信息时代下文书档案管理工作改革与创新

金丽红

在企业管理过程中，文书档案工作是其中的重点内容，其主要针对各项工作内容、管理工作进行记录，确保各项工作的严谨性、精细化，不断提升文书档案管理水平，为日常工作的有效性提供支持，确保企业管理决策的科学性。在信息化时代，相关部门需要将信息技术融入文书档案管理工作中，有效地解决各项管理问题，强化文书档案管理改革与创新力度，文章主要针对信息时代下文书档案管理工作改革与创新进行了分析。

一、引言

在现代社会的发展中，我国文书档案管理工作中，相关管理部门仍实行传统的管理模式，很难满足信息时代的发展需求。从整体角度进行分析，我国文书档案信息化管理工作改革、创新过程中遇到很多难题，还需要进一步优化、完善，这就必须针对性现有的模式进行创新、改革，为文书档案管理工作的有效性提供支持。基于此，文章闡述了信息时代文书档案管理工作的重要性，分析了信息时代下文书档案管理工作现状，总结了相应的改革及创新策略。

二、信息时代下文书档案管理工作的重要性

（一）完善信息化文书档案管理

在信息化时代，文书档案管理借助统一平台完成，管理人员可以在同一个平台中积极开展档案管理工作，并针对各项工作记录进行保存，避免出现工作漏洞、重复等问题。同时，管理人员借助管理平台开展工作的过程中，必须严格按照设定程序完成操作，还需要确保档案管理工作的规范性，减少失误问题的出现，有效地提升工作效率，这一平台还能够统计各项工作中的修改记录，针对各项档案管理工作问题进行分析、处理，确保管理人员在后期工作中更加专注，避免出现类似问题，提升档案管理工作时间。除此之外，文书档案管理人员应利用平台查询更多信息，在短期内获取有效的内容，缓解人工查询带来的难题，保证信息化文书档案管理的完整性。

（二）提升文书档案管理工作质量

在过去文书档案管理工作中，普遍由工作人员以手工整理方式进行，很多文书档案由单一的工作人员负责，并受到传统档案管理观念的影响，并不能主动创新，多采用“传、帮、接、代”的模式来对档案进行管理。工作人员长期在复杂工作中会磨灭工作热情，极易产生厌倦情绪，在繁重管理工作中会遇到很多难题，阻碍了后续工作的有效进行。在传统的文书档案管理过程中，普遍存在工作效率低、错误率高等问题，很难满足信息化时代的实际发展需求，管理人员必须进行改革、创新，为管理模式的转变提供大力支持，充分利用信息化文书档案管理模式解决实际问题。在信息技术应用过程中，管理部门可以将整理好的文件以“文件夹”形式进行存储，做好电子预归档工作。这样工作人员在寻找档案的过程中，不会按照编号在书架中进行寻找，只需要输入关键词就能够找到相应的管理档案，有效地提升信息查询的整体效率、工作质量，减少因工作人员疏忽而带来档案管理工作混乱问题。

（三）促进资源共享

在办公来讲，每个人每天都要产生一部分信息，同时也要收集获取到一部分的信息，同时也要分享这样的信息，企业员工都可以被看作是信息的产生者。资源共享是信息化时代的关键特点，改变了过去媒介传播方式，突出信息技术的优势。在信息化时代，文书档案管理工作可以利用互联网通道，共享更多的数据资源，无需利用专业的档案文件完成传输，可以节省更多的运输成本、运输时间，确保文书档案管理工作的保密性。为了实现这一目标，管理部门需要认识到网络共享平台的重要性，保证管理工作满足社会发展需求，实现资源共享、互通。

