档案信息化建设与档案管理要点探究

陈诗雨

摘要：现阶段档案越来越受到社会的关注和重视，对档案的维护也提出了更高的要求，然而，传统的档案管理受到时间和空间的限制，这就难以满足当前的需要，迫切需要加强信息和通信基础设施和创新管理。档案信息化项目是一个系统性的项目，除其他事项外，涉及到有关档案资料的建立和档案管理，并向有关行业的研究人员提出建议。

关键词：档案信息化;建设;档案管理

引言

档案是一系列组织活动的概念图，真实信息的呈现和记录，为解决方案的实际分析提供了依据。在数字化时代，传统的档案管理形式已经不能满足社会需求，综合检索模式越来越受到关注，新的信息化管理模式正在出现，它摒弃了传统模式，为那些需要档案的人提供更加便捷的服务。

1.档案信息化建设概述

档案的信息化意味着档案管理在认真分析现代社会档案发展形式的框架内，对档案信息资源进行有效管理，根据现行档案管理计划和标准要求，完善服务体系，提高档案的效用，为用户提供更有效的服务。其实质是通过多种多样、多方面的手段，结合先进的信息技术，确保档案的保存和使用，从而优化档案资源的配置和有效利用。以“数字档案”为重点的档案信息化建设，需要满足以下需求：一是档案可以在信息化手段的基础上有效保存，可以充分用于信息集成;二是通过科技手段，可以更有效地设计和实施信息档案管理模式;三是推动档案数字化、网络化发展;四是利用网络平台共享基于网络的档案信息资料。

2.档案信息化管理原则

2.1规范性原则

档案信息化建设涉及多个要素，在实际工作中，档案管理单位要切实规范管理中的流程，建立统一的规范标准。同时，亦应设立适当的规管制度，以获取有关的数码电子文件，为了避免出现不相容、低重复等不可取的情况。档案管理缺乏科学规划，缺乏严格、完善、规范的制度作为制约因素，以及数字档案在其存储和传输的相关阶段缺乏有效的规划和管理，可能会严重影响管理效率档案。

2.2安全性原则

信息安全是档案管理的重要环节，社会必须高度重视利用这一进程的潜在威胁，同时充分利用信息的可获得性。随着信息技术的发展，复杂的网络环境、黑客攻击、新型计算机病毒的传播等恶意破坏因素，档案信息安全受到威胁，可能造成无法预测的损失。面对档案信息系统安全的多重挑战，企业和组织必须时刻保持警惕，综合运用经常性计算机系统保护、数字档案加密保护等，提高信息安全系统的安全性。

2.3效益性原则

目前，企业档案信息化计量缺乏统一可接受的依据，使企业档案信息化工作难以定量定性评价，严重阻碍了企业档案信息化进程。企业应根据实际需要，确定需求的紧迫程度，重点解决当前需要解决的问题，特别是在投资大型档案信息化项目的同时，充分考虑系统效能的时机，首先是最重要、應用最广泛的信息化项目，以创造一定的经济和社会价值;低利用率项目可根据未来的财政状况分阶段实施，以确保成本效益均衡，避免浪费资源和资金。

3.档案信息化管理要点

3.1信息化管理下的档案信息资源建设要点

在信息化背景下建立档案信息资源的研究范围，与之前讨论的建立档案信息资源的问题没有什么不同，重点放在其他方面。至于范围方面，包括设立档案资讯系统及提供资讯服务的平台、讨论问题、关于档案存储和自动归档技术，档案库的数字和附加信息化，以及档案机构之间的合作。着眼于信息化背景下的档案资源建设，强调有效获取档案数据，公开交流和充分利用;在资源创建方面，重点是内部电子文档和其他形式。档案组织和数字资源管理还特别重视利用信息技术整合跨部门和跨区域数字档案技术;在设计中，更加注重信息化技术，如云技术、自动捕获技术、数据提取技术等。

3.2信息化管理下的档案信息管理要点

信息化背景下的档案信息管理，重点是信息化背景下的综合管理，即在信息化背景下的综合管理。通过档案信息、档案信息、图书馆信息、综合管理等公共信息管理，跨境整合信息资源，开发并提供详细信息;另一方面，更加强调档案信息管理系统的体系结构，理顺档案信息编制者之间的关系，档案管理人员和档案信息用户使用特定的法律制度、管理手段和技术手段，包括在资料存档、建立资讯平台、利用资讯促进发展及资讯服务方面，建立以信息技术为基础的综合管理系统。这两个领域的研究在一定程度上反映了学术界通过理念和技术拓展档案信息管理前沿的愿望管理信息化，深化档案信息管理内容，促进档案信息融合。

3.3信息化管理下的档案信息开发利用要点

在信息化背景下开发和利用档案信息，可以促进档案信息分析的能力建设和效益，包括通过数据提取技术、视觉技术等手段，对数据进行检索。组织开发和使用档案资料以提高档案资料质量的能力。这需要人们参与将非文本数据转换为文本识别方法，基于内容的多媒体检索方法和文本数据提取方法。基于国际文件管理系统标准和开放信息系统的社会网络档案信息资源整合与研究档案馆，档案社会网络整合最高项目的系统架构，并在整合过程中规范档案信息的组织、开发和使用，以及使用先进的网络分析和可视化工具，从集成对象，采用方法和形式确定和建立新的档案资源整合机制。

结语

信息化作为一种新的数据管理理念和方法，伴随着互联网、移动互联网、电子商务、网络等时代“云”技术的出现。这也是人类社会收集的数据迅速增长的结果。档案业务作为典型的数据管理活动，必然受到信息化理念的影响。尽管档案信息化方法的研究处于起步阶段，面临诸多问题和分歧，必须尽快开发和利用档案资料中所包含的知识储备。信息技术在档案工作中的应用也将开启档案工作“数字革命”的新时代。

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