新时期档案征集工作的对策与研究

刘峰峰 青岛市城阳区档案馆

在档案馆，作为拓宽资料资源的关键所在，征集工作能够为档案馆实现可持续发展注入新鲜血液。所以，在各级档案馆中，档案资料征集环节至关重要。在征集档案的过程中，必须通过一定的渠道，相应的征集工作质量就成为了衡量档案馆日常业务的重要方面。然而，当前档案馆在进行征集时，却普遍感到有一定的难度。为了及时走出这样的困境，顺利实施征集工作，就要不断优化、改进征集工作。

一、新时期档案征集工作的重要性

（一）丰富档案馆藏内容和类别

伴随社会经济的飞速增长以及现代文明的不断进步，档案利用率也日益提升。在档案馆，日趋扩大的档案需求却愈来愈不适应自身的收藏，并且两者之间的矛盾还在继续凸显。在传统征集档案的工作模式，往往备受传统思想的限制，一直都在限制档案提取利用的具体范围。但现代征集工作已经突破了时空上的局限，借助互联网网络，便可丰富征集方法，并且很便捷地促进档案馆丰富自身馆藏。特别是通过提高征集关键性档案及珍贵资料效率方面，极大地促进了馆藏的发展与馆藏的地方优化。

（二）法律提供给档案馆征集工作职能

在档案馆方面的法律往往会保护并且认可征集工作。在国内《档案法》中，就明确规定党中央、各级政府有责任集中管理控制档案。通过有关法律，全面支持了接收、征集、整理、存储、利用档案等范围，其中明文规定了征集工作属于档案馆重要的核心内容。

（三）促进人类拯救、保护文化遗产

中华历史源远流长，在漫漫的历史文明历程中，逐步流传开来光辉灿烂的华夏文化。但在历史演进的过程中，却丢失了大量的价值不菲的档案资料。同时，在自然灾害、硝烟炮火等的综合影响下，也严重伤害了档案的正常流传。当前存储的很多历史资料都残缺不完整，而且在民间也散落了更多的档案，甚至在不同地区分散着。为了在新时期担负起历史赋予档案馆的责任、真正保护好珍贵的文化遗产，就应做好征集档案的工作。

二、档案征集工作问题

（一）缺乏必要的认知

作为档案管理人员常常并未注意到征集的意义，普遍存在重收纳、轻征集问题。而上级档案机构在考核下一级时，一般会直接忽略征集考核，又或征集评分的分数很少，以至于征集工作显得并不重要。例如，某档案馆，年年都会向社会或者各单位，发送征集文件或转发征集通知等。但是，广大群众及相应的单位领导却并不认可、理解、配合，以至于这些发文难以真正落实，最终效果也不甚理想。

（二）征集机制、体制有待完善

目前，档案馆必须广泛征集历史档案、各种资料等，并且在专门的机构，设立或安排专门人员来负责征集工作。但是由于档案通则中的规定不够全面，以至于在当前的很多档案馆，却普遍并未专门设立征集机构，有时甚至缺乏专门的人员来完成征集工作，一般都是经由档案资源科来附带做这项工作，更加没有完善的体制及机制。但科室任务往往很重，在严重缺少工作人员的情况下，只会增大征集工作实施的难度。部分档案馆即便建立了征集机制，但是也很少真正起到作用。

（三）经费不够问题

在很多档案馆，专门作为征集用的经费往往相当有限。就珍贵、关键性档案的捐赠人，也只能提供一些精神奖励。但很多征集对象往往会在物质利益的诱惑下，产生“奇货可居”的思想。所以，不当的价格、经费不够等问题，便会束缚征集工作实施。此外，很多征集对象也普遍并不了解双方应该担负起的权责、义务、法规、储存条件、征集方向、实际馆藏等，以至于不会响应国家的征集召唤。

