从审核员的角度探析空冷器行业质量管理体系外部审核

哈尔滨空调股份有限公司质量管理部 黑龙江 哈尔滨 150078

1 概述

自从国际标准化组织(ISO)在1987年发布第一版的质量管理体系标准以来,质量管理体系审核就逐渐成为了评价企业是否能够提供符合要求的产品的一种重要方法和模式。

外部审核无论是认证审核还是客户的合格供方审核得目的是证实组织有能力稳定地提供满足顾客和适用的法律法规的要求。从组织的角度来讲,其实这也是一种营销,是向外部展示企业提供优质产品的能力。

2 两种外部审核的对比研究

2．1 外部审核的分类 企业所面对的外部审核,包括第二方审核和第三方审核,从企业的实际情况来讲,对应的是客户的合格供方审核(简称“客户审核”)和认证机构的认证审核或年度监督审核(简称“认证审核”)。

2．2 认证审核与客户审核的特点

(一)审核员。无论是认证审核还是客户审核,都是以审核员为主导。认证审核一般是国家注册审核员,是专业的管理体系审核员,他们具备质量管理专业知识和丰富的实践经验,对质量管理中可能存在的问题具备敏锐的洞察力并具备解决问题的经验;客户审核的审核员相对而言就比认证审核的审核员复杂得多,一方面客户可能会聘请专业的第三方来进行审核,另一方面国外客户一般都拥有一支供应商质量管理的队伍,由供应商质量管理人员进行质量审核,这些质量管理人员虽然不是专业的质量体系人员,但他们的知识背景非常的综合,一般都具备某一技术领域的专长,比如设计、焊接、无损检测、表面处理等。

(二)审核的范围。对于体系审核,无论是认证审核还是客户审核,都是以ISO9001标准为基础,评估企业的运行是否满足了标准的要求,这是审核的最基本工作。由于审核目的的不同,认证审核与客户审核在范围上存在很大的差别:认证审核的范围仅限于质量管理体系,具体而言,认证审核会关注文件系统和相应的执行情况,如文件的有效性、现场执行的符合性、标识的可用性及可追溯性等等;而客户审核的主要目的在于考察企业是否有足够的能力提供优质的产品,重点在产品上,所以客户审核的范围除了体系审核之外,更关注产品的制造过程,在空冷器制造行业,翅片管加工、焊接、无损检测、压力试验、表面处理、产品组装等工序是重点关注的过程。

(三)审核的流程。GB/T19011－2013中给出了建议的审核的流程,按照体系审核的经验,基本上是按照标准中所推荐的过程:首次会议→职能部门及现场审核→发现问题→不符合项沟通→末次会议→分发审核报告→不符合项整改。

在上述流程中,对企业来说,最重要的是职能部门及现场审核和不符合项整改的过程。按照惯例,不论是认证审核还是客户审核,都会发现不符合项。虽然审核的前提是抽样,并且审核的职业道德也强调审核的客观性,但从审核的心理上看,审核员为了体现其审核工作的质量,发现不符合项是记录审核质量的证据,就如同审核大多是从记录上发现问题一样。

(四)审核成本。审核成本包括财务成本和时间成本两个方面:表面上看,认证审核的财务成本是由企业来承担的,实际上,认证机构也是营利性的组织,利润最大化也是认证机构存在的意义,所以,认证机构要以最小的成本来达到最大的收益;对于客户审核来讲,供应商能力审核的成本是采购成本的一部分,对于像空冷器这样的大型设备的采购,审核的支出只占采购成本的一小部分,而且审核一次可以覆盖整年,是个可以分摊的成本,所以,这个成本取决于审核员的时间成本,由审核员来决定。

3 应对审核的策略

根据以上的论述,可以针对审核的不同特点,来更好的应对外部审核。顾客对体系进行符合性审核的最终目的是防范采购风险,保证采购产品的质量,是对GB/T19001中有关采购/外包要求的响应。从信息经济的角度来讲,客户对企业的第三方审核是为了尽量避免由信息不对称而可能产生的道德风险、逆向选择等问题,只不过这是一个技术的过程,而不是一个商务或财务的过程,在特征上具备隐含性。

在空冷器制造行业,销售、采购、设计、制造(其中翅片管制造、焊接、表面处理、组装、压力试验、整机性能试验等是重中之重)、检验(原材料复验、无损检测、计量设备的使用和管理、压力试验、整机性能试验等是重点工作)。

从认证审核的角度来讲,空冷器行业是机械制造行业,审核员一般都有机械制造的专业背景,如果没有,审核组中一定会包含机械制造方面的技术专家。按照经验,以下方面是认证审核关注的重点:方针目标管理、合同管理、文件管理、设计输入与输出、设计更改的控制、对供方的控制和管理、现场操作的符合性、标识和可追溯性、产品检查、计量设备的控制、不合格品控制、人员资质(尤其是特殊过程操作人员如焊工、NDE人员、计量人员、理化检验员等)、设备及工作环境的符合性,其他的就是管理性的内容,如数据分析、内部审核、管理评审、纠正措施等。

由于客户审核的方式更细致,在策划上更精细,并且审核更注重产品的制造过程,所以客户审核应从以下方面来关注:质量资质、文件控制、合同管理、设计计算、设计的修改与变更、现场改善情况、标识和可追溯性、产品检验、作业文件、原材料复验、焊接、无损检测、组装、表面处理、压力试验、整机运转试验、不符合项控制、产品资料等。客户审核的内容相对而言就深入了许多,比如在审核设计和开发时,客户审核更多关注的是设计计算的方法、软件和准确性,对于管理上的流程如评审、编审批的程序、验证等并不深入审核。所以,在应对客户的审核时,企业的职能部门应当重点在上述工作上展示专业性和高品质。

4 结论

本文主要从质量管理体系审核方及其委托的审核员的职业特点、工作方式、方法、审核的目的和范围以及企业要达到的效果的角度分析了质量管理体系的外部审核。从审核的角度达到顾客满意的层面上看,审核的过程实际就是持续改进的过程,至少可以帮助企业改善了明显存在的问题。

企业在应对外部审核时,要考虑到审核方的财务成本和时间成本,合理的安排审核过程。同时还要将信息经济和风险管理与企业质量管理结合起来,充分考虑外部审核员的审核思路,以期顺利通过外部审核,并达到与客户共赢的效果。