企业的经营活动，而且对企业未来的经济发展具有重要影响。企业要完善档案管理制度，积极解决科技档案管理中存在的问题，提高管理人员的业务素质，采取更好的科技档案管理措施，提高管理的综合效益，，从而达到促进企业进步的目的。

参考文献：

[1]李奎，郑秋生.我国科技型企业档案管理的现状与对策[J].技术与市场，2016，23（07）：238-241.

[2]张振.重庆市档案科技管理问题与对策研究[D].重庆大学，2016.