（四）征集人员水平偏低

在很多档案馆，即便有配备一定的征集人员，但整体素质也偏低，并且严重参差不齐。其中还不乏不负责任、缺乏使命感或者畏难之类的员工，以至于难以完成征集任务。此外，这些征集人员还普遍眼界狭窄、底数不清、信息不灵、途径不畅等问题。这样有些档案人员在征集档案时，往往主动意识欠缺，甚至沿用老套的征集程序，以至于需要改善、提高的地方不少。

（五）机构征集力度欠缺

在征集机构中普遍存在撤并、精简人员现象，在很多档案馆的专门征集机构中，常常只安排一到两名征集人员，导致难以顺利完成征集工作。在部分地方即便有颁布正式文件，组织征集领导小组及网络上的专兼职成员。但是，整体收效却并不明显，难以充分利用网络成员来进行征集。

（六）征集方法单一问题

目前，档案资料的门类繁多，内容丰富，形式多样，征集范围也非常广泛，但是，档案征集的方法都比较单一，通常都是上门征集。在征集档案时，“木桶效应”非常明显。大多数人员都很少尝试现代征集方法，而且相应的档案管理也跟不上形势，难以规范、齐整地处理档案。

三、新时期改进档案征集工作的对策

（一）拓展宣传渠道，强化档案认知

基于档案法，通过丰富的宣传手段，令征集意义更加清晰化。发动民众自愿捐出或者向上交付给档案馆的有关资料。另外，作为档案馆也有义务代管或购买政府管辖范围以外的高价值档案。通过丰富的宣传活动，使档案跟社会通力合作，真正融合征集与社会生活，以延续历史文化、丰富精神世界、维护公益物质等。为了做好发现需求、分析、解决问题方面的工作，就要紧密关注社会需求，及时找出结合档案功能与当今社会的点。此外，还应在人民群众之间，积极地宣传档案馆内部的专业化的规范保管条件，动员民众全力配合征集，并且赢得民众的大力支持，令其自愿投入到档案征集活动中。同时，还应强化征集人员的档案认识，为档案征集营造一种有利环境，令民众愿意馈赠自己手头上的资料，从而加快档征集工作向前开展的脚步。此外，还应通过征集工作来丰富文化建设，并强化宣传效果，充分借助互联网、电视、书刊报纸等，来加强展览、编研档案的工作，令民众充分感受到征集的必要性，来增强社会各界的档案意识，并且扭成一股文化合力。各级档案馆应还不断扩大征集接收的区间，更广泛地收集档案资料，并且广泛涵盖党政机关及社会中的企事业单位，构造出经营载体，比方说，题词、书画、照片、荣誉牌匾等。同时，动员领导及社会各界名人积极捐赠私人档案，以进一步丰富社会记忆。总之，各档案部门都应高度重视征集工作，并且将其纳入考核范畴，以发挥出征集工作应有的作用。

（二）健全机制体制，完善征集网络

①大力建设征集法律法规，以严格规范征集档案机构的规章制度，为顺利完成征集任务打好基础。②在档案馆工作中并入征集工作，并专门成立征集机构，安排专人负责，以推动征集工作的发展。③建立起征集网络，并融入广泛的社会力量，尤其是知名人物，如伟大的艺术家、爱好收藏的名人、著名教授等，定期组织会议活动，明确征集主题，下达征集任务。同时，基于精神、物质奖励，来嘉奖奉献在征集事业中的工作人员，以调动员工的积极性，以征集网特有的集体效用为基础，来形成一股合力。

（三）争取经费支持，加大资金投入

作为文化事业类机构之一，档案部门并不是一项产业，也就是缺乏固定的经费获取途径。如若征集需要资金支持，就需要依赖政府。在各级财政资金中，必须添加征集费用，特别应规定一定额度的专项经费，以顺利做好征集工作。伴随市场经济的飞快增长，征集离开市场手段后，也就不能顺利开展。自然，思想工作还是征集档案最常用的渠道，在耐心的劝说下，可以动员档案拥有者，积极捐献自己的档案资料。从档案馆角度来看，这些分散在全社会及有些个人手中的一些档案往往极为重要，故此收购刻不容缓。这便要求投入更多的经费，来推动征集事业，以充分丰富馆藏资源。