三、信息时代下文书档案管理工作现状

（一）文书档案管理机制有待完善

在现代化文书档案管理过程中，档案收集、保管过程中遇到很多问题，如管理部门制定了相应的档案管理工作，但在实践中落实不到位，执行力相对薄弱，还有个别员工的工作态度不够严谨，严重阻碍了文书档案资源管理的有效性，极易出现档案丢失、损毁问题。同时，很多部门的档案管理工作不够严密，导致档案室成为文件室，无需登记就能够自由出入，甚至有很多文书档案未履行严格的借阅登记手续，还有很多企业的档案室设备有待更新，档案保管条件很难满足实际需求，最终使很多档案保管不到位出现了问题。

（二）档案信息化建设滞后性

档案管理工作具有一定的复杂性，会涉及很多的资料，从档案形式角度进行划分，主要分成文字档案、图片档案、声音档案、视频档案；从档案内容角度进行划分，主要分成文书档案、会计档案、科技档案、业务档案、特殊载体实物档案等，导致信息化建设中档案管理工作无序进行，严重影响着档案管理效率的提升。除此之外，在资金局限性的影响，很多硬件设施建设不够完善，很多管理部门档案信息化建设相对滞后，很难满足市场的发展需求。

（三）管理人员专业素质参差不齐

文书档案管理人员直接参与档案管理工作，其专业素质与档案管理效率息息相关，但很多企业还未认识到档案管理人员的重要性，未有效落实业务培训活动，岗位人员流动性比较强，严重影响着档案管理队伍的稳定性，很难确保档案管理的整体质量。

四、信息时代下文书档案管理工作改革与创新策略

（一）构建文书档案信息管理平台

在信息时代，相关管理部门在开展文书档案管理工作中，需要建设信息管理平台，确保档案信息管理工作的严密性、科学性，确保档案管理工作的有序性，为各项档案信息的安全性提供保障。为了实现这一问题，管理部门必须做好以下工作：首先，构建档案信息加工系统。通常情况下，档案资料数字化建设有利于针对各项档案做好分类、整理，完善档案文件收发渠道；其次，建设文件档案存储系统。在档案资料库中，相关管理部门需要完善存入档案信息，提高档案资料的完善性、安全性；最后，建立档案信息查询、保密系统，将各项档案信息上传到这一系统，确保档案信息的便捷性、保密性。

（二）完善文书档案检索系统

在信息时代，为了有效地改革、创新文书档案管理工作，相关管理部门需要建设办公室文书档案检索系统，提高办公室文书档案管理水平，实现各项档案、信息的充分利用，确保文书档案保存和管理的完善性、安全性，便于查找、归档各项档案。文档检索系统主要涉及两方面内容，分别是普通文档、重要文档。在普通文档管理过程中，需要建立相应的检索系统，上传档案资料的时间、文档名称、存放地点等基础内容，为查找、借阅工作的实施提供支持，这时只需要在检索系统中明确文件柜编号、柜门号码，更好地进行档案资料查找、借阅工作。在构建重要文档检索系统的过程中，既要保存纸质原始文件，又要构建电子备份文件，如文件扫描件，重要档案主要是高保密性、单位价值大、保存时间长、涉及版权意义的文档，一般重要文档扫描件适用于内部管理人员查阅、使用，需要存储在保险柜中，必须由领导进行签字批准，否则不能随意外借。

（三）建立完善的档案监督和抽查制度

管理部门需要加强对办公文档保管工作的重视，根据企业发展需求，完善监督、抽查制度，针对普通文档可以实行不定期方式，还可以和相关工作同时进行，如管理人员在查阅文档过程中，应检查保管工作的实际情况，在重要文档管理中，需要构建定期检查模式，以月度、季度为周期，抽查重要文档，并根据实际情况进行抽查，还要强化文档保管人员的绩效考核。

五、结语

综上所述，在企业决策管理过程中，文书档案管理是其中的关键内容，管理部门必须认识到文书档案管理工作的重要性，规范相关的规章制度，培养高素质档案管理人员，完成信息化建设目标，达到信息资源的集成应用与共享，形成“文件共享、人人共用”的管理理念，来提高企业营运的整体效率。

作者单位：国核电站运行服务技术有限公司