论大数据时代事业单位如何与时俱进做好档案管理工作

白海侠

摘要：做好档案的管理工作是事业单位工作顺利开展的重要基础，大数据时代给我国事业单位创造机遇的同时，也带来了挑战。在大数据时代背景下，事业单位的档案数量与需求愈来愈大，管理的难度有所提升，目前传统的档案管理工作方法显然已经不适用，因此，如何才能与时俱进的做好档案管理工作，是我国各企事业单位必须要跨过的一道鸿沟。下文将对此问题进行分析与探究。

关键词：大数据时代;事业单位;档案管理工作

引言：随着二十一世纪的到来，科学技术得以快速发展，网络信息技术得到了全面普及与应用，对社会中各行业产生了较为直接的影响。事业单位作为我国经济发展的重要组成部分，档案管理工作是事业单位工作开展的重要基础，在社会改革不断前进的同时，各式各样的档案资料随之形成，事业单位的档案资料是对任职人员个人品行、学习工作经历、家庭条件情况、社交关系等的真实反映，也是考察了解选拔干部的重要参考，因此需要做好事业单位的档案管理工作。进入到大数据时代之后，事业单位的档案数量与需求愈来愈大，虽然信息处理的效率得到了有效的提升，但是也面临着海量信息数据所带来的信息安全管理挑战。所以事业单位的档案管理工作必须进行优化和创新，这样才能提高档案管理的质量，才能顺应时代的潮流。

1 大数据时代档案管理的机遇

在进入到大数据时代之后，使得档案管理工作的开展，会形成与传统工作的不同特征以及优势。特别是在使用数据技术的前提下，让其可以在日常的档案管理过程中，更加高效、合理的进行信息数据的处理。事业单位的日常经营管理中，可以很好的借助这些信息数据，全面的推动工作的进展，并对一些重要的决策，提供可靠的数据参考。在大数据的背景下，事业单位进行档案管理中，首先在工作内容上，呈现出较大规模的提升，需要处理更多的数据信息，因此在档案管理的过程中，需要重点进行数据方面的分类以及处理。其次，在进行档案管理中，呈现出多元化的发展趋势，可以在使用过程中，利用各种先进的信息技术，进行不同目的的信息处理，为工作开展带来了较大的便利性与价值性。

2 目前事业单位档案管理工作存在的问题分析

2.1 传统档案管理工作理念的落后

当下事业单位的档案管理工作，过去一直都是基于文书档案为主观的管理形式，对单位的档案信息，进行详细的记录、整合，并将其形成标准档案的方式，进行全面的归档以及管理。在进入到大数据时代之后，这种传统的管理方式显然无法顺应当下电子化时代的发展，在一些电子信息的管理中，就需要使用信息技术，进行信息的全面采集以及分析。但是，大部分事业单位的档案管理工作人员由于年纪比较大，受传统工作理念的影响较深，所以，“他们对于档案管理信息化改革建设很难适应”，这就会导致无法顺利的、更好的开展档案管理工作。

2.2 档案管理设备的落后

目前在各事业单位档案管理工作的过程中，各方面仍然呈现出陈旧、落后的状态：收集档案时缺乏软硬件设施的支撑，只能单纯依靠人力物力来保存文书档案，文书档案会忽略图形、声像等其他门类档案的整理。工作单位不能及时、完整的上传和保留图片、声音、奖章等实物或者其他载体形式的档案;其次，在档案管理的整个过程中，由于使用的是纸质的方式，就会导致在使用的以及保存的过程中，受到外界环境的影响，一旦受到破坏，极难修复，这样就容易造成某些重要信息的缺失;再次，在查找或检查档案信息时，由于缺乏信息网络软件建设的平台，只能通过人工查找，既浪费人力又浪费时间，此外落后的办公设施等等，这些问题都容易导致事业单位的档案管理工作落实得不到位，很难获得有效的创新和改进。

