如何提高事业单位档案规范化水平

哈萨 建华

1.内蒙古赤峰市克什克腾旗农牧局； 2.内蒙古赤峰市克什克腾旗西拉沐沦街道管理办公室

根据事业单位规范化管理工作的开展情况来看，档案管理的主要内容包含有人事档案、单位事务档案的收集、整合等，以便能够提高单位管理水平。但是在当前社会快速发展的背景下，传统的档案管理模式已经不能满足当前事业单位的发展需求，工作人员需要从多方面入手，科学合理的规划事业单位档案管理工作，为提高事业单位档案规范化水平奠定基础，促使事业单位实现持续发展。

一、事业单位档案管理的原则

（一）灵活性与规范性相结合

针对于事业单位档案管理工作而言，管理人员必须严格按照国家要求与标准进行管理，提高档案管理工作的规范化与统一化，使得档案管理工作能够顺利开展。但是根据当前我国事业单位档案管理工作的开展情况来看，管理工作仍旧不能实现规范化、批量化的管理，出现这一问题的主要因素在于工作模式不合理。管理人员需要结合事业单位的发展特点，细化档案管理内容，将管理工作的规范性与灵活性相统一，以此促进事业单位档案管理工作有序开展[1]。

（二）权益性与职责性相结合

工作人员在开展档案管理工作时，首先要明确自身工作岗位的职责与权限，制定科学合理的工作计划与目标。与此同时，还要保护管理人员的合法权益，只有将权益性与职责性相结合，才能够提高管理人员的工作热情，提高事业单位档案管理质量与效率。

（三）动态与静态相结合

在事业单位不断发展过程中，档案管理制度也要随之改变，以便能够顺应单位发展。但是在此过程中切记不要过于频繁的变动，以免使得管理人员在档案管理过程中无章可循，不利于档案管理工作顺利开展。

二、提高事业单位档案规范化水平的相关对策

（一）重视档案管理制度的制定与落实

根据事业单位档案管理工作的开展情况来看，档案管理工作的主要内容包含有根据事业单位发展特点，探索制定现代化管理制度，激发员工热情，提高员工的自主能动性，确保档案管理工作能够有效落实。基于此，工作人员在开展档案管理工作时，一定要将管理重点放在档案管理制度的制定、执行方面，并且在日常管理工作中对管理制度不断改进与完善，提高档案管理制度的科学性与合理性[2]。

（二）完善档案管理的基础性工作

1.完善档案管理制度。想要提高事业单位的档案管理效率，工作人员首先要明确单位运行整体情况，制定科学规范的管理制度。在管理过程中，要对档案管理细节进行规定，例如档案保存方法为电子档还是纸质档，明确档案归档方法等。同时还要设置规范的档案格式，明确档案管理工作的职责与目标。设置长效的考核机制，以便能够增强档案管理人员的责任感。

2.做好档案归档工作。根据事业单位档案管理工作的开展情况来看，档案管理工作内容十分复杂。其中，档案分类是档案管理工作中的一个重要环节。工作人员需要按照档案的先后顺序，对档案进行分类管理，以便后期查询、提取、使用档案。为了确保归档工作有序开展，提高归档工作质量，防止档案资料丢失，需要设置科学合理的规章制度，减少归档问题的发生。

3.加强档案保密工作。在档案规范化管理过程中，一定要强调档案管理工作的安全性。通常情况下，档案具有可复制的特点，为了防止档案外传，管理人员一定要做好档案的保密工作。在此过程中，首先要按照国家要求，建造专门的档案室。对于纸质档案保管区域而言，一定要加固门窗，对于电子档案管理工作而言，一定要做好有关计算机的安全保密系统，设置软件防火墙，防止恶意入侵现象，避免档案信息泄露，损害事业单位利益。此外，还要完善档案借阅、归还、查询流程，提高档案资源利用率的同时，保障档案资源不外流。

（三）加强档案管理人员的职业道德建设

管理人员身为档案管理工作是否能够顺利开展的决定性因素，加强档案管理人员的职业道德势在必行。在此过程中，首先要减少档案管理人员的调换现象，重视优秀档案管理人员的选拔，确保档案管理人员能够德才兼备，提高档案管理队伍的整体工作责任心，推动管理工作有序开展。其次，要对档案管理人员定期培训，通过讲座等形式，提高管理人员的专业素质，使其能够树立正确的职业道德观，使得管理人员能够从思想上重视档案管理工作，规范自身工作行为，确保管理工作有序开展。档案管理人员在此过程中要注重掌握现代化信息技术，纸质化的档案管理方式已经不能顺应当前社会的发展，电子档案是档案管理工作的未来发展趋势。

（四）建立现代化的管理系统

众所周知，纸质档案在存放、查阅过程中存在一定局限性。在当前我国现代化信息技术水平逐渐提高的今天，有关档案管理工作也要跟随时代的发展，解放人力资源，加快有关管理设备的更新，减少人为因素带来的工作失误，使得档案管理工作质量与效率都能够有所提高。例如，根据行政事业单位运行情况，构建科学合理的档案借阅系统，避免传统档案借阅工作中人工登记造成的口误与笔误。再比如，在现代化电子档案管理工作中，可以通过信息录入的方式，将档案信息有效存储到计算机系统内，规范档案管理行为，加快档案管理工作规范化建设进程。

综上所述，根据当前我国行政事业单位的运行情况来看，档案管理工作身为管理工作的重要组成部分，单位要重视档案管理制度的落实，使得档案管理工作有据可依，其次要根据当前社会发展趋势，构建现代化的管理系统，加强档案管理人员的职业道德，确保档案管理工作能够规范化开展，提高事业单位管理工作质量与效率。