（四）加强业务修养，提升人员素质

征集人员是执行征集工作者，因此档案馆注意聘请环节，邀请思想层次好、业务水平高、作风过硬的人员来担负征集岗位，并做好宣传工作。作为征集人员也要注意增强素质，真正熟知档案收集的政策方针、法律法规，并加以灵活运用。同时，征集人员还应拥有足够强的协调公关能力，懂得征集心理学，拥有必要的责任感及征集事业心，默默地奉献在征集岗位上，以踏实的作风，做好日常的工作，并以征集工作为己任。此外，还应要求征集人员提高业务、文化知识水平，熟练掌握专业知识技能以及语言学、历史学、文学、现代科技等方面的知识，以准确地识别档案，增强鉴赏能力，做到明辨真伪。特别是应熟知一定的些鉴赏常识，如文物、书画、古籍等的鉴赏知识。而在征集工作中，还应敬业爱岗，无私付出不计收获，带领征集事业走出困境、走向成功。同时，征集人员还应注意培养自己的社交能力，强化公关意识，以诚待人、感人，在征集中足够耐心，万不可操之过急，勇于克服困难。

（五）扩展征集渠道，构建征集体系

①档案部门要确保征集机构的顺畅运行，稳固专职征集团队，并基于此从各征集系统及其人员出发，创建一个征集社团，并常常组织交流及座谈活动，并且共享相关信息。②作为档案机构的员工应注意常访谈重要的大人物及既有老同志，借助现代先进设备，来锁定征集目标，如在网上下发征集信息，从多方线索来征集等。③联合文物、图书、历史研究等机构，来广泛收集体现地方情况的各种历史及图片影像资料。④深入鉴定征集渠道中涉及档案的实际价值，并以此为基础来正确挑选将要征集的一些档案，及时优化馆藏结构，赋予档案馆更强大的服务于社会的综合实力。

（六）优化征集方法，加强馆际协作

在征集关键性档案资料时，应本着“应征尽征”的基本原则，以丰富的征集方法，来顺利完成征集任务。①从思想上做好持有档案的人的工作，并且说服当事人到档案馆捐赠档案资料。②就遗落在个人手上的一些档案，要在实际进行征集时，足够耐心、细心并保持热情，并且给予一定的优惠政策，尽量鼓动民间藏家主动售卖手上的资料。③就那些非常正规、关键的孤本，如若无法征集到最初的原件，就应基于现代新型的征集方式，来达到征集进馆的最终目的，比如，翻拍照片、复制原件、录制拍摄等。此外，还可以进行数字化加工，令档案持有者还是保留原件，但应与档案馆一起共享其中的数字化成果等。④在实施征集的过程中，还可以充分结合档案实况及所有者内心的真正意愿，综合运用诸多方式来顺利征集，如综合受理捐赠、并购、寄存、代管、征购、移交等。如若某人有赠与资料到档案馆，档案馆就要依法保护好馈赠者的正常权益，除了颁发给他代表荣誉的证书外，还应根据具体的档案价值、总的量等，从物质上适当进行奖励。而捐赠者也可以保留优先使用自己捐赠档案的权利，且就档案中含有的不宜开放、公开给社会的部分，还可以要求限制利用。⑤还可考虑试着共享不同馆际档案，以充分交流、自由复制其中的档案资料。纵观这几种方法易知，捐赠仍是主体，希望大家可以视档案捐赠为一种崇高的社会公益事业，并且大力支持当前的征集工作。

结语：总之，新时期征集档案的工作是关乎馆藏丰富、维护我党及国家历史面貌的一项重要工作。针对当前的档案征集现状，唯有积极采取有效的对策，及时转变征集思路，不断研究并改进征集方法，大力拓宽征集渠道，方才可事半功倍。这便需要档案征集人员，不忘初心承担起历史使命，切实做好档案征集工作，以促进档案征集事业的健康发展。