2.3档案管理人员专业素质的落后

大数据时代下，档案管理工作的模式、方法以及体制方面，都面临着全面变革，因此也就对档案管理工作人员提出了一定挑战。但我国事业单位尚前缺乏专业的档案管理人员，大多数单位里档案管理人员的自身素质与实际能力未能跟上社会信息化发展的速度，从而使得档案的管理工作长期处于一种低水平状态。在当下大数据支撑下的档案管理工作开展的过程中，往往要保持一个较高的专业化素质，以此在实际档案管理工作过程中，可以形成较强的技术能力以及工作效果。当下大部分事业单位的工作人员对于信息化的、专业化的技术掌握不足，因此导致在实际的工作中，无法发挥出大数据时代下技术的优势。

3 大数据时代下档案管理工作的创新发展

3.1 转变传统档案管理工作理念

要想促进事业单位的档案管理工作实现信息化，需要创新档案管理工作的理念。事业单位在相关工作的开展中，档案管理人员需要积极的结合创新性的工作思维，基于大数据为基础，融入更加科学化、规范化以及信息化的管理理念，此外还需要相关工作人员始终保持一个较高的信息化技术使用能力，加强大数据在档案管理的应用程度，进一步发挥出数据库的价值，实现档案管理的信息化建设。保障在未来工作开展中，可以全面的提升档案管理的服务理念，从人性化的服务理念出发，利用和网络科技，充分发挥大数据时代的作用，对事业单位的档案管理工作进行彻底的升级和改造，把传统档案管理工作理念与大数据时代的信息化紧密联合，让传统的纸质化作业方式，转变为“无纸化”办公。

3.2 促进档案管理工作软硬件的开发与应用

在“互联网+”时代下，大数据与互联网的结合可谓是“强强联手”，同样的，事业单位的档案管理工作要想得到创新，也需要重视技术平台的支撑。事业单位要积极开发能够辅助档案管理工作的软件，这是建设信息化档案管理工作的重要一步，利用互联网和大数据可以实现档案管理内容的多样化，让其从仅限于文字记录的牢笼里走出来，让档案的管理工作在实践中不仅有传统文书档案，也可以充分利用图片、视频、音频等多样的电子化形式来存储档案资料，同时事业单位将个人档案信息录入到软件后台，在查找资料时效率也得以提高。此外，有关部门领导应当重视对办公设备以及办公环境等硬件设施的补充和配备，为档案工作人员提供现代化的办公设备，不仅为其工作开展提高效率，也能让工作人员更积极的参与到工作中，使得硬件设施本身的优势得到有效的发挥。因此完善档案管理软硬件的开发和运用，可以让事业单位的档案管理工作与时俱进，大大提升事业单位的工作水平及工作效率。

3.3 提升档案管理人员专业素质

对于任何一个工作而言，工作人员的专业素质都会对工作产生直接的影响。特别是在进入到新时代之后，使得为了有效的保障提升档案管理工作的效率，就需要积极的重视起管理人员的专业素质，同时保障在对其他部门的平台，进行融合性方面的分析。在这样的工作开展中，相关档案管理人员，则需要对档案信息进行全面深入的深入分析，积极的接受一定的专业技术培训。对于事业单位而言，则要定期的组织一些有关信息技术的培训活动，让相关工作人员可以接收到良好的培训，这样才可以在进入到新时期之后，高效率的运用各种信息技术，保障在这样的互联网环境当中，形成较强的技术能力，在大数据的技术中，让人工与技术形成较强的协同性，深入挖掘信息的内在价值，由此为档案管理工作的开展奠定基础。

总结：总而言之，在社会快速发展，大数据时代的背景下，我国事业单位的档案管理工作还存在许多问题，事业单位要想与时俱进、持续有效的发展，必须重视档案管理工作的优化和创新，保障事业单位的发展，这样才能满足事业单位在档案管理方面的需求，从而“为事业单位本身以及职员单位的员工以及单位本身争取最大的利益，并且为国家创造更多的社会财富。”在以后很长的一段时间里，事业单位的档案管理工作仍需继续向前发展，尤其要利用好大数据，将管理工作做到与时代的发展相一致，來为事业单位的发展保驾护航。

参考文献

[1] 李继萍.事业单位档案管理信息化建设分析探讨，2011（06）：86-86.

[2] 徐娟.事业单位档案管理工作创新思考[J].办公室业务，2020（18）：118+120.